Odmowa transakcji kartą płatniczą dotyczy najczęściej przypadków gdy karta płatnicza straciła ważność, upłynął okres na jaki została wydana. Można również nie przyjąć zapłaty kartą, jeżeli podpis na karcie nie zgadza się z podpisem złożonym podczas transakcji na dokumencie obciążeniowym. Także jeżeli podczas przyjmowania płatności kartą, pojawią się uzasadnione wątpliwości co do tożsamości użytkownika karty, przedsiębiorca może zażądać okazania mu dokumentu stwierdzającego tożsamość tej osoby. Żądanie tego rodzaju nie powinno mieć miejsca, gdy przedsiębiorca nie ma żadnych tego typu podejrzeń, nie może więc być to standardowa procedura.
Odmowa okazania dokumentu stwierdzającego tożsamość (przede wszystkim dowodu osobistego lub paszportu) uprawnia akceptanta do odmowy przyjęcia zapłaty. Tak samo dzieje się w razie stwierdzenia (np. poprzez porównanie imienia i nazwiska na karcie i okazanym mu dokumencie), że danym elektronicznym instrumentem posługuje się osoba nieuprawniona. Taką osobą jest nie tylko osoba, która nielegalnie weszła w posiadanie karty (np. złodziej), ale także każda inna, której dane identyfikacyjne nie są tożsame z danymi umieszczonymi na karcie.
Poza wyżej wymienionymi przypadkami powody braku akceptacji transakcji kartą płatniczą mogą być związane z odmową banku, który kartę wydał. Posiadacz karty przyczyny takiej odmowy może poznać tylko i wyłącznie kontaktując się z bankiem – wystawcą karty. Centrum rozliczeniowe nie ma prawa podać przyczyny odmowy płatności kartą, nawet jeśli ją zna a zna ją na pewno. Posiadacz karty nie jest klientem dla takiego centrum, klientem jest punkt, w którym dokonywana jest transakcja.
Na każdej karcie jest podany numer telefonu do działu obsługi klienta banku. Pod tym numerem klient powinien poznać przyczyny odmowytransakcji.
Przyczyną odnowy płatności kartą może być brak akceptacji transakcji w systemie spowodowany np. problemem z komunikacją, błędem systemowym, uszkodzonym terminalem, lub zwyczajnym brakiem prądu. W takich przypadkach informacja taka może być zaznaczona na paragonie (np. komunikat: odmowa błąd komunikacji).