Wprowadzanie pracy zdalnej - początki
Są firmy, które już wcześniej doświadczyły idei pracy zdalnej, dla wielu przedsiębiorstw idea "home office" była jednak czymś zupełnie nowym. Brak wprowadzenia wcześniej takiego systemu ma wiele powodów. Jednym z nich jest fakt, że jeszcze do niedawna część pracodawców nie wyrażała zgody się na pracę zdalną w obawie przed niską produktywnością pracowników, brakiem pełnej kontroli nad tym co pracownik robi i jak pożytkuje czas, a także strachem przed dużą ilością rozpraszających bodźców podczas pracy z domu.
Nowa rzeczywistość ukazała w pełni zalety i wady tego rozwiązania, a przedsiębiorcy musieli znaleźć nowe sposoby zastępujące dawny styl prowadzenia firm. Obecnie duża część korporacji polskich i międzynarodowych przeszła na pracę zdalną w wymiarze pełnym lub hybrydowym, a docelowo można spodziewać się, że model hybrydowy będzie standardem.
Jakie minusy ma praca zdalna?
Jakie były i są główne obawy przed modelem zdalnym pracy? Podstawowym problemem jest kwestia zaufania pracodawcy do pracownika. Częsta jest obawa o produktywność pracownika, ponieważ brak jest pełnej kontroli- pracodawca nie ma pełnego obrazu co dzieje się po drugiej stronie komputera
i czy dane zadanie rzeczywiście zajmuje daną ilość czasu, czy może efektywność jest obniżona ze względu na domowe rozpraszacze.
Kolejnym problemem jest brak bezpośredniego kontaktu z innymi pracownikami. Należy pamiętać, że praca w biurze to nie tylko wykonywanie zadań. Dla rozwoju przedsiębiorstwa ważna jest atmosfera i budowanie relacji międzyludzkich. Integracja zespołu sprawia, że dla pracownika liczy się wspólne dobro i całościowy rozwój firmy poprzez poczucie wspólnoty, a nie tylko indywidualny rozwój zawodowy.
Inne minusy pracy na odległość związane są głównie z higieną pracy. Nie bez powodu przez lata wypracował się model pracy w biurze, gdzie każdy ma swoje stanowisko, własne biurko i komputer. W domu częstym problemem może być organizacja domowego biura – nie każdy ma warunki by wydzielić osobny pokój do pracy, a jeśli w mieszkaniu brakuje przestrzeni, choćby na biurko, to efektywność może być znacznie obniżona.
Dodatkowo dochodzi do tego zacieranie się granicy między życiem zawodowym a rodzinnym- trudno jest wydzielić czas wyłącznie na pracę, kiedy w pobliżu przebywają dzieci, lub inni członkowie rodziny, w zlewie piętrzą się naczynia, a pies domaga się spaceru. Dlatego dla pracowników na "home office" bardzo ważną umiejętnością jest planowanie i organizacja czasu, a także duża ilość motywacji
i samozaparcia.
Plusy? Efektywność pracownika
Ostatnie miesiące w wielu firmach i przedsiębiorstwach pokazują jednak, że wdrożenie pracy zdalnej wśród pracowników nie musi zaszkodzić działaniu przedsiębiorstwa.
- Okazuje się, że odpowiednio zorganizowana praca zdalna może nawet znacznie podnieść efektywność pracowników. Dodatkowo pracownicy chwalą to rozwiązanie, ze względu na większe poczucie wolności i niezależności, możliwość pracy z każdego miejsca na ziemi, a także oszczędność czasu i pieniędzy na dojazdy. – komentuje Beata Praszczyk z SQD Alliance.
Dla wielu osób, które cierpią na przewlekłe schorzenia, czy też muszą opiekować się dzieckiem lub starszym, albo niepełnosprawnym członkiem rodziny takie rozwiązanie jest bardzo korzystne, bo mogą przebywać w domu podczas wykonywania obowiązków pracowniczych.
Wyzwania dla pracodawców oraz działów personalnych
Praca zdalna postawiła także wiele nowych wyzwań dla działów HR we współpracy z pracownikami. Szczęśliwie żyjemy w czasach powszechnej digitalizacji i większość kluczowych procesów – zarówno rekrutacyjnych, jak i kadrowo-płacowych, może być przeprowadzanych w pełni elektronicznie, co znacznie ułatwia zarządzanie firmą na odległość. Dzięki portalom samoobsługowym, wszelkie formalności mogą być przeprowadzane niemal bez zmian.
Z kolei, jeśli chodzi o prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej niezastąpione okazuje się prowadzenie tzw. e-teczek- czyli elektroniczna dokumentacja. Duża część procesów może przebiegać elektronicznie z wykorzystaniem dokumentów w postaci cyfrowej, bez konieczności personalnych spotkań, odręcznych podpisów, a także przekazywania papierowych dokumentów. Jest to na tyle bezpieczne i innowacyjne rozwiązanie, że ciężko wyobrazić sobie już powrót do niektórych form pracy sprzed ery "home office".
Do pełni sukcesu działu HR niezbędny jest jednak kontakt z pracownikiem, sprawdzanie jego pracy na bieżąco i jego motywacja. Do tego celu konieczne jest użycie jednego z wielu dostępnych na rynku rozwiązań- popularne są aplikacje pozwalające na komunikację i zarządzania projektami takie jak - Google Hangouts, Microsoft Teams, Trello, czy też komunikatory pozwalające na rozmowy, konferencje, spotkania i prezentację danych takie jak Skype czy też Zoom. Już teraz mnogość różnych rozwiązań pozwala większości przedsiębiorców efektywnie prowadzić firmy w trybie zdalnym, a technologie wciąż idą do przodu.
Szkolenia online – czyli namiastka „biura”
Do utrzymania zaangażowania pracownika w trybie zdalnym podstawą jest przede wszystkim stały kontakt. Najlepszym rozwiązaniem jest prowadzenie regularnych spotkań online z zespołem, a także częste sprawdzanie bieżących potrzeb pracownika przez dział HR. W biurze nigdy nie brakowało okazji do rozmowy o zainteresowaniach i prywatnych sprawach, co również buduje zespół.
Bez możliwości spotkań twarzą w twarz, warto podtrzymywać zdrowe relacje w firmie poprzez wspólny czat zespołowy lub aktywności online. Pozwalają one pracownikom zintegrować się ze sobą i odetchnąć. Świetną okazją do tego są m.in. szkolenia online. Ważne jest jednak, aby ich forma
i tematyka była interesująca i angażująca uczestników.
- W 2020 roku szkolenia przeniosły się głównie do strefy online. Ludzie zostali zamknięci w domach i, poszukując namiastki normalności, inwestowali swój czas w rozwój, biorąc udział w kursach dostępnych przez Internet – dodaje ekspertka z SQD Alliance.
Poza aspektem interaktywności kursów internetowych, ważne jest również „bezpieczeństwo sieci” czy dane poufne przedsiębiorstwa. Działy HR podejmujące współpracę z firmą szkoleniową, która organizuje np. kursy bhp czy szkolenia specjalistyczne w obszarze jakości, musi stawiać na profesjonalizm ekspertów oraz technologiczną dojrzałość.
Na koniec warto pamiętać, iż ważne jest zapobieganie monotonii poprzez stawianie pracownikom nowych wyzwań. Podczas pracy zdalnej, różnorodność, rozwój są bardzo ważne. Od czasu do czasu nowe projekty, czy też szkolenia online zapobiegną nadmiernej rutynie wszystkich pracowników.
Więcej informacji znajdziesz w serwisie MOJA FIRMA