Każdy proces wdrożenia usług outsourcingu księgowego u Klienta zależy w dużej mierze od późniejszego sposobu prowadzenia tych usług.
W przypadku firmy wymienionej powyżej, proces wdrożenia składał się z czterech etapów:
1. Analizy zapotrzebowania Klienta oraz budowaniu odpowiedniego rozwiązania;
2. Uzyskania niezbędnych dokumentów założycielskich, organizacyjnych oraz księgowych;
3. Migracji danych;
4. Uruchomieniu.
Zobacz: Czy outsourcing kadrowo-płacowy to zawsze oszczędność kosztów?
Bardzo ważnym elementem procesu wdrożenia było ustalenie z klientem oczekiwań związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych. W związku z tym, że outsourcing w znacznym stopniu przyczynia się do zwiększenia efektywności zarządzania, niezbędne było ustalenie już na samym początku współpracy zasad raportowania. W omawianym przypadku polityka rachunkowości oraz plan kont zostały dopasowane do potrzeb Klienta w sposób pozwalający na maksymalizację obustronnych korzyści: dla Klienta bezpieczeństwo podatkowe oraz dane niezbędne do prawidłowego zarządzania Spółką, dla firmy świadczącej usługi księgowe minimalizację czasu pracy poświęconego na daną jednostkę.
W kolejnym etapie wdrożenia uzyskaliśmy wszystkie niezbędne dokumenty organizacyjne, założycielskie oraz dane księgowe i podatkowe. Na przygotowanej przez nas liście znalazły się :
- Dokumenty księgowe: bilans otwarcia, rozrachunki – otwarte pozycje zobowiązań i należności, zestawienia rozliczeń międzyokresowych czynnych i biernych oraz rozliczeń międzyokresowych przychodów, tabela amortyzacyjna środków trwałych jak również wszystkie specyfikacje potrzebne do prawidłowej obsługi księgowej:
- Dokumenty podatkowe: kalkulacja podatkowa za ostatni okres rozliczeniowy, komplet rejestrów VAT wraz z deklaracjami, wykaz nieujętych w rejestrze faktur korygujących sprzedaży jak również wykaz pozycji VAT naliczonego do rozliczenia w okresach następnych, deklaracja CIT 8 wraz ze szczegółową kalkulacją podatku pozwalająca na określenie kosztów i przychodów nie podatkowych.
Zobacz: Jakie firmy powinny zdecydować się na outsourcing?
Bardzo istotna była weryfikacja otrzymanych zestawień i deklaracji z danymi wynikającymi z zestawienia obrotów i sald, ponieważ zapewniło nam to ograniczenie pracy w przyszłości. Kolejnym ważnym elementem było ustalenie z działem IT możliwości przeniesienia danych pomiędzy systemami księgowymi. W związku z tym, że zmiana nastąpiła wraz z nowym rokiem obrotowym, bilans otwarcia został wprowadzony do systemu „ręcznie”. Bardzo korzystna okazała się możliwość przeniesienia bazy kontrahentów wraz z otwartymi pozycjami zobowiązań i należności, ponieważ znacznie ograniczyło czas wdrożenia, oraz zminimalizowało błędy.
Warto zaznaczyć, że Spółka posiada dostęp on-line do systemu księgowego co pozwala na uzyskiwanie niezbędnych informacji w każdym momencie. Etap uruchomienia okazał się najtrudniejszy, ponieważ musieliśmy wykonywać wiele czynności jednocześnie: wprowadzić bilans otwarcia, przeprowadzić migrację danych do nowego systemu oraz dokonać weryfikacji. Po wykonaniu wszystkich czynności zaczęliśmy sprawną i profesjonalną obsługę, która zapewnia ukontentowanie po obu stronach.