Dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku gdy:
● stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
● jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 zł. Przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji (art. 22 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej).
Wraz z obniżeniem limitu transakcji gotówkowych do updof dodano przepis art. 22p. Wynika z niego, że podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą nie mogą zaliczać do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej kwota płatności dotycząca transakcji powyżej 15 000 zł zostanie dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego.
Podatnik 3 marca 2017 r. otrzymał fakturę wystawioną również tego dnia na zakup towaru handlowego o wartości brutto 16 000 zł (netto 13 008,13 zł, VAT 2991,87 zł). Termin płatności tej faktury to 17 marca 2017 r. Podatnik fakturę zapłacił gotówką, chociaż powinien ją zapłacić przelewem. W takim przypadku nie zaliczy do kosztów tej faktury. Jest jednak zobowiązany do rozliczenia przychodu ze sprzedaży tego towaru.
W przypadku wcześniejszego zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów takiego wydatku (z uwagi na wcześniejszy moment rozliczenia kosztu podatkowego), w miesiącu dokonania płatności bez pośrednictwa rachunku płatniczego, podatnik prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą ma obowiązek:
● zmniejszyć koszty uzyskania przychodów albo
● w przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów – zwiększyć przychody (art. 22p ust. 2 updof).
Dokumenty sporządzane przez podatnika określające wysokość zmniejszenia kosztów lub zwiększenia przychodów
Aby potwierdzić zmniejszenie kosztów lub zwiększenie przychodów, podatnik powinien wystawić dokument zawierający następujące dane:
● datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów lub zwiększenia przychodów,
● wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu stanowiącego podstawę zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów,
● wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody,
● podpis osoby sporządzającej dokument
(§ 12 ust. 3 pkt 1c rozporządzenia w sprawie prowadzenia pkpir).
Podatnik dla własnej informacji może rozszerzyć zakres tych danych o numer pozycji w pkpir faktury (innego dowodu), której dotyczy dowód sporządzony przez podatnika.
Zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów należy dokonać poprzez wpisanie kwoty zmniejszenia ze znakiem minus (–) lub kolorem czerwonym (§ 12 ust. 4b rozporządzenia w sprawie prowadzenia pkpir).
Przeczytaj w INFORLEX.PL Biznes cały artykuł: Jak ewidencjonować w pkpir wydatki gotówkowe po zmianach
W artykule omówiono również wydatki na nabycie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych opłacone gotówką a także dokumenty sporządzane przez podatnika określające wysokość zmniejszenia kosztów lub zwiększenia przychodów.