Ów zgłaszający przedsiębiorca w sprawie uzyskania patentu, prawa ochronnego albo prawa z rejestracji jest stroną w postępowaniu przed Urzędem Patentowym. Nie musi on jednak działać samodzielnie. Istnieje możliwość powołania przez przez przedsiębiorcę pełnomocnika, który będzie go reprezentował podczas czynności przez Urzędem Patentowym.
Pełnomocnictwo jest to czynność prawna, której treścią jest oświadczenie woli mocodawcy (w tym wypadku przedsiębiorcy) upoważniające inną osobę lub osoby do dokonywania w jego imieniu czynności prawnych określonych w pełnomocnictwie. Na podstawie tego umocowania pełnomocnik jest upoważniony do reprezentowania (zastępstwa) mocodawcy, w zakresie określonym w pełnomocnictwie, w stosunkach prawnych z innymi podmiotami prawa. Warto zaznaczyć, że pełnomocnik działa w imieniu i na rzecz mocodawcy i tylko i wyłącznie w granicach pełnomocnictwa. Jeżeli więc np. przedsiębiorca udzielił pełnomocnictwa do złożenia wniosku o udzielenie ochrony na znak towarowy, pełnomocnik nie będzie umocowany do wydania zezwolenia na korzystanie ze znaku przez innych przedsiębiorców.
Forma pełnomocnictwa zależy od tego, do czego jest ono udzielane i tutaj wchodzą w grę przepisy kodeksu cywilnego. Na pewno powinno ono być udzielone na piśmie. W interesie przedsiębiorcy jest też dokładne sformułowanie zakresu udzielonego pełnomocnictwa. Jeżeli nie radzimy sobie z jego skonstruowaniem można wybrać się do notariusza, który zrobi to fachowo.
Przeczytaj również: Czym jest sprawozdanie finansowe?
Pełnomocnikiem strony w postępowaniu przed Urzędem w sprawach związanych z dokonywaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń oraz utrzymywaniem ochrony wynalazków, wzorów użytkowych, wzorów przemysłowych, znaków towarowych, oznaczeń geograficznych i topografii układów scalonych może być tylko rzecznik patentowy. Natomiast pełnomocnikiem osoby fizycznej może być również współuprawniony z prawa patentowego, a także rodzice, małżonek, rodzeństwo lub zstępni strony oraz osoby pozostające ze stroną w stosunku przysposobienia. Jeżeli zaś osoba występująca nie ma miejsca zamieszkania lub siedziby na obszarze Polski może ona działać tylko za pośrednictwem rzecznika patentowego.
Pełnomocnikiem strony do jednej czynności może być tylko jedna osoba fizyczna. Pełnomocnictwo to powinno być udzielone na piśmie i dołączone do akt przy dokonywaniu pierwszej czynności prawnej. Jeżeli natomiast pełnomocnictwo dotyczy więcej niż jednej sprawy, powinno być ono dołączone do akt sprawy, w której pełnomocnik dokonuje pierwszej czynności. Dokonując czynności w pozostałych sprawach objętych pełnomocnictwem, pełnomocnik powinien dołączyć uwierzytelniony odpis pełnomocnictwa. Rzecznik patentowy może sam uwierzytelnić odpis udzielonego mu pełnomocnictwa.
Od pełnomocnictwa musi być uiszczona odpowiednia opłata skarbowa, podobnie w każdym innym postępowaniu. Opłata ta powinna być uiszczona z góry. W razie nieuiszczenia należnej opłaty Urząd Patentowy wezwie pełnomocnika do jej uiszczenia, a na wypadek nieuiszczenia, wezwie również stronę do potwierdzenia czynności dokonanych przez pełnomocnika, wyznaczając w tym celu odpowiedni termin. W razie bezskutecznego upływu wyznaczonego terminu, postępowanie wszczęte w wyniku dokonania zgłoszenia lub złożenia wniosku zostanie umorzone.
Odnośnie działania pełnomocnika istnieje wiele kwestii, które warto wyjaśnić, aby nie zostały później popełnione przez przedsiębiorcę błędy, które będą skutkować nieotrzymaniem lub utratą ochrony. Może mieć więc miejsce sytuacja, gdy w sprawie działał już pełnomocnik, a następnie zostanie on przez stronę odwołany. Jeżeli wówczas zostanie powołany inny pełnomocnik, nawet z tym samym zakresem działania, uważa się jednak, że pierwsze pełnomocnictwo zostało odwołane. Jeżeli natomiast pełnomocnictwo obejmuje kilka osób ustanowionych do tych samych czynności, za pełnomocnika uważa się tego z nich, który dokonał czynności i dołączył pełnomocnictwo do akt prowadzonej sprawy.
Polecamy serwis Fundusze unijne
W razie upoważnienia przez stronę do działania w postępowaniu przed Urzędem Patentowym jednostki świadczącej usługi w tym zakresie i złożenia oświadczenia przez kierownika tej jednostki, wskazującego zatrudnionego w niej rzecznika patentowego jako upoważnionego do działania, oświadczenie takie uważa się za pełnomocnictwo.
Pełnomocnik, z wyjątkiem rodziców, małżonka, rodzeństwa lub zstępnych strony oraz osób pozostających ze stroną w stosunku przysposobienia może udzielić dalszego pełnomocnictwa (tzw. substytucja).
Jeżeli dokonywane są czynności zachowawcze, czyli takie które zmierzają do zachowania posiadanego przez przedsiębiorców wspólnie prawa lub uprawnienia, nie jest wymagane pełnomocnictwo od drugiego współuprawnionego.
W sytuacji, gdy stroną w sprawie jest kilka osób i nie wyznaczyły one wspólnego pełnomocnika, powinny one wskazać jeden adres do korespondencji. W przypadku niewskazania takiego adresu uważa się, że jest nim adres osoby wymienionej na pierwszym miejscu w zgłoszeniu albo w innym dokumencie będącym podstawą wszczęcia postępowania. Ma to na celu ułatwienie w dostarczaniu korespondencji. Jednak na wniosek strony Urząd Patentowy przekaże pisma kierowane zgodnie z tą zasadą także na dodatkowo wskazane przez stronę adresy. Zasada ta ma odpowiednie zastosowanie również w przypadku, gdy stroną w sprawie jest jedna osoba, która wyznaczyła pełnomocnika.