Arkusz kalkulacyjny to za mało
Przekonanie, że najlepszy sposób prowadzenia zestawień budżetowych to arkusze kalkulacyjne, jest wciąż powszechne. Praktyka jednak pokazuje, że tego typu rozwiązaniom często towarzyszą różne zagrożenia: rozproszone środowisko pracy, opóźnienia czasowe wprowadzanych danych, ograniczona pamięć ludzka lub praca w jednym dokumencie na kilku arkuszach kalkulacyjnych. W efekcie, na finalnych zestawieniach często powstają błędne kwoty i wyliczenia. Dlaczego więc firmy wciąż prowadzą działania oparte o tego typu rozwiązania?
Przede wszystkim arkusze jasno prezentują kolumny liczb, które od zawsze były naturalnym sposobem przedstawiania danych finansowych. Jest to nawyk z czasów, kiedy finansiści nie posiadali komputerów, a rozliczenia były przedstawiane przy wykorzystaniu papieru i ołówka. Przestarzałe i sztywne tabele, przedstawiające dane w postaci arkusza liczb, to nadal podstawowa forma wymiany informacji wśród bankierów i analityków finansowych.
Zobacz serwis: Moja firma
Nowa era budżetowania
Dzięki powszechnej cyfryzacji i komputeryzacji, firmy coraz częściej sięgają po mniej lub bardziej rozbudowane systemy finansowe, których celem jest usprawnienie zarządzania firmą. Większość z nich wciąż jednak ma kłopot z przeliczaniem rentowności projektów w czasie rzeczywistym, korygowaniem przyjętego na rok budżetu w dowolnym momencie jego realizacji oraz prognozowania przychodów i kosztów projektów. Skutkiem tego są problemy w podejmowaniu decyzji dotyczących przyszłości firmy.
O ile firmy są w stanie prowadzić pełną ewidencję faktur kosztowych za pomocą dotychczasowych systemów takich jak ERP czy DMS, o tyle budżetowanie i planowanie nadal ogranicza się do arkuszy kalkulacyjnych, które tylko w nieznacznym stopniu spełniają swoje zadanie.
Współpracując z różnymi klientami często spotykamy się z tego typu problemem. M. in. z tego powodu stworzyliśmy innowacyjne rozwiązanie analityczne, które posiada funkcjonalność arkuszy kalkulacyjnych, a jednocześnie udostępnia możliwość pracy grupowej i prezentuje wykonanie budżetu w czasie rzeczywistym – mówi Piotr Musiał z firmy Baseline. Dodatkowo umożliwiamy prowadzenie dogłębnej analizy zysków i strat w obrębie najbardziej złożonych przedsiębiorstw, które posiadają wiele jednostek budżetujących – dodaje.
Budżetowanie bez Excela to zupełnie nowa forma prowadzenia finansów spółki oparta o prognozę zarówno strony kosztowej jak i spodziewanych w danym okresie wpływów. Jednym z jej głównych wyróżników jest tzw. hierarchiczność budżetowa, czyli na ostateczną formę budżetu przedsiębiorstwa składają się pomniejsze budżety poszczególnych departamentów. Każdy z takich składowych budżetów jest przygotowywany przez poszczególnych kierowników komórek, którzy po wykonaniu ostatecznych zmian wysyłają swoje założenia do akceptacji wedle ścieżki obowiązującej w danej spółce. Coś, co w przypadku Excela było udręką każdej organizacji, tutaj jest rozwiązaniem wbudowanym i niemalże automatycznym.
Zobacz serwis: Zarządzanie
Korzyści płynące z innowacyjnych rozwiązań
Arkusze kalkulacyjne zakładają możliwość korekty przyjętego na rok budżetu, jednak wiąże się to ze żmudnym, ręcznym przenoszeniem danych z raportów finansowych do nowych modeli budżetowych. Problem tym bardziej komplikuje się w przypadku dużych firm, posiadających wiele oddziałów i jednostek budżetowych. Rozwiązaniem mogą być elektroniczne programy systemowe, które pozwalają na tzw. rewizję budżetu, czyli możliwość rekalkulacji założonych wartości w trakcie obowiązywania roku budżetowego. Z kolei planowanie wydatków na kolejne lata wymaga jedynie skopiowania założeń za poprzedni okres rozliczeniowy i wprowadzenie nowych założeń.
Istotną kwestią jest także organizacja finansów na poszczególne okresy. Dzięki specjalistycznemu oprogramowaniu można kontrolować budżet oraz jego wydatki na poszczególne działania wprost proporcjonalnie do założonego harmonogramu. W przypadku, gdy planowane działanie przekroczy założone środki, system automatycznie zablokuje taką operację i poinformuje użytkownika o zaistniałej sytuacji. Poprzez zastosowanie takich mechanizmów, minimalizujemy przede wszystkim ryzyko przekroczenia budżetu poszczególnych jednostek, jak i całej organizacji.
Na koniec warto wspomnieć jaka korzyść płynie z systemów, które potrafią dodatkowo zarządzać budżetem projektowym. Budżetowanie w projektach cechuje się dużym podobieństwem do budżetowania na jednostki, aczkolwiek każda branża upodobała sobie własne modele finansowe pozwalające na późniejszą ocenę rentowności projektu. W tym przypadku korzyści płyną bezpośrednio ze skrócenia czasu prognozowania wyników wpływających na rozliczenie projektu jak i zwiększenie ich dokładności np. poprzez wprowadzenie automatycznego mierzenia czasu pracy w projekcie. Pozwala to na szacowanie przyszłych projektów bardziej precyzyjnie, a to znacząco minimalizuje ryzyko związane z nietrafioną decyzją uruchomienia nowego przedsięwzięcia.
Zobacz serwis: Finanse
Wprowadzając innowacyjne rozwiązania informatyczne do przedsiębiorstw można zwiększyć ich ogólną wydajność nawet o 15-30% w stosunku do firm, które działają w oparciu o tzw. klasyczny model zarządzania. Co więcej, takie rozwiązania znacząco uwalniają zasoby, gdzie pewne powtarzalne czynności oparte na analityce przychodów i kosztów robione są praktycznie bez udziału czynnika ludzkiego.