Zgodnie z Ustawą (dalej: u.p.d.o.f.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Aby dany wydatek można było zaliczyć do tej kategorii, powinien on:
- nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 u.p.d.o.f.,
- być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu.
Przepis art. 23 ust. 1 pkt 23 u.p.d.o.f. mówi, iż do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się kosztów reprezentacji, a w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
Pojęcie reprezentacji nie zostało określone w przepisach podatkowych, dlatego też przy jego wyjaśnieniu posłużyć się należy potocznym znaczeniem tego słowa.
Słownik wyrazów obcych określa reprezentację, jako „wystawność, okazałość w czyimś sposobie bycia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną danej osoby” . Reprezentacja powinna więc kształtować i utrwalać pozytywny wizerunek firmy.
Polecamy: serwis Zakładam firmę
Można stwierdzić, iż wydatki na catering podczas prowadzonych spotkań, prezentacji, czy szkoleń nie miały w żadnej mierze charakteru wystawności, czy okazałości. Stanowią one bowiem w takim przypadku nieodłączny składnik oferowanej przez organizatora usługi. Przyjąć więc należy, że okoliczności które mogłyby nam nie pozwolić zaliczyć ich do kosztów uzyskania przychodów nie nastąpiły.
Jedną z przesłanek do uznania wydatków na catering do kosztów uzyskania przychodów jest też właściwe udokumentowanie wydatku.
Aby zminimalizować potencjalną możliwość zakwestionowania poniesionego wydatku trzeba stwierdzić, iż właściwe udokumentowanie nie powinno polegać jedynie na posiadaniu faktury danego kosztu. Firma powinna także dysponować dokumentami, które świadczyłyby o przeprowadzonym dla klientów spotkaniu informacyjnym, czy szkoleniu i pozwoliłyby jednoznacznie pokazać związek poniesionego wydatku z przychodami firmy i braku okazałości czy wystawności w działaniu przedsiębiorcy.
Polecamy: Jak założyć własną firmę?