Ewidencja wyposażenia to rzeczowe składniki majątku, które zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym, nie zaliczają się do środków trwałych. Taka sytuacja może być spowodowana zbyt niską wartością początkową, jak również krótki przewidywany okres użytkowania – do 1 roku.
Jakie składniki majątku powinny zostać ujęte w ewidencji wyposażenia?
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, w ewidencji wyposażenia ujmuje się składniki majątkowe, których wartość początkowa przekracza 1500zł. Należy podkreślić, że składniki majątkowe o niższej wartości początkowej także mogą być traktowane jako wyposażenie, jednakże nie ujmuje się ich w ewidencji.
Informacje niezbędne do zaewidencjonowanie środków w ewidencji wyposażenia
Przepisy wymienionego wyżej rozporządzenia Ministra Finansów wskazują na minimum informacyjne konieczne do zawarcia składników majątku w ewidencji wyposażenia. Podatnik przede wszystkim musi określić:
• numer kolejny wpisu w ewidencji, a także
• datę nabycia danego składnika majątkowego,
• numer faktury lub rachunku, stanowiących dowód nabycia danego składnika,
• nazwę wyposażenia oraz
• jego cenę zakupu lub koszt wytworzenia.
Podatnik prowadzący ewidencję wyposażenia zobowiązany jest również do podania, numeru pozycji, pod którą wpisano w księdze koszt związany z nabyciem danego elementu wyposażenia. Ponadto w momencie likwidacji ewidencjonowanego składnika wyposażenia, należy zawrzeć zapis, określający datę likwidacji oraz przyczynę likwidacji środka. Należy tutaj podkreślić, iż pod pojęciem likwidacji rozumie się także sprzedaż lub darowiznę wyposażenia.
Termin dokonania zapisów w ewidencji wyposażenia
Podatnicy zobowiązani są do zaewidencjonowania składników wyposażenia najpóźniej w miesiącu, w którym nastąpiło przekazanie środków do użytkowania. Przykładowo, podatnik zakupił komputer, który został przekazany do użytkowania 5 lipca 2011 roku. Zgodnie z powyższą zasadą, składnik ten powinien zostać zaewidencjonowany najpóźniej w dniu 31 lipca 2011 roku.
Polecamy: VAT dla przedsiębiorcy - krok po kroku
Ewidencja musi być prowadzona w formie materialnej
Niestety przepisy prawa nie przewidują prowadzenia ewidencji wyposażenia tylko i wyłącznie w formie elektronicznej. Wymagana jest materialna postać spisu. Jednakże, zgodnie z praktyką gospodarczą, dopuszczalne jest drukowanie zestawienia ewidencji składników wyposażenia, prowadzonej równolegle w formie elektronicznej, w każdym miesiącu, w którym nastąpiła jakakolwiek zmiana. Ma to na celu comiesięczną aktualizację danych zawartych w ewidencji wyposażenia w formie papierowej na koniec każdego miesiąca.
Polecamy: Wszystko co powinieneś wiedzieć o CEIDG
Adam Bujalski, księgowy Tax Care