Zakładowy plan kont - zasady opracowywania

Na potrzeby informacyjne jednostki należy zwrócić uwagę w szczególności w zakresie:

● obowiązkowej sprawozdawczości jednostki,

● branżowych wytycznych dotyczących prowadzenia ksiąg rachunkowych,

● ustalenia podstawy naliczenia podatków, jak i ich wysokości,

● sprawowania kontroli wewnętrznej,

● podejmowania decyzji zarządczych.

Podstawą ustalenia planu kont powinna być analiza potrzeb jednostki w zakresie gromadzenia i przetwarzania informacji. Daje to dużą swobodę jednostkom w kreowaniu zawartości planu kont.

Przy konstruowaniu planu kont wskazane jest uwzględnienie wielu elementów i ich właściwy dobór, co przesądzi o jego przydatności i roli w jednostce gospodarczej.

Polecamy: RODO w marketingu

Zakładowy plan kont powinien zawierać:

1) wykaz stosowanych przez jednostkę:

- kont księgi głównej (kont syntetycznych),

- kont ksiąg pomocniczych (kont analitycznych),

- kont pozabilansowych;

2) opis funkcjonowania kont syntetycznych, ich charakterystykę oraz korespondencję (wzajemne powiązanie) z innymi kontami syntetycznymi;

3) zasady tworzenia kont pomocniczych (kont analitycznych) w powiązaniu z konkretnymi kontami syntetycznymi, których stanowią uszczegółowienie;

4) wskazanie typowych operacji gospodarczych występujących w jednostce gospodarczej ewidencjonowanych na kontach ujętych w zakładowym planie kont (zapisy typowych operacji);

5) określenie dowodów księgowych, w tym zastępczych, stanowiących podstawę dokonywanych zapisów.

Istotna w tym zakresie jest technika prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym zasady komputerowego przetwarzania danych.

Zakres kont ujętych w planie kont, ich podział oraz zasady funkcjonowania powinny, jak wskazano, zaspokajać potrzeby jednostki. Niezbędne jest dostosowanie zakładowego planu kont do indywidualnych potrzeb jednostki. Dostosowując szczegółowość i konstrukcje układu kont, należy uwzględnić rodzaj i zakres działalności operacyjnej prowadzonej przez jednostkę, jej strukturę organizacyjną, jak również wymogi co do sprawowania kontroli oraz pozyskania informacji na potrzeby podejmowania decyzji zarządczych.

Ze względu na istotny wpływ na prowadzenie ksiąg rachunkowych, przy opracowywaniu plany kont należy również uwzględnić:

1) zasady amortyzacji (umarzania) środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz nieruchomości inwestycyjnych;

2) zasady jednorazowej amortyzacji środków trwałych i innych uproszczeń stosowanych przy dokonywaniu odpisów amortyzacyjnych;

3) zasady dokonywania odpisów aktualizujących wartość środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz nieruchomości inwestycyjnych;

4) zasady wyceny rzeczowych aktywów obrotowych i z tym związane metody prowadzenia ewidencji szczegółowej rzeczowych składników aktywów obrotowych;

5) zasady i złożoność ewidencji rozrachunków i roszczeń i ujmowania odpisów aktualizujących ich wartość;

6) zakres rachunku kosztów, z czym wiąże się wybór zespołów kont na potrzeby ewidencji i rozliczania kosztów działalności operacyjnej, tj. pełna ewidencja kosztów (zespół 4 i 5) czy niepełna ewidencja kosztów (tylko zespół 4 lub tylko zespół 5);

7) zasady kalkulacji kosztu wytworzenia produktów;

8) zasady ewidencji i rozliczania czynnych i biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów;

9) określenie wariantów prezentacji rachunku zysków i strat i z tym związanego ewidencyjnego sposobu ustalania wyniku;

10) zasady ewidencji przychodów i kosztów działalności, w tym zasady rozliczania i ewidencji umów długoterminowych;

11) wyznaczenie roli szczególnych kont, takich jak na przykład:

- konta 13-9 Środki pieniężne w drodze,

- konto 30 Rozliczenie zakupu,

- konta 49 Rozliczenie kosztów rodzajowych,

- konto 58 Rozliczenie kosztów działalności czy

- konto 08 Środki trwałe w budowie;

12) wykaz powiązań kont z pozycjami bilansu i rachunku zysków i strat.

Szczegółowe odniesienie do wskazanych zagadnień i z tym związanych możliwych rozwiązań znajduje się przy omawianiu poszczególnych zespołów kont, z którymi zagadnienia łączą się lub do których przypisano konta księgowe.

Przyjmując zakładowy plan kont, jednostka ustala wykaz kont księgowych w układzie syntetycznym oraz ich rozbudowę analityczną. W zakładowym planie kont również muszą zostać określone zasady funkcjonowania kont ksiąg pomocniczych (kont analitycznych) i ich powiązania z kontami księgi głównej (kontami syntetycznymi). Poziom rozbudowy analitycznej i jej złożoność powinny być adekwatne do potrzeb informacyjnych i kontrolnych jednostki.

