Nadpłata trzynastki w jednostkach sfery budżetowej może powstać na skutek kilku okoliczności, takich jak:
● naliczenie i wypłata trzynastki, mimo że świadczenie to było nienależne – np. błędnie ustalono minimalny 6-miesięczny okres zatrudnienia (wykonywania pracy) w jednostce w 2016 r.,
● wliczenie do podstawy trzynastki wypłat lub składników wynagrodzenia, które powinny być pominięte – np. jednorazowej gratyfikacji za spełnienia zadania, premii (nagród) uznaniowych, wynagrodzenia za czas opieki nad dzieckiem w wieku do 14 lat itp.,
● błąd/pomyłka matematyczna na etapie naliczania lub wypłaty trzynastki – np. przestawienie cyfr przy przygotowywaniu przelewu na konto pracownika (zamiast 2300 zł wypłacono 3200 zł),
● „zamiana” adresata wypłat – pracownik z prawem do niższej trzynastki otrzymał wyższą kwotę należną innemu pracownikowi.
Zobacz serwis: Moja firma
Sposoby zwrotu nadpłaty
Jeżeli pracownikowi wypłacono trzynastkę, a potem stwierdzono, że była ona nienależna w całości lub w części – a więc została wypłacona w zawyżonej wysokości – to należy niezwłocznie poinformować o tym pracownika i wspólnie uzgodnić kwestię zwrotu. Zazwyczaj pracownik godzi się na oddanie nadpłaty, chcąc uniknąć sporów z pracodawcą i ewentualnego rozstrzygnięcia sądowego.
Zwrot nadpłaty trzynastki może nastąpić w drodze potrącenia z bieżącego wynagrodzenia, ale jedynie za pisemną zgodą podwładnego.
W pisemnej zgodzie pracownik wyraża wolę, aby jego wynagrodzenie zostało zmniejszone z wymienionego tytułu (w tym przypadku z tytułu nadpłaconej trzynastki) o określoną, wskazaną kwotę (art. 91 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy; dalej: k.p.). Będzie to potrącenie na rzecz pracodawcy, z wynagrodzenia netto pracownika, czyli po odliczeniu zaliczki na podatek oraz składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, z zachowaniem kwoty wolnej od potrąceń w wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, również w kwocie netto. W 2017 r. ta kwota dla pełnego etatu wynosi 1459,48 zł (przy podstawowych kosztach uzyskania przychodów, w złożonym PIT-2 oraz kwocie zmniejszającej podatek w wysokości 46,33 zł miesięcznie). Strony mogą uzgodnić dokonanie potrąceń w dłuższym czasie, a więc w „ratach”, jeśli jednorazowa spłata stanowiłaby dla pracownika zbyt duże obciążenie.
Zwrot nadpłaty może nastąpić również z pominięciem listy płac, poprzez przelew czy wpłatę bezpośrednio do kasy jednostki. Wówczas pracownik oddaje umówioną kwotę. Nie trzeba przy tym przestrzegać kwoty wolnej i procedur wymaganych w k.p. w zakresie potrąceń dobrowolnych.
Przeczytaj w INFORLEX.PL Biznes cały artykuł: Jak rozliczyć zwrot nadpłaty trzynastki za 2016 r.
W artykule omówiono również ewidencję księgową zwrotu nadpłaconej trzynastki.