Informacje, które zawarte są w korespondencji powinny uwzględniać przede wszystkim potrzeby i życzenia adresata.
Kształtowanie wizerunku firmy to proces, który nie zawsze kończy się sukcesem. Z reguły stosowane są różnego rodzaju działania promocyjne, które mają sprawić, że to właśnie my a nie konkurencja zostaniemy zauważeni i umocnimy swoją pozycję na rynku. Jednak mało kto zdaje sobie sprawę, że jednym ze skuteczniejszych sposobów kreowania wizerunku jest umiejętne prowadzenie korespondencji handlowej.
Profesjonalna korespondencja pomaga w zawieraniu nowych transakcji i zdobywaniu nowych kontaktów, informacji. Informacje te dotyczą zarówno klientów, jak i nowych rynków. Uważa się, że napisanie listu nie powinno sprawić żadnych trudności, jednak tak do końca nie jest.
Aby poprawnie napisać pismo, list handlowy, nie wystarczy nam wiedza o problematyce z zakresu handlu. Ważne jest opanowanie techniki pisania listów, korespondencji, znajomość zasad niezbędnych przy formułowaniu treści pisma, jego rozplanowanie z wyszczególnieniem wszystkich części składowych.
Polecamy: Sposoby tłumaczenia korespondencji anglojęzycznej
Oto podstawowe zasady formułowania treści pisma:
- zwięzłość – pismo charakteryzuje się krótkimi zdaniami, brak w nich powtórzeń,
- jasność i zrozumiałość – stosowanie zrozumiałych określeń, pisanie prostym językiem, należy wyjaśnić słowa obcego pochodzenia,
- ścisłość – korespondencja powinna dotyczyć jednej sprawy,
- uprzejma forma,
- kompleksowość – informacje, które zawarte są w korespondencji powinny uwzględniać przede wszystkim potrzeby i życzenia adresata, kompleksowość zawartych informacji to efektywność w działaniu, jak również gwarancja powodzenia w biznesie,
- staranność opracowania – wpływa na wizerunek firmy,
- umiejętność przekonywania,
- zaakcentowanie szczególnie ważnych kwestii,
- przejrzystość,
- stosowanie znanych skrótów.
Zobacz serwis: Korespondencja w biznesie