Skuteczna reprymenda składa się z czterech kroków.
Po pierwsze, musi zostać udzielona na czas – kiedy tylko zauważona zostanie odbiegająca od normy niższa wydajność. Reprymendy nigdy nie należy odkładać na coroczne ocenianie wyników pracy.
Po drugie, powinna być konkretna. Wracając do przykładu z poprzedniej prostej prawdy, można powiedzieć: „Nie złożyłeś na czas swojego tygodniowego raportu”.
Porównaj: Umiejętność skutecznego przekonywania
Po trzecie, menedżer powinien podzielić się swoimi odczuciami odnośnie do tych wyników – frustracją, rozczarowaniem, zaskoczeniem itp. „Zdenerwowało mnie to, że nie zdążyłeś ze swoim tygodniowym raportem. To mnie frustruje, ponieważ nie mogłem wykonać pełnej analizy wyników naszego zespołu”.
Po czwarte, reprymenda powinna zakończyć się przypomnieniem dobrych wyników odbiorcy z przeszłości, „Jestem zdenerwowany, ponieważ to do Ciebie niepodobne. Jesteś jednym z moich najlepszych pracowników i zwykle dostarczasz raporty na czas”.
Krok ten jest ważny dlatego, że po udzieleniu reprymendy jej odbiorca ma myśleć o tym, co zrobił źle, a nie o tym, jak został potraktowany. Ten ostatni krok – utwierdzenie w przekonaniu o wsparciu – jest często pomijany. Po wystaniu negatywnej informacji zwrotnej wielu menedżerów odchodzi w złości.
Polecamy serwis Szkolenia
Reprymendy należy używać tylko w rozmowie z pracownikiem, który zwykle osiąga świetne wyniki. Jeśli dajemy informację zwrotną komuś, kto jest tylko niedoświadczonym, potencjalnym zwycięzcą, nie możemy podeprzeć się pozytywnymi działaniami tej osoby z przeszłości, ponieważ ona cały czas się uczy. W przypadku takich pracowników o wiele lepszym rozwiązaniem jest uwaga.
Artykuł jest fragmentem książki Jak zwyciężać w pracy. Przywództwo wyższego stopnia w praktyce. Ken Blanchard, Garry Ridge. Wydawnictwo PWN.