W teorii zarządzania pojawią się porównanie przedsiębiorstwa do organizmu (czasami nawet ludzkiego organizmu), gdzie poszczególne działy mają przypisane konkretne funkcje (specjalizacje), a ich współdziałanie (współpraca) zapewnia działanie firmy (organizmu) jako całości. Co jednak w sytuacji, gdy działanie to nie jest ani ze sobą skoordynowane, ani odpowiednie i dodatkowo mamy wrażenie, że każdy dział to małe „państwo w państwie” ? Im organizacja większa i jej struktura bardziej skomplikowana, tym trudniej jest jej działać w sposób jednolity na wszelkich szczeblach zarządzania. Tym trudniej jest realizować cele strategiczne dla całej organizacji, a nie jednostkowe dla poszczególnych działów. Tym trudniej jest być elastycznym i nadążać za zmianami otoczenia rynkowego.
Zapewnienie realizacji niektórych funkcji przedsiębiorstwa na zewnątrz, tak ważnych jak rozwój i szkolenia pracowników, jest zdecydowanym ułatwieniem w realizacji strategii i polityki firmy jako całości. W ten sposób realizujemy działania szkoleniowe spójne z celami dla całej organizacji, a nie jedynie dla poszczególnych działów. Dzięki współpracy z zewnętrznym dostawcą firma jest w stanie o wiele szybciej reagować na zmiany rynkowe, ponieważ skracamy zdecydowanie czas od pojawienia się decyzji do jej wprowadzenia w życie i nie jest konieczne długotrwałe przechodzenie przez meandry proceduralnych postępowań, specyficzne dla dużych organizacji.
Przeczytaj także: Procedury zawierania umów outsourcingowych
Skupienie się na kluczowej działalności przedsiębiorstwa jest argumentem, który rozumiem się sam przez siebie, aczkolwiek wiele przedsiębiorstw na pewno do tej pory nie postawiło sobie podstawowego pytania: „co jest kluczową działalnością firmy i na czym firma przede wszystkim realizuje zyski”. Dla wielu firm produkcyjnych, usługowych, informatycznych i szczególnie handlowych, funkcja szkoleniowa jest jedynie jedną z funkcji administracyjnych, często postrzeganych jako „zło konieczne”, a przez to traktowanych jako mało strategiczne dla przedsiębiorstwa. Logika ta jest jak najbardziej zrozumiała z punktu widzenia rentowności działania przedsiębiorstwa, aczkolwiek nie zawsze oczywiście słuszna, ponieważ przedsiębiorstwa, które dużo inwestują w rozwój swoich pracowników poprzez szkolenia to te, które zwykle rozwijają się szybciej niż konkurencja i stają się często liderami rynku.
Polecamy serwis Wybór firmy outsourcingowej
Wyłączenie funkcji administracyjnych z przedsiębiorstwa, co najczęściej obserwuje się w przypadku księgowości, kadr i płac oraz działu IT, jest działaniem poprawiającym prawie natychmiast wynik finansowy przedsiębiorstwa i elastyczność jego działania, aczkolwiek niezbędnym biorąc pod uwagę np. wielkość firmy lub jej skalę działania. Małe i średnie przedsiębiorstwa, które stanowią ponad 90% wszystkich podmiotów gospodarczych i których wielkość waha się często między 3 a 9 pracownikami nie widzą potrzeby posiadania osób zatrudnionych na etat dla zapewnienia obsługi jedynie funkcji administracyjnych. A jeżeli już, to jedna osoba może pełnić funkcje kilku działów jednocześnie, np. księgowości, kadr, płac, zakupów i administracji ogólnej. Trudno przy takiej złożoności zadań mówić o stworzeniu i wprowadzeniu w życie polityki rozwoju pracowników i zapewnieniu im spójnego i powtarzalnego schematu szkoleń. Dzięki zewnętrznemu dostawcy, nawet mikro przedsiębiorstwa mogą korzystać z wiedzy eksperckiej i w szczególności narzędzi stosowanych zwykle w dużych przedsiębiorstwa, przy stosunkowo niewielkim koszcie.