Poniżej zamieszczamy parę przykładów poprawnego słownictwa i określeń używanych w korespondencji biznesowej.
Jeżeli nie znamy nazwiska swojego adresata, nie wiemy też czy jest to kobieta czy mężczyzna, początek wiadomości powinien brzmieć „Dear Sir or Madam”, w zakończeniu natomiast piszemy „Yours faithfully".
Jeżeli znamy nazwisko adresata oraz jego płeć, najlepiej ułożyć wiadomość według schematu:
„Dear Mr Smith (Dear Mrs Smith) ...... Yours sincerely.”.
Jeśli natomiast e-mail jest adresowany do kilku osób, których nie znamy, używamy zwrotu „Dear Sirs”
Polecamy: Analiza otoczenia biznesowego firmy
W praktyce w korespondencji biznesowej (mailowej, niezbyt formalnej) często listy są zatytułowane: „Dear Imię” lub „Dear Mrs Nazwisko” a w podpisie najczęściej widnieje „Best regards” lub „Regards”.
Dalsza część wiadomości powinna wyjaśniać powód napisania listu. Jeżeli nawiązujemy do czegoś związanego bezpośrednio z firmą, z którą się kontaktujemy, możemy napisać: „With reference to…” (Nawiązując do…) lub „Further to…” (W nawiązaniu do…).
Można także użyć następujących zwrotów: „I am writing to...", „I am writing with regard to...”, „I am writing on behalf of...” – ten ostatni zwrot oznacza dosłownie „Piszę w imieniu…".
Poniżej zamieszczamy kilka przykładów rozwinięcia wiadomości:
| Polski | Angielski |
| Bylibyśmy wdzięczni gdyby mógł Pan przesłać nam więcej informacji na temat... | We would appreciate it if you could send us more detailed information about… |
| W odpowiedzi na pismo Panów/Państwa z dnia... | In reply to your letter of... |
| Czy byłby Pan tak uprzejmy... | Would you be so kind as to… |
| Czy mogliby Państwo podać nam... | Could you please tell us... |
| Czy mógłby mi Pan przesłać... | Would you please send me… |
| Skontaktujemy się z Panami/Państwem niezwłocznie. | We will get in touch with you without delay. |
| Niniejszym informujemy, że... | This is to inform you that... |
| Z przykrością informujemy, że... | We are sorry to inform you that… |
| Miło nam poinformować, że... | We are pleased to inform you that... |
Najbardziej typowymi zakończeniami listu formalnego, są:
| Polski | Angielski |
| Będę wdzięczna/y za szybką odpowiedź… | I expect to hear from you as soon as possible…
|
| W razie pytań proszę o kontakt. | Should you have any questions, please contact me.
|
| Oczekuję z radością na Pańską odpowiedź. | I look forward to hearing from you.
|
| Jeśli potrzebne sa Pani/Pani dodatkowe informacje, jestem do dyspozycji. | If you require any further information, please do not hesitate to contact me.
|
Pamiętajmy także o umieszczeniu własnego imienia, nazwiska, stanowiska służbowego i numeru telefonu.
Zobacz serwis: Zarządzanie