Na początek uwaga: wydatki muszą być celowe, rzetelne, racjonalne i oszczędne, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, wytycznymi, zaleceniami i procedurami przewidzianymi w ramach programu operacyjnego. Muszą też być ponoszone w sposób, który zapewni prawidłową i terminową realizację projektu oraz osiągnięcie celów i wskaźników zakładanych we wniosku o dofinansowanie projektu.
Kiedy można zacząć inwestycję?
Zgodnie z zapisami dokumentacji konkursowej (RPO, POIG) termin rozpoczęcia inwestycji odgrywa kluczową rolę w zakresie uznania poniesionych wydatków za kwalifikowane. Przed rozpoczęciem prac związanych z zaplanowaniem inwestycji każdorazowo należy odnieść się do zapisów dokumentacji konkursowej, która precyzuje termin „rozpoczęcie projektu”.
Z kolei „zakończenie realizacji projektu” to termin zakończenia rzeczowego i finansowego przedsięwzięcia, tj. data poniesienia (zapłaty) ostatniego wydatku związanego z realizacją projektu. Oznacza to, że wydatki poniesione po tej dacie, a przed złożeniem wniosku o płatność końcową nie będą mogły zostać uznane za kwalifikowane. W związku z tym koszty muszą być przemyślane i zaplanowane w harmonogramie, który jest integralną częścią dokumentacji aplikacyjnej, tj. wniosku i/lub biznesplanu.
Jednak - mimo starań - opracowany na etapie aplikacji harmonogram rzeczowo-finansowy w zderzeniu z faktyczną realizacją inwestycji często się zmienia, np. wydłużają się terminy związane z zakupem robót budowlanych, dostawą zamówionych środków trwałych, towarów i usług. To powoduje zaburzenie przyjętych wcześniej założeń terminowych. O takiej sytuacji przedsiębiorca zobligowany jest powiadomić instytucję organizującą konkurs, może również wnioskować o wydłużenie bądź skrócenie okresu realizacji projektu przewidzianego w umowie. Musi wówczas uaktualnić harmonogram oraz zadeklarowane na etapie aplikowania o wsparcie wskaźniki, które powinny być osiągnięte.
Jeśli zmiana jest istotna i stanowi tzw. znaczącą modyfikację projektu, a przedsiębiorca zaniedba poinformować o tym instytucję organizującą konkurs, może być nawet poproszony o zwrot dotacji razem z odsetkami.
Trwałość projektu - utrzymanie efektów inwestycji
Zgodnie z Rozporządzeniem Rady (WE) nr 1083/2006 z 11 lipca 2006 r., ustanawiającym przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającym rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 oraz zapisami umowy o dofinansowanie, beneficjent jest zobowiązany do utrzymania trwałości projektu przez 5 lat od jego zakończenia.
Beneficjenci z sektora mikro, małych i średnich przedsiębiorstw zobowiązani są do utrzymania trwałości projektu przez 3 lata od jego zakończenia.
Obowiązek utrzymania trwałości projektu zostanie zrealizowany, jeżeli inwestycja nie zostanie poddana zasadniczym modyfikacjom, tzn.:
1. mającym wpływ na jej charakter lub warunki jej realizacji lub powodującym uzyskanie nieuzasadnionej korzyści przez przedsiębiorstwo oraz
2. wynikającym ze zmiany charakteru własności elementu infrastruktury albo z zaprzestania działalności produkcyjnej i innych.
Znacząca modyfikacja oznacza jednoczesne spełnienie co najmniej jednego z warunków wymienionych w pkt 1 i co najmniej jednego z warunków wymienionych w pkt 2.
W związku z powyższym, przedsiębiorca jest zobowiązany do składania corocznie przez 3 lata (lub przez 5 lat, jeśli nie należy do sektora MSP) odpowiednich sprawozdań.
