W ramach tego procesu, koncentrującego się na rozliczeniu projektu, podstawowymi fazami są:
1) podpisanie i ewentualne aneksowanie umowy na finansowanie projektu,
2) monitoring zgodności realizacji projektu z ustaleniami umowy (harmonogram, zakres rzeczowy, dokumentacja księgowa),
3) przygotowanie okresowych raportów oraz raportu finalnego i złożenie ich w Instytucji Wdrażającej,
4) zapewnienie prawidłowych rozliczeń z bankiem finansującym.
Rozpoczęcie wykonania projektu następuje po podpisaniu umowy na jego finansowanie (przyznanie dotacji). Po podpisaniu należy zaplanować działania operacyjne, przeprowadzić spotkanie osób zaangażowanych w projekt oraz szkolenie wprowadzające dla osób realizujących konkretne działania projektowe (np. jeśli projektem dotyczy wiedzy i umiejętności w firmie, to na szkoleniu wprowadzającym powinni pojawić się trenerzy którzy będą pracować z pracownikami). Jednym z czynników warunkujących przeprowadzenie projektu z sukcesem jest dbałość o ciągłość realizowanych zadań i dotrzymywanie warunków umowy. Zapisy w umowie regulują podstawowe kwestie związane z wprowadzaniem ewentualnych zmian, ze sprawozdawczością i monitoringiem projektu.
Przeczytaj również: Gdzie po dotację na założenie firmy reklamowej?
Beneficjent jest zobowiązany do przygotowania i dostarczenia okresowych i rocznych sprawozdań z realizacji projektu oraz raportu końcowego. Prawidłowo przygotowany formularz sprawozdania oraz dokumenty księgowe, opisane w sposób wymagany przez instytucję wdrażającą, są podstawą do rozliczenia poniesionych kosztów, czyli do uzyskania zwrotu pieniędzy wydatkowanych na danym etapie projektu. Dokumentami świadczącymi o ich poniesieniu są potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie faktur lub dokumenty księgowe o podobnej wartości dowodowej; zgodnie z zestawieniem dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem wraz z dowodami zapłaty (wyciągi bankowe lub potwierdzenia zapłaty gotówką) beneficjent otrzymuje dofinansowanie w formie refundacji w postaci płatności okresowych i płatności końcowej.
Ważną fazą realizacji projektu są wskaźniki monitoringu. Na etapie przygotowania projektu wnioskodawca jest zobowiązany do określenia, według jakich wskaźników zostaną zmierzone zaplanowane cele projektu. Zgodnie z zasadami obowiązującymi w podejściu projektowym przy aplikowaniu o środki unijne rozróżniamy cele na poziomie produktu, rezultatu i oddziaływania.
Cele odnoszące się do poziomu produktu to bezpośrednie efekty realizacji projektu, na przykład celem na poziomie projektu jest liczba osób przeszkolonych w wyniku zrealizowanych dni szkoleniowych. Efekty, które zostaną osiągnięte w perspektywie dłuższej, czyli w okresie po zakończeniu projektu, to cele na poziomie rezultatów. Pozostając przy przykładzie projektów edukacyjnych, rezultatem będzie m.in. podniesienie poziomu wiedzy uczestników w tematyce zgodnej z tematyką szkolenia i podniesienie kwalifikacji zawodowych pracowników dzięki zdobytej wiedzy. W perspektywie długofalowej, czyli w okresie do kilku lat po zakończeniu projektu, obserwujemy efekty oddziaływania projektu. Efektem długofalowym można określić np. wzrost konkurencyjności przedsiębiorstw poprzez podniesienie kwalifikacji zawodowych pracowników.
Monitoring projektu przeprowadzają instytucje wdrażające i instytucje zarządzające danym programem operacyjnym. W odniesieniu do projektów unijnych monitoring to proces systematycznego zbierania i analizowania ilościowych i jakościowych informacji na temat wdrażanych projektów i całego programu operacyjnego w aspekcie finansowym i rzeczowym.
Polecamy serwis Mała firma
Należy zdać sobie sprawę, że uzyskanie umowy i realizacja przedsięwzięcia może się okazać drobnostką w porównaniu z jej rozliczeniem. W tym momencie na drodze do pozyskania środków unijnych nie staje już niedobór środków finansowych czy niedociągnięcia organizacyjne przedsiębiorstwa, ale duża liczba dokumentów wymaganych do przygotowania. Istotnym warunkiem rozliczenia się przedsiębiorcy z przedsięwzięcia jest przygotowanie niezbędnych informacji do wypełnienia wniosku i sprawozdania z wykonania projektu. Dla obu tych dokumentów istnieją wprawdzie instrukcje ich wypełniania, mimo to należy się przygotować, że przy ich wypełnianiu nie uniknie się błędów, a tym samym wezwania do uzupełnienia dokumentacji. Zdarza się często tak, że po usunięciu pierwszych poprawek przedsiębiorca otrzymuje z instytucji wdrażającej kolejne pismo informujące o następnych błędach, których nie wskazano w pierwszym wezwaniu.
Co gorsza, w instytucjach wdrażających sposób oceny projektów wygląda tak, że jeden urzędnik sprawdza wniosek wraz z załącznikami, ale już inny weryfikuje poprawność sprawozdania z realizacji projektu. Jeśli więc przedsiębiorca złoży pierwszy wniosek o płatność wraz z załącznikami i popełni jakikolwiek błąd w dokumentach, to może zostać wezwany do poprawki osobno w przypadku wniosków i osobno w przypadku sprawozdania – i to w rożnych, często odległych terminach. W ten sposób weryfikacja wniosków o płatność trwa nawet kilka miesięcy.
Fragment pochodzi z książki „Pozyskiwanie środków unijnych przez przedsiębiorstwa innowacyjne. Podejście procesowe” Elżbiety Weiss (Wydawnictwo C.H. Beck, 2011). Wykorzystanie za wiedzą Wydawcy.