Przedsiębiorca ma tutaj możliwość wyboru.
I. Najem prowadzony na większą skalę, może być formą usług świadczonych jako rodzaj działalności gospodarczej. W tym przypadku najem rozliczany jest ściśle wedle zasad przewidzianych dla działalności gospodarczej.
Przedsiębiorca może też być osobą wynajmującą lokal lub inną nieruchomość, które stanowią jego prywatną własność, niezwiązaną z prowadzoną działalnością gospodarczą. W takim przypadku, jak każdy inny podatnik, może korzystać z ryczałtu od najmu, powiadamiając o tym naczelnika urzędu skarbowego lub rozliczać dochody z najmu według skali tabeli podatkowej.
Zdarza się jednak, że przedmiotem umowy najmu jest lokal lub nieruchomość, które są zaliczane do majątku trwałego przedsiębiorstwa (ujęte w wykazie lub ewidencji środków trwałych), zaś sam przedsiębiorca nie prowadzi działalności gospodarczej, której jednym z rodzajów jest najem. Tak bywa zazwyczaj, gdy przejściowo są one zbędne w działalności, w związku z czym podatnik nie chce ich definitywnie zbywać.
Zobacz: Przepisy podatkowe dla małych firm - czarna magia
II. Ryczałt ewidencjonowany
Najem składników majątku firmowego, w sytuacji gdy nie są one przedmiotem prowadzonej działalności, należy, zgodnie z przepisem art. 14 ust. 2 pkt 11 ustawy o PIT, zakwalifikować jako przychód z działalności gospodarczej. Dotyczy to bowiem przychodów z najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy oraz z innych umów o podobnym charakterze, składników majątku związanych z działalnością gospodarczą.
Zasada ta dotyczy wszystkich osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, a praktycznie podatników opodatkowanych w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych lub na podstawie księgi przychodów i rozchodów.
W przypadku gdy podatnik płaci ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, przychody z najmu składników majątku związanych z działalnością gospodarczą powinien rozliczać według stawki 8,5 proc. ryczałtu, niezależnie od tego czy od działalności płaci ryczałt 3 proc., 5,5 proc., 8,5 proc., 17 proc. albo 20 proc. Jednocześnie nie ma też znaczenia wysokość osiąganego w ten sposób przychodu - zawsze należy go opodatkować ryczałtem w wysokości 8,5%.
Przychód z najmu powinien być wykazany w ewidencji przychodów, w kolumnie przeznaczonej na wpisywanie przychodów objętych stawką 8,5 %. Jeśli podatnik uzyskuje przychody ze standardowej działalności gospodarczej objęte inna stawką niż 8,5% - wówczas kwota podatku należnego za dany miesiąc jest sumą ryczałtu od najmu składników majątku i z działalności. Może to mieć konsekwencje dla sposobu odliczeń od przychodu należnych kwot, np. składek na ubezpieczenie społeczne czy strat z lat minionych. W takim przypadku bowiem trzeba ustalić proporcje przychodu i odliczeń także dokonywać proporcjonalnie.
Zobacz: Sprzedaż długu (cesja wierzytelności) zwolniona z VAT?
III. Zasady ogólne
W przypadku przedsiębiorców rozliczających się na podstawie księgi przychodów i rozchodów, dochód z najmu składników majątku związanych z działalnością rozlicza się zawsze według takiej metody, jaka została przyjęta dla rozliczania wszystkich dochodów z działalności:
- podatku liniowego wysokości 19%. (jeśli podatnik wcześniej zadeklarował wybór takiej formy płacenia podatku od działalności) lub
- według skali tabeli podatkowej.
Kwotę przychodu z takiego najmu wpisuje się do księgi przychodów i rozchodów w kolumnie Inne przychody z działalności. Podstawą do dokonania takiego wpisu jest umowa najmu oraz rachunek lub faktura wystawiona najemcy przez wynajmującego przedsiębiorcę.