Po zakwalifikowaniu projektu do wsparcia unijnego następuje podpisanie umowy o dofinansowanie realizacji projektu. Umowa określa szczegółowe warunki realizacji projektu, w tym wysokość unijnej dotacji, zasady jej wypłaty, harmonogram rzeczowo-finansowy, zasady sprawozdawczości, działania informacyjne i promocyjne itd. W trakcie realizacji projektu może jednak pojawić się konieczność zmiany postanowień zawartej umowy o dofinansowanie. W przypadku projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego wprowadzenie zmian do zapisów umowy jest możliwe, pod warunkiem zachowania określonych zasad, za pomocą aneksu.
Polecamy: Dotacje unijne 2012 - poradnik przedsiębiorcy
Zasady wprowadzania zmian do umowy o dofinansowanie
Umowa o dofinansowanie projektu unijnego może zostać zmieniona wyłącznie w sytuacji wystąpienia okoliczności, które wymagają zmian treści umowy i są niezbędne do prawidłowej realizacji projektu. Następuje ona na podstawie zgodnego oświadczenia stron.
Zmiany w treści umowy nie mogą powodować znaczącej modyfikacji projektu w rozumieniu art. 57 rozporządzenia Rady nr 1083/2006 z 11 lipca 2006 roku.
Konieczność wprowadzenia zmian w umowie o dofinansowanie może wynikać z inicjatywy beneficjenta projektu jak również Instytucji Wdrażającej, tj. Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych (MJWPU). W przypadku, gdy z propozycją zmiany występuje beneficjent, wówczas jest on zobowiązany do poinformowania w formie pisemnej MJWPU o planowanych, uzasadnionych zmianach w projekcie. W sytuacji, gdy konieczność sporządzenia aneksu do umowy wynika z inicjatywy MJWPU, w ciągu 5 dni roboczych od daty stwierdzenia konieczności dokonania zmian sporządzany jest projekt aneksu do umowy o dofinansowanie wraz z wymaganymi załącznikami.
Przeczytaj: Jak powinna wyglądać umowa partnerska w projektach realizowanych na Mazowszu
Może zdarzyć się sytuacja, gdy w niedługim okresie czasu zachodzi konieczność zawarcia kilku kolejnych aneksów do umowy o dofinansowanie. Wówczas za obopólną zgodą stron może zostać zawarty jeden aneks uwzględniający wszystkie zmiany. W takim przypadku beneficjent do czasu zawarcia aneksu jest zobowiązany do pisemnego poinformowania MJWPU o kolejnych projektach zmian, które zostaną ujęte we wspólnym aneksie.
Zmiana treści umowy o dofinansowanie może nastąpić w uzasadnionym przypadku na wniosek beneficjenta projektu lub instytucji wdrażającej. W obu przypadkach konieczne jest zachowanie formy pisemnej pod rygorem nieważności.
Polecamy: serwis ABC Funduszy Unijnych
Do okoliczności, które mogą powodować konieczności zmiany postanowień umowy o dofinansowanie projektu należą w szczególności:
- zmiany osób reprezentujących beneficjenta, zmiany adresu siedziby, czy inne danych formalno-prawnych,
- zmiany numerów rachunków bankowych, które zostały wskazane w umowie o dofinansowanie,
- zdarzenia powodujące zmianę terminów realizacji projektu, których nie można było przewidzieć lub sporządzania SIWZ, okoliczności o charakterze siły wyższej, awarie urządzeń lub instalacji budowy, których wystąpienie jest niezależne od człowieka,
- zdarzenia losowe mające wpływ na czas realizacji projektu,
Do takich okoliczności z pewnością należy śmierć beneficjenta lub niezdolność do pracy z powodu choroby oraz wypadku.
- rozstrzygnięcie postępowania o zamówienie publiczne na całość lub element robót budowlanych, usług lub dostaw określonych we wniosku o dofinansowanie, którego następstwem jest zmiana terminów realizacji projektu lub kwot przewidzianych do wydatkowania w ramach projektu,
- zmiana całkowitej wartości wydatków kwalifikowanych – jeżeli ulegnie zmniejszeniu w stosunku do całkowitej wartości wydatków określonych we wniosku o dofinansowanie (tzn. powstaną oszczędności), wysokość dofinansowania unijnego ulega odpowiednio zmniejszeniu z zachowaniem udziału procentowego dofinansowania w wydatkach kwalifikowanych, jeżeli ulegnie zwiększeniu w stosunku do całkowitej wartości wydatków określonych we wniosku o dofinansowanie wysokość dofinansowania nie ulega zmianie.
W przypadku wystąpienia oszczędności i zmniejszenia wartości wydatków kwaliifkowalnych ze 100 tys. złotych do 80 tys. złotych, zmianie ulega także kwota dofinansowania unijnego. Przyjmując za maksymalny poziom dofinansowania 85% wydatków kwalfiikowalnych, po wystąpieniu oszczędności na projekcie, kwota dofinansowania unijnego ulega zmniejszeniu z 85 tys. złotych do 68 tys. złotych.
- zmiany zakładanych wartości wskaźników produktu przekraczające 15% ich wartości lub przesunięcia pomiędzy kategoriami wydatków przekraczające 15% całkowitej wartości wydatków kwalifikowanych.
W takiej sytuacji, zmiany te wymagają aktualizacji wniosku o dofinansowanie projektu, dokonania ponownej oceny wniosku o dofinansowanie oraz akceptacji MJWPU z zachowaniem formy pisemnej.
Warto podkreślić, że zmiany w umowie o dofinansowanie nie mogą spowodować zwiększenia dofinansowania określonego w umowie. Wszystkie zmiany wymagają formy pisemnej.