Controlling dynamicznie rozprzestrzenia się w firmach dopiero od kilkunastu lat, ale mimo to jego korzenie sięgają aż XV wieku. W zakresie controllingu leży przede wszystkim:
- weryfikacja stopnia osiągania celów firmy, co umożliwia Zarządowi sformułowanie oczekiwań wobec pracowników;
- analiza wyników ekonomicznych przedsiębiorstwa i ocena jego kondycji finansowej;
- odpowiednio wczesne ostrzeganie przed zagrożeniami dla finansów spółki;
- zapewnienie rzetelnej informacji o działalności przedsiębiorstwa;
- wyszukiwanie „wąskich gardeł” organizacji;
- prognozowanie skutków przyszłych posunięć;
- pomoc w realizacji funkcji kierowniczych na różnych szczeblach zarządzania.
Miejsce controllingu w firmie
Controlling często jest błędnie kojarzony z elementem struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa. Mimo, iż współdziała on z jednostkami firmy, nie jest jej elementem, lecz ponadfunkcyjnym instrumentem zarządzania, którego misją jest integracja poszczególnych obszarów działalności firmy.
Informacje, które dostarcza controlling, bazują na danych księgowych przedsiębiorstwa. Ze względu jednak na odmienny sposób myślenia w sferze rachunkowości oraz controllingu, obu tych obszarów nie należy ze sobą łączyć. Rachunkowość zorientowana jest na dostarczanie danych o przeszłości, opiera się na odgórnych wytycznych, a procesy analityczne ograniczają się do kalkulacji kosztów. Controlling jest więc czymś nadrzędnym, łączącym elementy rachunkowości zarządczej z wiedzą o zarządzaniu finansami przedsiębiorstw. Dane rachunkowe wykorzystywane są przez controlling do dostarczania szczeblom decyzyjnym wielopłaszczyznowej informacji zarządczej ukierunkowanej na przyszłość.
Wybór optymalnego zakresu controllingu
Każda firma posiada indywidualne cele oraz charakterystyczne dla siebie procesy i struktury. Różne są więc wymagania właścicieli względem controllingu. Przed przystąpieniem do wdrażania controllingu w swoim przedsiębiorstwie warto zastanowić się nad oczekiwaniami dotyczącymi zarówno jego zakresu jak i perspektywy czasowej. Controlling może dotyczyć zarówno wsparcia w realizacji założeń strategicznych jak i osiąganiu krótkoterminowych celów operacyjnych.
Polecamy: Czym jest sprawozdanie finansowe?
Wdrażanie controllingu
Po podjęciu decyzji o potrzebie funkcjonowania controllingu w firmie i wyborze jego rodzaju kluczowe jest właściwe jego wdrożenie. Pozwoli to uniknąć konsekwencji wynikających z błędnych początkowych założeń i wniosków.
Podstawową kwestią jest posiadanie jasno sprecyzowanych celów. Dla controllingu strategicznego istotna jest znajomość misji firmy, natomiast prawidłowe funkcjonowanie controllingu operacyjnego wymaga określenia celów średnio- i krótkoterminowych, by móc się do nich odnosić w kontekście analizy sytuacji firmy.
Kolejnym ważnym elementem jest dobór i odpowiednia organizacja instrumentów controllingu. Powinny one być stopniowo wdrażane w wybranych obszarach działalności firmy. Bardzo istotne jest również rzetelne opracowanie budżetów, gdyż są one nośnikiem celów przedsiębiorstwa. Proces wdrożenia, by mógł być przeprowadzony prawidłowo, musi być rozłożony w czasie. Należy podejść do niego kompleksowo, uwzględniając zależności pomiędzy wszystkimi istotnymi elementami organizacji oraz organizacją a jej otoczeniem.
Controlling jest dziedziną obejmującą bardzo szeroki zakres, co umożliwia jego dostosowanie do indywidualnych potrzeb i specyfiki danego przedsiębiorstwa. Ze względu na tę złożoność bardzo często do procesu wdrożenia i rozwoju controllingu powoływani są specjaliści spoza firmy, którzy dodatkowo szkolą osoby odpowiedzialne za poszczególne szczeble zarządzania, by mogły one samodzielnie realizować zadania i funkcje controllingu. Wykorzystanie zewnętrznych ekspertów pozwala uniknąć błędów i konfliktów, które mogłyby pojawić się przy próbie samodzielnego wdrożenia, a dodatkowo zapewnia dostęp do profesjonalnych narzędzi i rozwiązań. Zazwyczaj wiąże się to również z ponoszeniem niższych kosztów. Wdrażając bowiem controlling we własnym zakresie należy liczyć się nie tylko z kosztami wynagrodzeń pracowników nowoutworzonej jednostki controllingu, lecz również z kosztami oprogramowania, baz danych oraz szkoleń tematycznych. Dodatkowym kosztem, który może się wówczas pojawić, są negatywne konsekwencje błędnych decyzji pracowników działu controllingu. W przypadku wykorzystania specjalistów z zewnątrz, ze względu na profesjonalny charakter działalności są oni zobowiązani do zachowania należytej staranności i ponoszenia wszelkich konsekwencji z tym związanych.
Korzyści z wdrożenia controllingu
Wdrożenie controllingu wiąże się z wieloma korzyściami, związanymi zarówno z optymalizacją zachodzących w firmie procesów jak i jej pozycji na rynku. Dostęp do wielopoziomowej informacji zarządczej umożliwia szybkie reagowanie na zmiany zachodzące w otoczeniu, co może przyczynić się do wzmocnienia pozycji rynkowej. Kontrola bieżącej działalności firmy przyczyni się do utrzymania płynności finansowej na optymalnym poziomie. Dane o rentowności poszczególnych ośrodków odpowiedzialności są cenną dla Zarządu wskazówką odnośnie przyszłych kierunków działań. Controlling zwiększa świadomość efektów działań wszystkich uczestników organizacji, co pozwoli na zapewnienie racjonalności zarządzania zarówno na szczeblu strategicznym jak i operacyjnym.
Korzyści z wdrożenia controllingu jest wiele i są one różne w zależności od założonych celów i specyfiki przedsiębiorstwa. Najważniejszą jednak korzyścią jest poprawa efektywności zarządzania i możliwość uzyskania wyników zgodnych z założonymi planami, co świadczyć będzie o realizacji strategii firmy zakładającej przetrwanie i rozwój w długim okresie.
Zobacz także: Jak optymalizować koszty w małej firmie?