Konta księgowe

Przy konstrukcji planu kont należy pamiętać o funkcjonowaniu zależności pomiędzy liczbą kont syntetycznych i ich potrzebą rozbudowy analitycznej. Zaplanowanie większej liczby kont syntetycznych, co wiąże się z rozbudową ewidencji na tym poziomie, będzie skutkowało mniejszą potrzebą rozwinięcia ewidencji poprzez zapisy na kontach analitycznych. W tym zakresie konstrukcja planu kont wymaga przemyślenia. Z pewnością złożona, wielostopniowa analityka może być uciążliwa i może zwiększać pracochłonność prowadzenia ewidencji. Należy w tym momencie podkreślić, że sprawowanie kontroli nad wiarygodnością informacji uzyskiwanych w wyniku jej prowadzenia może stanowić problem.

W praktyce obowiązuje zasada, że konta ujęte w planie kont są grupowane w zespoły kont, które cechuje jednorodna lub zbliżona treść ekonomiczna oraz podobny sposób ich funkcjonowania. Zastosowaną systematykę grupowania kont podporządkowano wymogom sprawozdawczości zewnętrznej.

Zwykle konta objęte zakładowym planem kont tworzą 9 zespołów kont oznaczonych symbolem od 0 do 8. Każdy z dziewięciu zespołów ma swoją nazwę.

W niniejszej publikacji funkcjonuje podział kont na następujące zespoły:

Konta syntetyczne oraz analityczne są oznaczane symbolami, które identyfikują je i łączą z przynależnością do konkretnego zespołu kont od 0 do 8.

Najczęściej konta syntetyczne otrzymują oznaczenie w postaci dwóch lub trzech cyfr, które rozpoczynają się od numeru zespołu kont, do którego zostały przyporządkowane.

Symbole kont analitycznych oprócz symbolu konta syntetycznego, którego stanowią uszczegółowienie, dalej oznaczone są większą liczbą cyfr, zwykle przy zastosowaniu klasyfikacji dziesiętnej.

Liczba cyfr w symbolu konta często wynika z zasad przyjętych w jednostce, a najczęściej jest uwarunkowana strukturą symboli przyjętą w programie komputerowym.

Przy oznaczeniu symboliki kont jednostka powinna dostosować się do możliwości programu komputerowego. Jeżeli program komputerowy pozwala na użycie alfanumerycznego symbolu konta o wyznaczonej liczbie znaków, jednostka powinna to uwzględnić i oznaczyć w ten sposób konta w swoim zakładowym planie kont. Zwykle programy komputerowe są elastyczne w zakresie symboliki kont, powiązanej z kształtowaniem zasad grupowania danych według różnych kryteriów.

Opracowanie dobrego planu kont może stanowić duże wyzwanie dla jednostki gospodarczej i nie jest zadaniem łatwym. Stopień złożoności rośnie w sytuacji jednostek dużych, o rozbudowanym zakresie działalności operacyjnej i znacznie rozszerzonych potrzebach informacyjnych. Będzie to związane szczególnie z rozbudową analityczną zakresu gromadzonych informacji. W takich jednostkach docenia się znaczenie dobrze skonstruowanego zakładowego planu kont.

W celu ujednolicenia zasad grupowania operacji gospodarczych i ograniczenia nakładu pracy związanego z ustaleniem zakładowego planu kont, zgodnie z art. 83 ust. 1 ustawy o rachunkowości, mogą być stosowane wzorcowe plany kont.

Dostępnych jest wiele publikacji tytułowanych jako wzorcowy plan kont. Zwykle tego typu publikacje odnoszą się do szerokiego zakresu zagadnień i problemów w zakresie konstrukcji planu kont w związku z ewidencją księgową. Jednakże nie jest wskazane traktowanie tych publikacji jako zakładowego planu kont konkretnej jednostki. Tego typu publikacje z pewnością mogą stanowić pomoc jako wzorce i rozwiązania do naśladowania przy opracowywaniu własnego zakładowego planu kont. Zakładowy plan kont jednostki, w tym wykorzystywany zestaw kont, powinien być dostosowany do jej indywidualnych potrzeb i uwzględniać dla niej przewidziane rozwiązania.

Szczególnym rozwiązaniem, które zostało przyjęte przez Ministra Finansów, było wprowadzenie planu kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, określając, że plany te stanowią podstawę do opracowania zakładowych planów kont w tych jednostkach.

Zakładowy plan kont powinien odnosić się także do problemów rozliczeń podatkowych jednostki i to w zakresie różnych podatków.

Mając na uwadze to, że art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych obliguje podatników do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, księgi rachunkowe są traktowane jako stanowiące podstawę ustalenia podatku dochodowego. Będzie się to wiązać z koniecznością dostosowania zakładowego planu kont do wskazanych potrzeb, szczególnie w zakresie ewidencji kosztów i przychodów. W tym zakresie bierze się pod uwagę nie tylko konta bilansowe, ale również i pozabilansowe.

Artykuł niniejszy jest fragmentem publikacji: Wzorcowy plan kont dla firm z komentarzem