Po pierwsze należy bardzo skrupulatnie przeanalizować potrzeby i zasadności wprowadzenia usług outsourcingu oraz zdecydować, które funkcje mają być wydzielone na zewnątrz. Należy pamiętać aby podczas wybierania firmy outsourcingowej a następnie przygotowywania i negocjowania umowy kierować się regułami benchmarkingu. Dzięki porównaniu ofert kilku dostawców zyskamy najpełniejszy obraz rynku i możliwości jego wykorzystania.
Niewątpliwie istotnym elementem współdziałania outsourcera z klientem jest organizacja współpracy. Aby współpraca mogła przebiegać pomyślnie i bez żadnych zakłóceń należy dokładnie przeprowadzić proces wdrożenia usługi. Część wdrożeniowa usługi powinna być realizowana zgodnie z przyjętym zakresem według przygotowanego przez firmę outsourcingową oraz wspólnie uzgodnionego z klientem harmonogramu prac. Proces wdrożenia powinien być dokładnie zaplanowany a procedury współpracy skrupulatnie opracowane.
Zobacz: Jakie są korzyści z outsourcingu funkcji szkoleniowej? część I
"Frontman" projektu
Niezwykle istotnym dla powodzenia wdrożenia czynnikiem jest znalezienie odpowiedniego przedstawiciela projektu po stronie klienta. Mianem "przedstawiciela" określana jest osoba, która jest bezpośrednio zainteresowana powodzeniem wdrożenia. Rolę tę najczęściej pełni członek zarządu lub osoba pełniąca funkcje kierownicze. Wielokrotnie można zaobserwować przypadki, jak projekt outsourcingowy rozpoczęty z dużym rozmachem i zapałem na poziomie zarządu/kierownictwa dość szybko został oddelegowany na niższe poziomy przedsiębiorstwa i niestety umierał „śmiercią naturalną”, ponieważ zazwyczaj kadra średniego i niższego szczebla nie jest w stanie ocenić całokształtu sytuacji firmy, ani jej zamierzeń na przyszłość.
Należy pamiętać, iż dla powodzenia projektu outsourcingowego istotne jest także oszczędne gospodarowanie informacjami a także odpowiednia komunikacja w obrębie organizacji klienta dotycząca przebiegu procesu. Pracownicy średnich i niższych szczebli organizacji postrzegają kontrakty outsourcingowe jako bezpośrednie zagrożenie, którego efektem może być np. utrata pracy. Trudno się temu dziwić, uwzględniając fakt, że w większości przypadków te grupy pracowników są odpowiedzialne za wąski fragment działalności przedsiębiorstwa i jest im niezwykle trudno oszacować łączne korzyści, jakie ich firma odniesie z usługi outsourcingowej.
Zobacz serwis: Wybór firmy outsourcingowej
Dobrze zaplanowany i przeprowadzony proces wdrożenia pozwoli na realizację projektu „zgodnie z planem”. Nie należy zapominać o monitoringu efektywności usługi outsourcingu oraz ewentualnych modyfikacja funkcjonowania procesu outsourcingu, dostosowując świadczone usługi do bieżących potrzeb klienta.
Outsourcing zapewne nie jest panaceum na wszystkie kłopoty w przedsiębiorstwie, ale odpowiednio wczesne oszacowanie prawdopodobieństwa powodzenia projektu oraz rzetelne i prawidłowo przeprowadzone wdrożenie może zaoszczędzić klientowi wiele czasu i frustracji.