Audyt jest prowadzony równolegle przez członków zespołu audytującego. Audytor wiodący prowadzi spotkanie otwierające i zamykające audyt, kieruje zespołem audytującym, wykonuje ocenę systemy zarządzania, przygotowuje raport z audytu, ocenia ewentualne korekcje i działania korygujące wykonane przez jednostkę certyfikującą oraz opracowuje projekt decyzji związanej udzieleniem lub odmową udzielenia akredytacji OiB.
Eksperci techniczni wykonują ocenę polegającą na analizie dokumentów i zapisów oraz obserwacji działań wykonywanych przez pracowników jednostki certyfikującej podczas oceny zgodności wyrobów przeznaczonych na potrzeby bezpieczeństwa państwa, przygotowują raporty z audytu oraz oceniają ewentualne korekcje i działania korygujące wykonywane przez jednostkę certyfikującą.
Ocena kompetencji technicznych jednostki certyfikującej wykonywana jest przez ekspertów technicznych w oparciu o wymagania norm, kryteriów technicznych wyrobów, dokumentacji techniczno-technologicznej lub innych dokumentów stanowiących specyfikację techniczną wyrobu oraz wymagania procedur lub programów certyfikacji jednostki. Ocenie podlega również wykonywana przez jednostkę kontrola warunków techniczno-organizacyjnych dostawcy. Podczas audytu audytor wiodący i eksperci zapisują dane osób udzielających wyjaśnień oraz nazwy analizowanych dokumentów.
Polecamy: Akredytacja w zakresie obronności i bezpieczeństwa - jakie dokumenty złożyć?
Przed zakończeniem audytu odbywa się wewnętrzne spotkanie zespołu audytującego, podczas którego audytor wiodący i eksperci techniczni omawiają wyniki audytu oraz zapisują ewentualne niezgodności w kartach niezgodności. Informacja o zaobserwowanej niezgodności powinna zostać przekazana przedstawicielowi jednostki audytowej w trakcie jej identyfikacji.
Wnioskowany przez jednostkę certyfikującą zakres akredytacji OiB jest uzgodniony pomiędzy kierownictwem jednostki a ekspertami zespołu audytujacego. Audyt kończy się spotkaniem zamykającym, podczas którego audytor wiodący przekazuje w imieniu zespołu audytującego wnioski z przeprowadzonego audytu oraz informacje o dalszym trybie postępowania i terminach działań. Eksperci techniczni razem z raportem z audytu przekazują audytorowi wiodącemu rachunek za wykonane działo. Poprawność wykonania umowy audytor wiodący potwierdza na rachunku. „Rachunek eksperta technicznego” jest załącznikiem Z-08-OSA.
Audyt w jednostce certyfikującej może obejmować również ocenę systemu zarządzania oraz ocenę warunków techniczno-organizacyjnych dostawcy wyrobów. Raporty z audytu są przekazywane jednostce certyfikującej w terminie 21 dni od daty zakończenia audytu.
Zakres akredytacji OiB jest uzgadniany podczas audytu pomiędzy kierownictwem technicznym jednostki certyfikującej a zespołem audycyjnym. Zakres akredytacji może zostać potwierdzony, znowelizowany lub ograniczony. Podczas audytu, audytu nadzoru lub audytu specjalnego, zakres akredytacji nie może być rozszerzony.
W odniesieniu do niezgodności stwierdzonych podczas audytu jednostka certyfikująca ma obowiązek wykonać skuteczne korekcje i działania korygujące. Zamierzenia związane z wykonaniem tych działań jednostka przedstawia w odpowiednim polu oryginału karty niezgodności. Wypełniona karta niezgodności powinna zostać dostarczona do Departamentu Analiz i Nadzoru w terminie 7 dni od dnia zakończenia audytu. Dowody wykonania zaplanowanych korekcji i działań korygujących jednostka certyfikująca ma obowiązek dostarczyć do Departamentu Analiz i Nadzoru w terminie zadeklarowanym w karcie niezgodności, nie dłuższym jednak niż 60 dni od dnia zakończenia audytu.
Przekroczenie uzgodnionego terminu dostarczenia dowodów wykonania korekcji i działań korygujących spowoduje złożenie wniosku Dyrektora Departamentu Analiz i Nadzoru do Szefa Gabinetu Politycznego Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji o odmowę udzielenia jednostce akredytacji OiB. Załącznikiem do wniosku jest projekt decyzji Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.
Wniosek o odmowę udzielenia akredytacji OiB składany jest po upływie 7 dni od daty uzgodnionego terminu usunięcia niezgodności. Przyczyną odmowy udzielenia akredytacji OiB jednostce certyfikującej może być także niepoprawne wykonanie korekcji i działań korygujących. Ocena przesłanych dowodów jest wykonywana przez tego członka zespołu audytującego, który sformułował niezgodność w terminie 7 dni od dnia ich otrzymania.
Przerwanie procesu akredytacji może nastąpić, jeżeli jednostka certyfikująca:
• nie wywiązuje się ze zobowiązań określonych we wniosku o udzielenie akredytacji;
• nie dostarcza w wyznaczonym terminie dokumentów lub informacji niezbędnych do kontynuowania procesu akredytacji;
• nie wykonała działań korygujących w terminie dwóch miesięcy od dnia audytu lub wystąpiła z wnioskiem o przerwanie procesu akredytacji.
Decyzję związaną z przerwaniem procesu akredytacji podejmuje Dyrektor Departamentu Analiz i Nadzoru na podstawie opinii audytora wiodącego, zaakceptowanej przez Naczelnika Wydziału Modernizacji i Normalizacji. Przerwany proces akredytacji nie może być kontynuowany. Jednostka certyfikująca, która zamierza uzyskać akredytację OiB powinna złożyć nowy wniosek o udzielenie akredytacji
Udzielenie akredytacji OiB przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji następuje w trybie decyzji administracyjnej. Podstawa podjęcia decyzji o udzieleniu akredytacji jest uzasadnienie, które zawiera opis przebiegu procesu akredytacji oraz potwierdzenie, że jednostka certyfikująca spełnia wymagania akredytacyjne. W uzasadnieniu umieszcza się również informację dotyczącą wykonania korekcji i działań korygujących, które usuwają niezgodności stwierdzone podczas audytu.
Polecamy: Jaka dotacja na prowadzenie żłobka?
Źródło: MSWiA