Środki uzyskane w ramach dotacji unijnych nie podlegają zwrotowi, jeśli zostały przez beneficjenta wykorzystane zgodnie z postanowieniami umowy zawartej z instytucją, która przyznała dotację oraz innych dokumentów, do których ta umowa się odwołuje (np. wniosku o dofinansowanie). Umowa zawiera warunki, których dotrzymanie pozwala na uzyskanie darmowej pomocy finansowej. W przypadku niespełnienia tych warunków beneficjent musi jednak zwrócić dotację w całości lub w części i do tego z odsetkami. Odbiorca dotacji ma więc dużą motywację do postępowania zgodnie z postanowieniami umowy. W interesie beneficjenta leży w związku z tym dokładne zapoznanie się z treścią umowy o przyznanie dotacji przed jej zawarciem.
Inne przeznaczenie
Działaniem wbrew zapisom umowy będzie np. wykorzystanie przyznanych środków niezgodnie z określonym przez strony umowy przeznaczeniem. Przykładowo, jeśli określonym w umowie przeznaczeniem dotacji jest zakup laptopa, a otrzymane pieniądze zostaną wydane na meble biurowe, beneficjent będzie musiał otrzymane środki zwrócić wraz z odsetkami. Jeśli pieniądze zostały przyznane na zasadach refundacji, a więc już po zakupie określonych towarów sfinansowanym bezpośrednio przez beneficjenta, także istnieje ryzyko zwrotu dotacji. Dzieje się tak w przypadku zakupu innych towarów, niż te określone w umowie. Za dotację wydatkowaną niezgodnie z przeznaczeniem uznaje się także dotację wykorzystaną po upływie terminu, na jaki została przyznana.
Archiwizacja dokumentów z projektów unijnych
Kolejnym częstym przypadkiem nie stosowania się przedsiębiorców do postanowień umowy o przyznanie dotacji z instytucją jest nierozliczenie dotacji w umówionym terminie. Beneficjent musi udowodnić, że otrzymane pieniądze zostały wydane zgodnie z przeznaczeniem i w tym celu powinien dostarczyć do instytucji określone w umowie dokumenty, np. faktury VAT. Jeżeli tego nie zrobi, będzie zobowiązany do zwrotu dotacji wraz z odsetkami. Dokumenty, jakimi posługuje się przedsiębiorca przy dokumentowaniu wydatków muszą być zgodne z prawdą.
Konieczny zwrot
Zwrot środków finansowych z dotacji może dotyczyć całości lub części tych środków, w zależności od tego, jaka część kontraktu została niewykonana. Inwestycja, na którą przedsiębiorca otrzyma dotację może się składać z kilu zadań, np. z użycia nowej technologii do wykonania inwestycji, dokonania zakupów określonych towarów, stworzenia określonej ilości miejsc pracy. Wówczas niewywiązanie się z niektórych tylko założeń projektu powoduje konieczność zwrotu jedynie takiej części dotacji, która była przeznaczona w umowie na wykonanie niezrealizowanej części. Zgodnie z przełomowym wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 7.10.2015 r. (I CSK 878/14) przedsiębiorca nie może z obawy przed utratą całego dofinansowania gospodarować środkami pochodzącymi z dotacji w sposób nieracjonalny, jeśli częściowo prawidłowo to dofinansowanie wykorzystał i osiągnął cel, któremu służyła pomoc unijna. Ponadto, przy ustalaniu części dotacji, która została przez beneficjenta wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem należy według Sądu Najwyższego brać pod uwagę stopień zawinienia beneficjenta. Każdy przypadek powinien być oceniany indywidualnie, ponieważ przy wykazaniu przesłanek braku winy w niezrealizowaniu części projektu przy jednoczesnym zrealizowaniu celu przedsięwzięcia, może się zdarzyć, że wartość dotacji, którą będzie musiał zwrócić beneficjent będzie odpowiednio niższa. Obowiązek zwrotu może nawet zostać zredukowany do zera. Dzięki temu wyrokowi, beneficjentom łatwiej będzie bronić odstępstw od założonego projektu, jeśli mają one oparcie w racjonalizacji wydatków i nie wpływają w sposób znaczący na osiągnięcie celu, na jaki została przyznana dotacja.
Polecamy: Jak wygrać przetarg - poradnik dla małych i średnich firm (książka)
W przypadku stwierdzenia przez właściwą instytucję, że beneficjent nie wywiązał się z umowy o dotację w sposób prawidłowy, otrzymuje on decyzję administracyjną, z wezwaniem do zwrotu środków finansowych (w całości lub części) wraz z odsetkami (liczonymi jak w przypadku zaległości podatkowych). Zwrotu środków finansowych należy dokonać w terminie 14 od daty doręczenia decyzji. W tym samym terminie beneficjent może odwołać się od decyzji. Wniesienie takiego odwołania automatycznie wstrzymuje wykonanie decyzji do czasu wydania rozstrzygnięcia odwoławczego przez organ drugiej instancji (którym może być np. odpowiedni Minister). Organ ten ponownie rozpoznaje sprawę, biorąc pod uwagę argumenty beneficjenta podniesione w odwołaniu. Dlatego ważne jest, aby w odwołaniu zwrócić uwagę organu na argumenty, które przemawiają na korzyść beneficjenta, np. zrealizowanie w całości celu, na jaki była przyznana dotacja mimo jej nierozliczenia. Jeśli jednak stanowisko beneficjenta nie znajdzie aprobaty w oczach organu drugiej instancji, utrzymuje on w mocy zaskarżoną decyzję i wówczas beneficjent otrzymuje upomnienie o zwrot wskazanych w decyzji środków.
Autor: Kamila Sadowska, radca prawny z krakowskiego oddziału Kancelarii Chałas i Wspólnicy