Jak wykorzystywać faktury elektroniczne w 2014 roku?

Definicja faktury elektronicznej w ustawie o VAT

Na początku należy wspomnieć, iż wraz z początkiem 2014 roku przestały obowiązywać akty prawne, które dotychczas regulowały kwestię wystawiania oraz przechowywania e-faktur, a więc:

• Rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 roku w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług oraz
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 roku w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Obecnie wszelkie regulacje z tym związane zostały przeniesione na grunt znowelizowanej ustawy o VAT. I tak, zgodnie z nowo dodanym art. 2 pkt 32 ustawy, za fakturę elektroniczną należy uznać fakturę w formie elektronicznej, wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Definicja ta jest odzwierciedleniem definicji zawartej w art. 217 Dyrektywy 2006/112/WE w brzmieniu zmienionym Dyrektywą 2010/45/UE.

Akceptacja faktur elektronicznych

Aby dany dokument mógł zostać uznany za fakturę elektroniczną, musi on zawierać określone w przepisach informacje. Zgodnie bowiem z art. 2 pkt 31 ustawy przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej, zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Jakie elementy powinny znaleźć się na e-fakturze? Są to przede wszystkim:

• data wystawienia,
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,
• data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
• nazwa (rodzaj) towaru lub usługi,
• miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto),
• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
• stawka podatku,
• suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
• kwota należności ogółem.

Faktura elektroniczna - czy skan faktury jest fakturą elektroniczną?

Faktura wystawiona w dowolnym formacie elektronicznym

Oprócz tego, że na fakturze powinny znaleźć się wymagane przepisami ustawy o VAT dane, aby można było uznać ją za e-fakturę, powinna zostać ona wystawiona oraz otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Decyzję o formacie, w którym zostanie zapisany dokument, podejmuje samodzielnie jego wystawca. Jak wynika z uzasadnienia do zmian wprowadzonych ustawą z dniem 1 stycznia 2014 r., można skorzystać z ustrukturyzowanego komunikatu (jak np. XML) lub wysłania np. wiadomości e-mail z załącznikiem w PDF, CSV, czy też DOC.

W tym miejscu należy zaznaczyć, że w sytuacji, gdy dana faktura zostanie wystawiona z wykorzystaniem np. programu księgowego, a następnie wysłana lub otrzymana w formie tradycyjnej (papierowej), nie będzie mogła być uznana za fakturę elektroniczną w rozumieniu definicji z art. 2 pkt 32 ustawy o VAT. Natomiast faktury wystawione w formie papierowej, następnie zeskanowane, wysłane i otrzymane w formie załącznika do wiadomości e-mail, mogą zostać uznane za e-faktury (pod warunkiem, że ich pierwotna, papierowa wersja nie zostanie przekazana odbiorcy).

Warto zastanowić się również, co dokładnie w kontekście e-faktur oznacza słowo wystawienie. Otóż przez wystawienie należy rozumieć udostępnieni dokumentu w taki sposób, by jego odbiorca mógł ją otrzymać. W związku z powyższym wystawienie faktury elektronicznej to nie tylko przesłanie jej w wiadomości e-mail, ale również np.  zagwarantowanie możliwości pobrania jej w formacie elektronicznym za pośrednictwem zabezpieczonego hasłem serwisu internetowego.

Przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej i papierowej

Akceptacja, integralność treści, autentyczność pochodzenia oraz czytelność e-faktur od stycznia 2014

Przedsiębiorcy wykorzystujący w swojej działalności e-faktury w dalszym ciągu muszą uzyskać akceptację takiego rozwiązania przez odbiorców dokumentów. Już w ubiegłym roku zrezygnowano z formalnej zgody i również w 2014  art. 106n ust. 1 ustawy o VAT nie określa sposobu, w jaki powinna być ona wyrażona. W związku z tym, za formę akceptacji przedsiębiorca może uznać zgodę odbiorcy wyrażoną ustnie, czy też uregulowanie przez niego płatności wynikającej z przesłanej e-faktury.

W dalszym ciągu niezbędne jest również zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności e-faktury (art. 106m ustawy o VAT). Decyzja, w jaki sposób zostaną spełnione ww. wymagania, zależy od podatnika.

Poprzez autentyczność pochodzenia faktury należy rozumieć pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy, czy też wystawcy faktury. Format zapewniający integralność treści pozwala stwierdzić, iż w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.

E-faktura możliwa także po akceptacji elektronicznej

Wszystkie wspomniane warunki (autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury elektronicznej) mogą zostać spełnione poprzez zastosowanie dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Ustawa określa również, iż dwa pierwsze warunki zostaną spełnione, jeżeli przedsiębiorca wykorzysta:

• bezpieczny podpis elektroniczny (w rozumieniu art. 3 pkt 2 Ustawy o podpisie elektronicznym),
• elektroniczną wymianę danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Podsumowując, rok 2014 nie przyniósł odczuwalnych dla podatników zmian w zakresie wystawiania i przechowywania faktur elektronicznych. Przepisy dotyczące tych kwestii zostały przeniesione z dotychczasowych aktów prawnych na grunt ustawy o VAT w prawie niezmienionej formie.

Autor: Ewa Kozak - specjalista ds. księgowości, wfirma.pl