Wydatki kwalifikowalne i niekwalifikowalne
Na całkowity koszt realizacji Projektu składają się dwie kwoty:
- wydatki kwalifikujące się do objęcia wsparciem (czyli te, które będą w części refundowane ze środków EFRR i budżetu państwa oraz
- wydatki nie kwalifikujące się do objęcia wsparciem (czyli te, które w całości są pokrywane ze środków własnych przedsiębiorcy).
W przypadku zmiany w zakresie wartości projektu (zmniejszenia lub zwiększenia wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem), kwota przyznanego dofinansowania może ulec zmianie. Ewentualna zmiana kwoty dofinansowania nie może spowodować przekroczenia dopuszczalnego maksymalnego poziomu intensywności wsparcia określonego danym rodzajem pomocy publicznej.
Refundacja czy zaliczka?
Instytucja Wdrażająca/Instytucja Pośredniczącą II stopnia może udzielić firmie dofinansowania w dwóch formach:
- refundacji poniesionych wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem w formie płatności pośrednich i płatności końcowej lub
- zaliczki w jednej lub kilku transzach.
Przedsiębiorca może dokonać wyboru sposobu finansowania otrzymanego wsparcia. Refundacje i zaliczki są wypłacane zgodnie z harmonogramem płatności, który stanowi załącznik do umowy. Należy pamiętać, iż wybierając formę płatności w postaci zaliczki musimy spełnić następujące wymogi:
1. Beneficjent jest zobowiązany do przestrzegania przepisów dotyczących trybu wydatkowania, rozliczania i zwrotu środków dotacji rozwojowej niewykorzystanych w danym roku budżetowym, a także zgłaszania środków o nadanie statusu niewygasających z upływem roku budżetowego, zawartych w art. 144, 157 i 210 Ustawy o finansach publicznych oraz w Rozporządzeniu Rady Ministrów w sprawie środków budżetu państwa, które nie wygasają z upływem roku budżetowego.
2. W przypadku wyboru zaliczkowego sposobu finansowania projektu, pierwsza transza dofinansowania w formie zaliczki wypłacana jest w wysokości wynikającej z wniosku o płatność zatwierdzonego przez Instytucję Wdrażającą/Instytucję Pośredniczącą II stopnia.
3. Przekazanie kolejnej transzy zaliczki następuje pod warunkiem, wykazania przez przedsiębiorcę w złożonych wnioskach o płatność wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem np. w wysokości 70 % łącznej kwoty przekazanych wcześniej transz dofinansowania w formie zaliczki (dla projektów PO IG 4.4).
4. W przypadku, gdy przedsiębiorca dokona wyboru sposobu finansowania w formie zaliczki, jest on zobowiązany do założenia odrębnego rachunku bankowego wyłącznie do obsługi płatności zaliczkowych.
5. Kolejna transza zaliczki lub kolejna płatność jest pomniejszana o odsetki bankowe narosłe na odrębnym rachunku bankowym dla płatności zaliczkowych, które jest wskazane w umowie (o ile rachunek bankowy jest oprocentowany).
6. Beneficjent składając wniosek o płatność zaliczkową, zobowiązany jest do przedkładania wyciągów z rachunku bankowego do obsługi płatności zaliczkowych za okres, którego dotyczy wniosek o płatność. Wypłaty z wyodrębnionego rachunku mogą być dokonywane wyłącznie jako płatności za usługi, dostawy, roboty budowlane w ramach Projektu.
Podstawy kwalifikowalności wydatków w projekcie
Zawsze kwota dofinansowania obliczana jest na podstawie faktycznie poniesionych przez Beneficjenta wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem wykazanych we wniosku o płatność i zatwierdzonych przez Instytucję Wdrażającą/Instytucję Pośredniczącą II stopnia.
Wydatkami kwalifikującymi się do objęcia wsparciem są wydatki, które jednocześnie:
- są niezbędne do prawidłowej realizacji Projektu;
- zostały wskazane w Harmonogramie rzeczowo-finansowym projektu stanowiącym załącznik do umowy;
- zostały faktycznie poniesione w okresie kwalifikowalności wydatków;
- zostały zweryfikowane i zatwierdzone przez Instytucję Wdrażającą/Instytucję Pośredniczącą II stopnia oraz
- zostały prawidłowo udokumentowane.