Przejrzystość dokumentacji
Poprawne złożenie wniosku o płatność i rozliczenie uzyskanego wsparcia wymaga skoordynowania prac zarówno ze strony księgowości, jak i podmiotów będących dostawcami robót budowlanych i środków trwałych.
Każdorazowo otrzymana faktura, rachunek czy równorzędny dowód księgowy (nota księgowa) wymaga potwierdzenia wydatkowania pieniędzy, w postaci np. wyciągu z rachunku bankowego czy potwierdzenia zapłaty gotówką. Istotny jest poprawny opis faktury, który umożliwia prawidłowe zakwalifikowanie poniesionego kosztu. Elementem obligatoryjnym, zamieszczanym w opisie, jest informacja, z jakiego programu operacyjnego realizowany projekt jest finansowany oraz podanie numeru umowy, na której podstawie nastąpiła realizacja inwestycji. Fakultatywnie, w opisie faktury podawane są następujące informacje:
• wartość wydatków kwalifikowanych - jeżeli nie wszystkie pozycje wymienione na fakturze są kwalifikowane w ramach umowy;
• numer ewidencyjny (księgowy) - jeżeli nie znajduje się na pierwszej stronie faktury;
• numer kategorii wydatków zgodny z harmonogramem rzeczowo-finansowym - jeżeli wyszczególnionej na fakturze pozycji nie można jednoznacznie przyporządkować do konkretnej kategorii wydatków z harmonogramu rzeczowo-finansowego;
• wartość wydatków kwalifikowanych w ramach cross-financing - w przypadku projektów dopuszczających finansowanie krzyżowe;
• wykonawca wyłoniony w trybie (tryb wyboru wykonawcy) zgodnie z art. Ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 223 z 2007 r., poz. 1655 z późn. zm.) - w sytuacji, jeżeli beneficjent jest zobowiązany do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.
Do rozliczenia projektu przedsiębiorca wraz z wnioskiem o płatność składa kopie (potwierdzone za zgodność z oryginałem) faktur/dokumentów równoważnych, opisanych zgodnie z przedstawionym powyżej sposobem.
W przypadku faktur lub innych dokumentów księgowych wystawianych w walutach obcych za wydatek kwalifikowany uznaje się wydatek faktycznie poniesiony (kurs z dnia dokonania płatności). W przypadku płatności z konta złotówkowego jest to kurs banku zastosowany do przewalutowania, a w przypadku płatności z konta walutowego jest to średni kurs NBP na dzień dokonania płatności.
Częstym problemem przedsiębiorców jest sytuacja, w której w ramach realizowanego projektu nabywają używane środki trwałe. Informacja o takowym zakupie przedstawiana jest przez przedsiębiorcę już na etapie opracowania dokumentacji konkursowej. Aby uznać wydatek poniesiony na zakup używanych środków trwałych za kwalifikowany, trzeba spełnić następujące warunki:
• cena używanych aktywów nie przekracza ich wartości rynkowej określonej na dzień ich nabycia i jest niższa od ceny podobnych nowych aktywów;
• sprzedający złoży oświadczenie określające zbywcę aktywów, miejsce i datę ich zakupu;
• beneficjent złoży oświadczenie, że zakupiony przez niego środek spełnia (zgodnie z obowiązującymi przepisami) wymogi bezpieczeństwa, środowiskowe, techniczne;
• środek trwały nie był współfinansowany z publicznych środków krajowych ani wspólnotowych w ciągu 7 lat poprzedzających datę dokonania jego zakupu przez beneficjenta.
W przypadku niespełnienia którejkolwiek z przesłanek wymienionych powyżej wydatek nie będzie mógł być uznany za kwalifikowany.
