Nieodłącznym elementem zarządzania przedsiębiorstwem jest umiejętne gospodarowanie gotówką. Dotyczy to każdego biznesu, ale szczególne znaczenie ma w małej firmie, która może stanąć na krawędzi bankructwa z powodu jednej niezapłaconej przez odbiorcę faktury. W dwóch poprzednich materiałach z cyklu poświęconego płynności („Problemy z płynnością mogą łatwo zniszczyć przedsiębiorcę” z dn.22.05 i „Firma może zbankrutować przez jeden niezapłacony rachunek” z dn. 29.05) na rzeczywistych przykładach wykazaliśmy, że mała firma stale styka się z niedoborem gotówki: bieżące wpływy nie są w stanie pokryć bieżących wydatków ze względu na ich różne rozłożenie w czasie. Nawet w warunkach idealnych, gdy wszyscy odbiorcy regulują na czas swoje zobowiązania, pojawia się konieczność gromadzenia zapasów gotówki, albo korzystania z finansowania zewnętrznego. Sytuacja pogarsza się radykalnie w chwili gdy odbiorcy przestają dotrzymywać terminów płatności – w takich okolicznościach przedsiębiorca może być zmuszony opóźnić regulowanie swoich zobowiązań (np. czynsz, zakup towarów, rata leasingowa wynagrodzenia pracowników). Jeśli odbiorcy nie są odpowiednio zdywersyfikowani, a opóźnienie dotyczy faktury wystawionej na rzecz kluczowego klienta, brak zapłaty np. przez 60 dni z niemałym prawdopodobieństwem doprowadzi firmę do bankructwa.
Polecamy: Samochód po zmianach od 1 kwietnia 2014 - multipakiet
Kredyt kupiecki
Jak zapobiec takiej sytuacji? Sposobów na to jest wiele, zacznijmy jednak od takich, które wynikają z relacji przedsiębiorcy z jego kontrahentami. Dostawcy są dla niego niezwykle ważnym źródłem płynności w postaci tzw. kredytu kupieckiego. Chodzi tu przede wszystkim o odsunięcie płatności w czasie (często stosowane terminy płatności to np. 7, 14 lub 21 dni od dnia dostawy). Warto także pamiętać o tym, że dostawca może zgodzić się na rozłożenie płatności na raty, zwłaszcza gdy jest nowym klientem.
Odbiorcy dostarczają oczywiście firmie gotówkę w chwili, gdy dokonują zapłaty, ale takie źródło płynności może pojawić się już wcześniej w postaci zaliczki. Do umiejętnego gospodarowania gotówką nie jest więc już na wstępie niezbędne finansowanie zewnętrzne, choć w miarę rozwoju firmy zwykle staje się ono koniecznością.
Szklana kula na platformie Idea Cloud
W dużych firmach zarządzaniem płynnością zajmują się specjaliści, a nawet całe ich zespoły, których zadaniem jest monitorowanie stanu gotówki, gospodarowanie jej nadwyżkami (lokowanie po atrakcyjnej stopie na krótkie terminy), zapewnienie finansowania zewnętrznego w okresach niedoboru gotówki, a także zarządzanie ryzykiem płynnościowym. Takie zespoły mają oczywiście do dyspozycji profesjonalne narzędzia informatyczne, które usprawniają ich pracę. Drobny przedsiębiorca, który chce kontrolować płynność w swojej firmie ma zwykle do dyspozycji jedynie własną głowę, excela i ewentualnie księgową. W takich warunkach skuteczne zarządzanie płynnością jest oczywiście bardzo trudne. Narzędziem, które powinno usprawnić ten żmudny proces jest tworzona właśnie przez Idea Bank platforma Idea Cloud.
Idea Cloud jest platformą do zarządzania firmą, na którą składają się m.in.: bankowość internetowa, centrum fakturowania i rozliczeń, centrum zarządzania płatnościami opóźnionymi, centrum księgowe czy wirtualny sejf. System został wzbogacony o niezwykle innowacyjne narzędzie pozwalające przewidywać przyszłą sytuację finansową firmy. Opiera się ono na wystawionych i zaksięgowanych fakturach, zarówno kosztowych, jak i przychodowych. Na podstawie określonych w nich dat płatności, Idea Cloud będzie prognozować cash flow firmy. Ale to nie wszystko. System będzie też uczył się nawyków płatniczych przedsiębiorcy i jego kontrahentów. Dzięki temu będzie w stanie określić przybliżony termin płatności za fakturę – czy nastąpi to w terminie, względnie jak duże będzie opóźnienie. W efekcie, przedsiębiorca uzyska zupełnie niedostępną dla niego do tej pory wiedzę odnośnie przewidywanych wpływów i wypływów ze swojego rachunku. System powiadomi go na przykład, że za dwa tygodnie w firmowej kasie pojawi się minus.
