Dobra organizacja czasu pracy pozwala: - wykonać więcej czynności w tym samym terminie; - zwiększyć ilość wolnego czasu (życie prywatne również wpływa na jakość działania przedsiębiorstwa); - ustalić priorytety.
Najważniejsze jest odpowiednie sformułowanie celu, aby zawierała się w nim informacja o pierwszej czynności zmierzającej do jego osiągnięcia. Przykładem może być zdanie: „Chcę być na bieżąco z problemami zawodowymi moich pracowników, w związku z tym wygospodaruję godzinę w tygodniu na regularne spotkania z nimi”.
Po ustaleniu celu należy zaplanować, w jaki sposób chce się do niego dojść. Stworzenie planu w formie pisemnej ułatwi jego zapamiętanie.
Polecamy: Utrudnianie dostępu do rynku jako czyn nieuczciwej konkurencji
Form zapisów planów jest wiele rodzajów. Wyróżnia się tzw. mapę umysłu, która utożsamiana jest z koroną drzewa (cel), od której odchodzą liczne gałęzie (główne drogi realizacji celu), a od nich odchodzą kolejne, stopniowalne, gałęzie (stanowiące poboczne zagadnienia).
Inna forma planowania opiera się na zapisaniu w kolumnach poszczególnych danych: - zadania do wykonania; - ile czasu może zająć każde z nich; - ile czasu poświęcić na nieprzewidziane sprawy (np. telefony); - ustalenie priorytetów oraz tego, które zadania można delegować na podwładnych; - kontrola wykonania zadania.
Wybór formy pozwala na osiągnięcie analogicznych rezultatów za pomocą najbardziej odpowiedniego dla danego przedsiębiorcy środka działania.