W celu ułatwienia rozliczenia zakupu używanych środków trwałych do wniosku o płatność, poza dokumentami potwierdzającymi jego nabycie (np. faktura i wyciąg bankowy), należy złożyć stosowne oświadczenia sporządzone przez beneficjenta i zbywcę. Wzory oświadczeń zamieszczane są na stronie internetowej instytucji organizującej konkurs. W przypadku braku możliwości uzyskania oświadczenia od zbywcy beneficjent jest zobowiązany przedstawić inne dokumenty potwierdzające spełnienie powyższych przesłanek.
Ponieważ obowiązkiem przedsiębiorcy jest realizowanie projektu z należytą starannością, zakup używanych środków trwałych trzeba traktować jako sytuację wyjątkową. Dlatego szczególną uwagę należy zwrócić na wysokość ceny oferowanego przedmiotu oraz możliwość zaistnienia podwójnego finansowania.
Upowszechnianie informacji o projekcie
Przedsiębiorcy często zapominają o obowiązku promocji projektu zgodnie z zapisami art. 8 i 9 Rozporządzenia Komisji /WE/ nr 1828/2006. Odpowiednie oznaczenie pełni funkcję informacyjną w zakresie wykorzystania środków publicznych. Upowszechnienie informacji sprowadza się m.in. do oznaczenia właściwymi logotypami zakupionych środków trwałych, miejsca realizacji projektu, przygotowywanych dokumentów, materiałów promocyjnych (ulotki, oferty), strony internetowej beneficjenta, zwłaszcza jeżeli wydatek na jej aktualizację był kosztem kwalifikowanym, itp.
Oznaczenia należy stosować w taki sposób, aby nie było wątpliwości, że projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej. Obowiązki w zakresie informacji i promocji beneficjent realizuje poprzez:
• Umieszczenie na wszystkich zakupionych środkach trwałych naklejek z logotypami. Dopuszczalne jest również oznakowanie środków trwałych za pomocą graweru, który uwidacznia wszystkie wymagane logotypy i informacje zawarte na naklejkach.
• Umieszczenie tablicy informacyjnej od pierwszego dnia realizacji projektu w miejscu jego realizacji, jeżeli przedmiotem projektu są prace infrastrukturalne lub budowlane, a wielkość otrzymanej dotacji przekracza 500 tys. euro. Po zakończeniu realizacji projektu tablica informacyjna zostaje zastąpiona stałą tablicą pamiątkową.
• Umieszczenie na stałe tablicy pamiątkowej w widocznym miejscu najpóźniej do 6 miesięcy od zakończenia projektu.
Jeżeli obowiązek ten nie zostanie dopełniony, beneficjent zostanie wezwany do usunięcia uchybień.
Kontrola realizacji projektu
Beneficjenci po otrzymaniu pisma informującego o terminie kontroli powinni przygotować komplet dokumentów w oryginale oraz zapisanych w systemie komputerowym, które są związane z finansową i rzeczową realizacją projektu. Ponadto muszą zapewnić kontrolującym pełen dostęp do terenów i pomieszczeń, w których realizowany jest projekt, szczególnie tych, w których znajdują się zakupione środki trwałe bądź tych, gdzie były wykonywane roboty budowlane. O terminie kontroli przedsiębiorca zostaje poinformowany w formie pisemnej. Wyznaczony termin kontroli może być przesunięty na jego uzasadniony wniosek.
Współpraca
Poprawne rozliczenie dotacji to wyzwanie dla przedsiębiorcy, wymagające znajomości ciążących na nim obowiązków i umiejętności koordynacji działań w trakcie realizacji inwestycji. Ułatwieniem płynnej realizacji projektu może być wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za prawidłowość dokumentacji projektowej i kontakty z instytucją organizującą konkurs. Przedsiębiorca musi również pamiętać o obowiązku gromadzenia i przechowywania dokumentacji projektowej przez okres trwałości projektu, tak aby uniknąć nieprzyjemności związanych z kontrolami i wizytami monitorującymi.
Zofia Gródek-Szostak
konsultant KSU z Centrum Transferu Technologii Politechnika Krakowska