System zarządzania jakością – strategia firmy w systemie zarządzania jakością
Zestawienia wpływów i wypływów
Pierwszym krokiem, jaki może zrobić przedsiębiorca, który chce wprowadzić w swojej firmie skuteczne narzędzia zarządzania gotówką, jest zestawienie wszystkich wpływów i wypływów w czasie i przeprowadzenie analizy ich dopasowania. O tym jak wielkie znaczenie ma to dla płynności firmy pisaliśmy szerzej w dwóch poprzednich odcinkach cyklu, które wskazywały, że im to dopasowanie jest większe, tym mniejsze są niedobory gotówki, z którymi musi się mierzyć firma. Pokazaliśmy też jak w prosty sposób można zrobić takie zestawienie w excelu. Ważne aby w takim zestawieniu przy każdej wprowadzanej fakturze uwzględnić jej umowny i przewidywany termin płatności.
Wydłuż terminy dostawcom i skróć odbiorcom
Po sporządzeniu takiej tabeli przedsiębiorca od razu uświadomi sobie, w których dniach miesiąca jego niedobory gotówki są największe, a także, którzy kontrahenci przyczyniają się do tego w największym stopniu. Kolejnym krokiem, jaki może podjąć jest dokładne przyjrzenie się ustalonym z kontrahentami terminom płatności i zastanowienie się, z którymi dostawcami mógłby negocjować wydłużenie terminów i którzy odbiorcy byliby skłonni płacić wcześniej. Przedsiębiorca, który jest na początku swojej drogi biznesowej powinien od razu zadbać o to, aby negocjować najkorzystniejsze warunki dla siebie. Z jednej strony powinno to być łatwiejsze niż zmiana wcześniej ustalonych zasad z dotychczasowymi partnerami. Jednak z drugiej strony do niesprawdzonego klienta, zwłaszcza właściciela nowej firmy, która nie zbudowała sobie jeszcze wiarygodności, inni przedsiębiorcy będą podchodzić z rezerwą. Negocjując warunki zapłaty przedsiębiorca może też posłużyć się zachętami do tego, aby jego odbiorcy płacili szybciej. Najpopularniejszymi są rabaty za płatność w gotówce (np. 5%) lub przy skróconym terminie (np. 2% rabatu za płatność 7 dni przed terminem).
Przypominaj o sobie najczęściej, jak się da
Kolejny pakiet możliwych działań odnosi się do odbiorców, którzy nie mają w zwyczaju dotrzymywać terminów płatności. Wielu przedsiębiorców wychodzi z założenia, że takie postępowanie jest wpisane w ryzyko prowadzenia biznesu i dopóki terminy nie są znacząco przekroczone, nic z tym nie robi. Tymczasem opóźnienia w płatnościach mogę wynikać nie tylko z faktu, że odbiorca ma problemy z niedoborem gotówki (wtedy egzekwowanie terminowości jest trudniejsze), ale ze zwykłego niedbalstwa. Przykładem skutecznego „nacisku” na klienta może być 3-krotny telefon do niego: na 7 dni przed datą płatności, na dzień przed terminem i dzień po terminie. Z doświadczeń firm współpracujących z Inkubatorem Przedsiębiorczości Idea Banku wynika, że taki sposób przypomnienia o konieczności zapłaty jest niezwykle skuteczny, a dzięki temu, że przebiega w przyjaznej formie, nie naraża przedsiębiorcy na pogorszenie relacji z odbiorcą (czego wielu się obawia i dlatego zbyt późno podejmuje działania mające na celu odzyskanie należności). Gdy należności są przeterminowane o więcej niż 30-60 dni konieczne jest rozpoczęcie działań windykacyjnych. Przedsiębiorca może uruchomić je na własną rękę, ale przy bardzo dużym opóźnieniu, niezbędna będzie prawdopodobnie pomoc specjalistów (z uwagi na obszerny zakres tego tematu, poświęcimy mu jeden z kolejnych odcinków cyklu o zarządzaniu płynnością).
Zakończ współpracę z tymi, którzy mało zamawiają i źle płacą
Jeszcze jednym niezwykle skutecznym działaniem, jakie może podjąć przedsiębiorca borykający się z problemami płynnościowymi jest podział swoich odbiorców na cztery grupy:
- takich, którzy dużo zamawiają i terminowo płacą,
- takich, którzy dużo zamawiają, ale źle płacą,
- takich, którzy mało zamawiają i dobrze płacą,
- takich, którzy mało zamawiają i nie płacą w terminie.
Dla każdej z tych grup przedsiębiorca powinien przyporządkować odrębną strategię działania. W pierwszym przypadku jest to po prostu utrzymanie relacji. W drugim dobre skutki powinna dać tzw. miękka windykacja, czyli uprzejme przypominanie o konieczności zapłaty. W trzeciej grupie korzyści powinny przynieść zachęty do zwiększenia zakresu współpracy, zwiększenia zamówień, np. poprzez programy rabatowe. Z czwartą grupą kontrahentów przedsiębiorca powinien zakończyć współpracę – koszt monitoringu, telefonów, jak również niemierzalnego żadną miarą stresu, przewyższa korzyści płynące z posiadania w portfolio takiego klienta (choć oczywiście mogą być od tego wyjątki, np. utrzymywania danego odbiorcy ze względów wizerunkowych).
Faktoring, leasing czy kredyt?
Autorzy: Katarzyna Siwek, Tax Care, Adam Zagała, Inkubator Przedsiębiorczości Idea Banku