Jednakże, że względu na koszty i skalę przedsięwzięcia, na wdrożenie takiego wyspecjalizowanego systemu decydowały się głównie bardzo duże organizacje, jak banki, czy operatorzy telefonów komórkowych, archiwizujący w ten sposób m.in. wyciągi bankowe czy billingi rozmów telefonicznych swoich klientów.
W międzyczasie elektroniczna archiwizacja dokumentacja „zeszła pod strzechy” i może stać się narzędziem wspomagającym obieg dokumentacji firmowej także w mniejszych organizacjach.
Poniżej prezentujemy opis wdrożenie elektronicznej archiwizacji dokumentacji kadrowej w dużej firmie dystrybucyjnej.
Polecamy: Trendy w outsourcingu finansów
Głównym motywatorem do implementacji tego rozwiązania była potrzeba niemalże nieustannego wglądu do akt osobowych pracowników przez dział personalny firmy. Było to o tyle uciążliwe, że firma korzysta z usług outsourcingu płacowo-kadrowego i teczki osobowe znajdowały się poza siedziba klienta.
Ponadto niebagatelne były koszty krążenia dokumentów po siedzibie klienta – zdarzało się, że ten sam dokument był kopiowany i przesyłany faksem po 5 razy, bo odbiorca lub odbiorcy po prostu grubli poszczególne kopie.
Outsourcer zdając sobie sprawę z tych i innych uciążliwości w procesie komunikacji, zaproponował klientowi wdrożenie elektronicznego archiwum. Sam proces zakładania archiwum był dla klienta niemalże niezauważalny, ponieważ wszystkie prace realizowano w siedzibie outsourcera.
Wszystkie dokumenty zgromadzone w aktach osobowych pracowników (w tym również formularze ocen okresowych) zostały odpowiednio oznakowane, opisane i zeskanowane do specjalnie zabezpieczonej, wydzielonej bazy danych. Cała operacja trwała około 2 tygodnie, w trakcie których zeskanowano około 25 tysięcy stron.
Zobacz: Wdrożenie outsourcingu
Dzisiaj uprawnieni pracownicy klienta, mogą korzystając z przeglądarki internetowej przeglądać dokumentację kadrową pracowników on-line, ponieważ outsourcer na bieżąco uaktualnia bazę nowopowstającymi dokumentami.
„Gorąca linia” telefoniczna praktycznie zamilkła, czas oczekiwania na dokument jest ekwiwalentem prędkości łączy internetowych, znacznie ograniczone zostały koszty drukowania i kopiowania w dziale. Słowem – same korzyści przy praktycznie żadnym nakładzie pracy klienta.