1 maja 2004 r. zniesiono obowiązek podpisywania faktur VAT zarówno przez sprzedawców, jak i przez nabywców towarów i usług. Do końca 2012 r. obowiązek podpisywania faktur przez wystawcę pozostawiono wobec faktur wystawianych przez organy egzekucyjne, natomiast obowiązek podpisywania ich przez odbiorcę pozostawiono w stosunku do not korygujących. Od 1 stycznia 2014 r. zniesiono nawet ten obowiązek. Jedynymi fakturami, w stosunku do których nie zniesiono obowiązku ich podpisywania, są faktury VAT RR.
Jakie niezbędne elementy musi posiadać faktura VAT RR
Podatnik zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, nabywający od rolnika ryczałtowego produkty rolne lub usługi rolnicze, jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą nabycie tych produktów lub usług (art. 116 ust. 1 ustawy o VAT oraz art. 118 w zw. z art. 116 ust. 1 ustawy o VAT). Faktura ta jest oznaczana jako faktura VAT RR i wystawiana w dwóch egzemplarzach. Wystawca faktury przekazuje sprzedawcy oryginał faktury, natomiast drugi egzemplarz pozostawia u siebie. Jednym z elementów faktur VAT RR są czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób.
Dodatkowo faktura VAT RR powinna również zawierać oświadczenie dostawcy produktów rolnych w brzmieniu: "Oświadczam, że jestem rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług".
Wyjątkiem są umowy kontraktacji lub inne umowy o podobnym charakterze. W ich przypadku oświadczenie może być złożone tylko raz w okresie obowiązywania umowy. Oświadczenie to sporządza się wtedy jako osobny dokument w dwóch egzemplarzach. Oryginał jest przekazywany nabywcy.
Zobacz: Prawo dla firm
Czy przepisy unijne wymagają podpisywania faktur VAT RR
Jak już zaznaczyliśmy, likwidacja wymogu podpisywania faktur nastąpiła 1 maja 2004 r. Był to efekt dostosowania polskich przepisów do przepisów unijnych. Wynika z nich bowiem wprost, że państwa członkowskie nie wymagają podpisywania faktur (obecnie stanowi tak art. 229 dyrektywy 2006/112).
Przepisy dyrektywy VAT nie wymagają podpisywania jakichkolwiek faktur, również faktur VAT RR.
Wymóg podpisywania faktur VAT RR jest w tej sytuacji niezgodny z przepisami unijnymi. Ze stanowiskiem tym nie zgadza się jednak Ministerstwo Rozwoju i Finansów, które w piśmie z 26 października 2017 r. stanowiącym odpowiedź na interpelację poselską nr 15865 sugeruje, że pośrednio z przepisów unijnych wynika brak możliwości zrezygnowania z wymogu podpisywania faktur VAT RR. Istnienie obowiązku podpisywania faktur Ministerstwo Rozwoju i Finansów uzasadnia tym, że:
(…) stosownie do art. 304 dyrektywy 2006/112/WE państwa członkowskie podejmują wszystkie środki niezbędne do skutecznej kontroli wypłat zryczałtowanych rekompensat rolnikom ryczałtowym (…), zaś (…) złożenie podpisu na fakturze przez rolnika jest aprobatą dla poprawności zawartych w niej zapisów, co do danych m.in. określających przedmiot transakcji od strony rzeczowej, wartościowej i jakościowej oraz równocześnie potwierdzeniem zawartego w fakturze oświadczenia, że jest on rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT. Spełnienie wymogów formalnych dotyczących faktur VAT RR oznacza nie tylko samo potwierdzenie otrzymania przez rolnika tego dokumentu, ale również ma znaczenie dowodowe - potwierdza rzeczywisty charakter przeprowadzonej transakcji, w tym co do poprawności zastosowanej procedury - składając oświadczenie rolnik potwierdza również swój status rolnika ryczałtowego na dzień dokonania transakcji.
Jakie są konsekwencje braku podpisu rolnika ryczałtowego na fakturze VAT RR
(…) uzyskanie stosownego oświadczenia i podpisu dostawcy nie jest więc wypełnieniem błahej formalności, tylko dopełnieniem warunku uprawniającego do skorzystania z prawa do odliczenia zryczałtowanego zwrotu podatku w ramach podatku naliczonego. Brak podpisu dostawcy na fakturze i brak jego oświadczenia o przysługiwaniu mu statusu rolnika ryczałtowego oznacza, że taka faktura nie jest w istocie fakturą VAT RR, dokumentującą transakcję nabycia przez czynnego podatnika podatku VAT towarów od rolnika ryczałtowego, w związku z którą przysługuje mu zryczałtowany zwrot podatku.
Przeczytaj w INFORLEX.PL Biznes cały artykuł: Czy istnieje obowiązek podpisywania faktur VAT RR
W artykule przedstawiono również przykład faktury VAT RR wystawionej przez nabywcę produktów rolnych