Jakim stanowiskiem pracy byśmy się nie zajęli, to zawsze można zauważyć, że jego istnienie i funkcjonowanie jest zazwyczaj zorganizowane i wsparte pewnym rodzajem sformalizowania. To konieczne, aby to, co ma zostać zrobione, zostało wykonane skutecznie. Naturę tej formalizacji chyba najlepiej widać, gdy przyglądamy się nowej sytuacji.
Wyobraź sobie rozwijającą się organizację. W pewnym oddziale ilość obowiązków wymaga zwiększenia liczby miejsc pracy. Ludzi nie można jednak zatrudnić, po prostu zwracając się do pierwszej przechodzącej obok osoby ze słowami: „Wypełnisz luki kadrowe”. Z wielką ostrożnością należy wykonywać procedury rekrutacji i selekcji oraz wymagać od innych systematycznego podejścia do tej kwestii. Niektórzy uważają te procedury za harówkę, postrzegając je jako niekończące się pasmo rozmów o pracę. Co gorsza, sądzą, że Bóg dał im zdolność odpowiedniej oceny ludzi, gdy ci „tylko staną w drzwiach”. Taka kombinacja postaw może okazać się katastrofalna w skutkach.
Dobry proces rekrutacyjny stanowi podstawowy warunek do stworzenia skutecznie funkcjonującego zespołu. Niespełnienie go pociągnie za sobą negatywne konsekwencje: z pewnością stratę czasu oraz koszt pozbycia się kandydata, który przede wszystkim nigdy nie powinien zostać zatrudniony, oraz osłabienie wydajności (w najgorszym wypadku nawet szkody materialne), które może spowodować w biurze. Zatem warto poświęcić nieco czasu oraz wysiłku, aby jak najlepiej obsadzić stanowiska.
Polecamy: Rekrutacja
Korzyści prowadzenia charakterystyk
Niektóre z tych pożytecznych formalności mogą się przydać w sytuacji, gdy będziemy się zajmować rozwojem pracownika, którego byśmy z radością zatrzymali przy sobie, w tym:
- Charakterystyka stanowiska pracy: jasna deklaracja, czego oczekuje się od kandydata na dane stanowisko, wyraźne określenie celów, obowiązków oraz zadań, których będzie musiał się podjąć. Rozsądny proces rekrutacyjny staje się praktycznie niemożliwy, jeśli dokładnie tego nie przemyślimy.
- Profil kandydata: określenie i wyrażenie w jasny sposób oczekiwań względem pracownika poszukiwanego na dane stanowisko (doświadczenie, wiedza, kwalifikacje, praktyka zawodowa, zdolności) dopełnia obrazu.
Może to wystarczy, żeby wspomóc procedury rekrutacyjne i selekcyjne. W oparciu o te punkty można stworzyć odpowiednie ogłoszenia o pracy (czy komunikaty agencyjne), właściwie ukierunkować rozmowy kwalifikacyjne oraz dokonać ostatecznego wyboru. Poza tym mogą się przydać jeszcze inne rzeczy. Chociażby charakterystyka stanowiska pracy, która wykracza poza zwykłą definicję. Często jest to zadanie nieco bardziej oficjalne i w wielu organizacjach łączy się z działem kadr bądź systemami zasobów ludzkich, które mogą wymagać standardowej dokumentacji od organizacji. (Uwaga: wymagać mogą również dostosowania wymogów do istniejących przepisów prawa pracy, tak, aby odpowiadały celom, standardom itd.).
Wiem z kim współpracuję
Opis stanowiska pracy może odgrywać dwie zasadnicze role: oficjalną (powiązaną z systemami kadrowymi, oceną wyników pracownika) oraz nieoficjalną, dostarczając pracowniczego punktu oparcia i stanowiąc dokument, który działa dzień w dzień po to, by utrzymany został właściwy poziom koncentracji zarówno na danym stanowisku, jak i w organizacji czy dziale. Dobrze by było doprowadzić do praktyki kopiowania i rozprowadzania opisów stanowisk w grupie ludzi, których obowiązki zachodzą na siebie i ze sobą współgrają.
System ten powinien zakładać przenikanie się różnych poziomów. Na przykład jeżeli kierujesz innymi ludźmi, powinieneś się upewnić, że widzieli opis Twojego stanowiska — w jaki inny sposób mogliby właściwie ocenić, jaki związek zachodzi między Waszymi obowiązkami? Może to oznaczać przygotowanie okrojonych wersji opisów czy przeredagowanie ich w celu usunięcia tajnych informacji (np. dotyczących pensji czy systemu awansów).
Porównaj: Pojęcie kompetencji
Na podstawie: „Jak rozwijać potencjał Twoich pracowników”, Patrick Forsyth, wyd. Onepress.pl