Dobrym posunięciem jest uprzedzenie pracowników o celu spotkania. Będą mieli oni wówczas szansę przygotowania się do niego, przez co ich postawa do ewentualnej interakcji będzie znacznie bardziej otwarta. Nie trzeba oczywiście zdradzać przebiegu całego spotkania. Wystarczy zakomunikować pracownikom, czy zebranie będzie dotyczyć omówienia problemów występujących w firmie, nowych zadań, przeszkolenia zespołu, zebrania opinii pracowników o kwestiach dotyczących zakładu pracy, czy najzwyczajniej będzie miało ono na celu integrację pracowników lub uczczenie zaistniałego wydarzenia.
Ważne jest również ustalenie pożądanych efektów zebrania. Uczestnicy zebrania będą wówczas mieli jasny obraz tego, czego się od nich oczekuje. Aby jak najskuteczniej wykorzystać czas przeznaczony na spotkanie i zrealizować przy tym swoje założenia, należy poinformować pracowników o zebraniu z chociaż jednodniowym wyprzedzeniem. Dopiero uprzedzając pracowników o spotkaniu, mając na uwadze czas niezbędny do właściwego przygotowania się, można tego przygotowania wymagać.
Zobacz serwis: Zarządzanie stresem
Należy pamiętać, że na najbardziej czynny udział pracowników w spotkaniu, możemy liczyć, gdy organizujemy zebranie w grupie osób pełniących w firmie podobne funkcje. Z drugiej jednak strony nie zawsze możemy pozwolić sobie na takie rozróżnienie. Zawsze należy wskazać zebranym, jakiej formy udziału w spotkaniu się od nich oczekuje oraz unikać narzucania własnego zdania i negowania wypowiedzi innych.
Dla osób, które nie najlepiej czują się w roli osoby występującej przed kilkuosobową grupą, rozwiązaniem, choć nie przez wszystkich uważanym na właściwe, jest znalezienie osoby, która w takim wystąpieniu nam pomoże. Nie chodzi tu o całkowite oddanie roli gospodarza komuś innemu, ale wykorzystanie obecności drugiej osoby, jako elementu wprowadzającego do zebrania odrobinę dynamiki. Pomocne może być tu choćby wymienianie się kwestiami.
Polecamy także: Jak dobrze wypaść podczas wystąpienia publicznego?
Ważne jest aby gospodarz spotkania starał się włączyć do rozmowy wszystkich obecnych. Mimo jasno sprecyzowanych oczekiwań udziału w dyskusji, może dojść do sytuacji, w której część obecnych nie będzie się do nich stosować. Wówczas należy kierować bezpośrednie pytania zachęcające do wypowiedzi, nie piętnując przy tym bierności – może to zniechęcić pozostałych uczestników do brania udziału w rozmowie.
Ważnym elementem spotkania jest podsumowanie. Uzmysłowi to uczestnikom, na ile cel spotkania został osiągnięty. Można takie podsumowanie dostarczyć pracownik, np. w formie elektronicznej, aby do tematu spotkania mogli powrócić już po jego zakończeniu.