W systemie finansowym wystawca poza zapisem transakcji musi także dysponować plikiem zawierającym wystawioną fakturę w formie uniemożliwiającej ingerencję w jego treść, czyli np. plik PDF. Wystawiony dokument sprzedaży musi być właściwie przechowywany. Wymóg archiwizacji nie będzie spełniony, jeśli podczas udostępniania systemu finansowego (np.
w razie kontroli) dane dotyczące transakcji będą mogły być zmieniane.
- Zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów faktury przesłane drogą elektroniczną muszą być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. W przypadku dokumentów wysyłanych e-mailami i archiwizowanych na serwerze firmowym zarówno wystawca, jak i ich odbiorca powinni zapewnić ich przechowywanie w ustanowionej odpowiednio strukturze katalogowej – mówi Agnieszka Koperska, menedżer w dziale audytu w Baker Tilly Poland.
Polecamy: W jakich przypadkach faktura nie będzie ważna?
Miejsce fizycznej lokalizacji serwera, na którym zapisane są faktury może być dowolne. W każdej chwili jednak upoważnione do tego służby muszą mieć do niego dostęp.
Tak jak w przypadku wszystkich innych dokumentów, spółki mają obowiązek zapewnić bezpieczeństwo danych – także tych przechowywanych na nośnikach elektronicznych.
Powinny w tym celu opracować i wdrożyć procedury tworzenia, testowania i odzyskiwania kopii zapasowych. W przypadku awarii serwera, na którym przechowywane są dane elektroniczne będzie możliwe ich przywrócenie.
Ustawodawca zostawia swobodę w zakresie warunków przechowywania faktur, jeśli spełnione są następujące warunki:
- autentyczność pochodzenia,
- integralność - brak możliwości ingerowania w ich treść,
- czytelność od momentu ich wystawienia do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - czyli do końca roku fiskalnego po upływie pięciu lat od ich wystawienia. Oznacza to, że przez cały ten czas jednostka archiwizująca faktury w formie elektronicznej musi zapewnić dostępność i funkcjonalność programu umożliwiającego dostęp do nich i ich przeglądanie,
- łatwość odszukania,
- bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami.
Polecamy: Co z fakturami przesyłanymi e-mailem?
Źródło: Baker Tilly Poland