Zapytanie ofertowe
Pierwszy etap to przygotowanie zapytania ofertowego, które stanowić będzie bazę porównawczą otrzymywanych ofert. Warto w nim przedstawić potrzeby własnej firmy oraz oczekiwania wobec firmy zewnętrznej. W zależności od funkcji, które chcemy przekazać na zewnątrz, będą one dotyczyły różnych zagadnień. Dlatego warto przedstawić nasze oczekiwania w tym zakresie, aby mieć pewność, że firma zewnętrzna będzie w stanie sprostać naszym potrzebom. W zapytaniu ofertowym powinno znaleźć się pytanie o standardowy zakres usługi oraz usługi dodatkowe. Często zdarza się, że to co w jednej firmie jest standardem, w innej bywa dodatkowo płatne. Tak, więc im więcej szczegółów przedstawimy w zapytaniu ofertowym, i o więcej rzeczy zapytamy, tym lepiej. Zapytanie ofertowe powinno zostać skierowane do możliwie największej ilości firm.
Zobacz: Trendy w outsourcingu finansów
Short lista
Na podstawie otrzymanych ofert wstępnych, będziemy w stanie wyłonić trzy firmy, którym poświęcimy czas na spotkanie. Wówczas będziemy posiadać już informacje dotyczące oferowanego zakresu usługi oraz kosztów. Ważne jest, aby w spotkaniu ze strony firmy zewnętrznej nie uczestniczył jedynie sprzedawca, ale również specjalista, którego firma delegować będzie do codziennej współpracy z nami. Tzw. „chemia” we wzajemnej współpracy ma niebagatelne znaczenie.
Referencje
Im więcej źródeł, tym więcej informacji. Nie bez znaczenia są tu kontakty nieformalne i rekomendacje innych firm. Jest wiele portali internetowych, gdzie można na forum zadać pytanie o firmy, z którymi zamierzamy współpracować. Zawsze także możemy poprosić o udostępnienie referencji, od obecnych klientów naszego potencjalnego dostawcy. Warto także poprosić o kilka namiarów telefonicznych, tak, aby w czasie bezpośredniej rozmowy zweryfikować sposób i jakoś pracy firmy, z którą zamierzamy się związać.
Zobacz serwis: Wybór firmy outsourcingowej
W wyborze dostawcy outsourcingowego nie warto się śpieszyć. Lepiej dokładnie sprawdzić potencjalnego dostawcę niż narazić się na kłopoty. Decyzja o wyborze niewłaściwego dostawcy może okazać się bardzo kosztowna dla firmy.