Kiedy rozpocząć a kiedy zakończyć realizację projektu?
Początek i koniec okresu kwalifikowalności wydatków dla projektu jest każdorazowo określony w dokumentacji konkursowej oraz umowie o dofinansowanie. Przedsiebiorca zobowiązuje się zakończyć realizację zakresu rzeczowego i finansowego projektu, wynikającego z wniosku o dofinansowanie, w okresie kwalifikowalności wydatków (czyli np. dzień po złożeniu projektu, w dniu określonym we wniosku o dofinansowanie). W przypadku rozpoczęcia przez firmę realizacji projektu przed dniem rozpoczęcia okresu kwalifikowalności wydatków, wszystkie wydatki w ramach projektu stają się niekwalifikowane.
Rozpoczęcie realizacji projektu przed dniem rozpoczęcia okresu kwalifikowalności wydatków może stanowić przesłankę rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym. Za rozpoczęcie realizacji projektu uznaje się dzień rozpoczęcia robót budowlanych lub dzień zaciągnięcia pierwszego zobowiązania Beneficjenta do zamówienia towarów, usług związanych z realizacją projektu, z wyłączeniem działań przygotowawczych, w szczególności studiów wykonalności, usług doradczych związanych z przygotowaniem inwestycji, w tym analiz przygotowawczych (technicznych, finansowych, ekonomicznych), oraz przygotowania dokumentacji związanej z wyborem wykonawcy.
Zakończenie realizacji projektu oznacza:
- wykonanie pełnego zakresu rzeczowego projektu zgodnie z umową oraz Harmonogramem rzeczowo-finansowym;
- udokumentowanie wykonania robót odpowiednimi protokołami odbioru;
- udokumentowanie dostaw i usług fakturami oraz innymi dokumentami potwierdzającymi zgodność realizacji z warunkami Umowy,
- zrealizowanie przez przedsiębiorcę pełnego zakresu finansowego projektu, co oznacza poniesienie wydatków i pozyskanie dokumentów stanowiących podstawę uznania wydatków za kwalifikujące się do objęcia wsparciem
Zakończenie realizacji Projektu kończy się złożeniem wniosku o płatność końcową.
Wydatki poniesione po zakończeniu okresu kwalifikowalności wydatków nie będą uznane za kwalifikujące się do objęcia wsparciem.
A co z podatkiem VAT?
Wydatki poniesione na pokrycie podatku od towarów i usług (VAT) mogą zostać uznane za kwalifikujące się do objęcia wsparciem, jeśli nie podlega on zwrotowi lub odliczeniu na rzecz Beneficjenta zgodnie z właściwymi przepisami. Zaliczenie podatku VAT do wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem możliwe jest wyłącznie w przypadku Beneficjenta, który we wniosku o dofinansowanie złożył oświadczenie o kwalifikowalności VAT. W przypadku gdy w trakcie realizacji projektu lub po jego zakończeniu, przedsiębiorca będzie mógł odliczyć lub uzyskać zwrot podatku od towarów i usług (VAT) zakupionych w ramach realizacji Projektu, wówczas jest on zobowiązany do poinformowania Instytucji Wdrażającej/Instytucji Pośredniczącej II stopnia, zgodnie z wzorem sporządzonym przez Instytucję Wdrażającą/Instytucję Pośredniczącą II stopnia. Zmiana dotycząca kwalifikowalności podatku od towarów i usług (VAT) wymaga zawarcia aneksu do umowy o dofinansowanie.
Czy do realizacji projektu muszę mieć odrębny rachunek bankowy?
Wszelkie płatności za wykonane usługi, dostawy, roboty budowlane, w tym wydatki na zakup szkoleń specjalistycznych koniecznych do prawidłowego wdrożenia inwestycji, dokonywane są za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy. Rachunek ten nie musi być tożsamy z rachunkiem bankowym, na który są przekazywane kwoty z refundacji, z zastrzeżeniem płatności dokonywanych ze środków zaliczki. W takim przypadku płatności muszą być dokonywane z rachunku wyodrębnionego dla płatności zaliczkowych, o którym mowa w umowie.
Jaoanna Ciszewska-Gajda
trener i doradca Grupy Ergo, Kierownik Projektów Unijnych