Krok 1. - wybór formularza
Zgłoszenia zbioru danych należy dokonać na formularzu, którego wzór stanowi załącznik do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 11 grudnia 2008 r. w sprawie wzoru zgłoszenia zbioru danych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych (Dz. U. Nr 229, poz. 1536).
Krok 2. - sporządzenie zgłoszenia
Stosownie do art. 41 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych, zgłoszenie zbioru danych do rejestracji powinno zawierać:
- wniosek o wpisanie zbioru do rejestru zbiorów danych osobowych;
- oznaczenie podmiotu prowadzącego zbiór i adres jego siedziby lub miejsca zamieszkania, w tym numer identyfikacyjny rejestru podmiotów gospodarki narodowej, jeżeli został mu nadany, oraz podstawę prawną upoważniającą do prowadzenia zbioru, a w przypadku podmiotu, o którym mowa w art. 31a, oznaczenie tego podmiotu i adres jego siedziby lub miejsce zamieszkania;
- cel przetwarzania danych;
- opis kategorii osób, których dane dotyczą, oraz zakres przetwarzanych danych;
- sposób zbierania oraz udostępniania danych;
- informację o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane mogą być przekazywane;
- opis środków technicznych i organizacyjnych zastosowanych w celach określonych w art. 36-39;
- informację o sposobie wypełniania warunków technicznych i organizacyjnych, określonych w przepisach, o których mowa w art. 39a;
- informację dotyczącą ewentualnego przekazywania danych do państwa trzeciego.
Zgłoszenie powinno zawierać wszystkie informacje, o których mowa w art. 41 ust. 1 pkt 1-7 ustawy być podpisane przez administratora danych (np. osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą jednoosobowo) lub inną osobę upoważnioną do reprezentowania wnioskodawcy.
Polecamy: Jaka kara grozi firmie za nielegalne zatrudnianie?
Krok 3. - przekazanie zgłoszenia
Zgłoszenie można również przesłać pocztą lub złożyć w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
Od lipca 2006 r. zgłoszenia można dokonać także drogą elektroniczną z użyciem bezpiecznego podpisu elektronicznego.
Zgłoszenie można również dokonać drogą elektroniczną bez użycia podpisu elektronicznego, a następnie uzupełnić zgłoszenie w formie papierowej. Aplikacja umożliwiająca skuteczne dokonanie zgłoszenia drogą elektroniczną znajduje się na stronie internetowej Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych w systemie "platforma e-giodo".
Polecamy: Jak długo operator może przechowywać dane w serwisach internetowych?
Źródło: GIODO