Wniosek o płatność przede wszystkim
W celu otrzymania dofinansowania przedsiębiorca (Beneficjent) jest obowiązany do przedłożenia do instytucji z którą zawarł umowę (Instytucji Wdrażającej/ Instytucji Pośredniczącej II stopnia) prawidłowo wypełnionego oraz kompletnego wniosku o płatność w formie papierowej i elektronicznej w obowiązującym formacie.
Co poza wnioskiem?
Do wniosku o płatność Beneficjent zobowiązany jest załączyć m. in.:
- kopie dokumentów księgowych (faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej), potwierdzających poniesione wydatki oraz potwierdzających dokonanie zapłaty;
- kopie protokołów odbioru dokumentujących wykonanie robót;
- kopie dokumentów potwierdzających przyjęcie środków trwałych do użytkowania oraz kopie innych dokumentów potwierdzających zgodność realizacji projektu z warunkami umowy;
- w przypadku zawarcia umowy leasingu, potwierdzoną za zgodność z oryginałem kopią umowy leasingu (dotyczy pierwszego wniosku firmy o płatność);
- w przypadku nabycia prawa własności lub prawa użytkowania wieczystego gruntu:
a) opinię rzeczoznawcy majątkowego potwierdzającej, że cena nabycia nie przekracza wartości rynkowej gruntu, określonej na dzień nabycia;
b) oświadczenie podmiotu zbywającego, że w okresie 7 lat poprzedzających datę zakupu grunt nie był współfinansowany ze środków wspólnotowych ani z krajowych środków pomocy publicznej lub pomocy de minimis;
- w przypadku zakupu używanego środka trwałego:
a) oświadczenie podmiotu zbywającego, że w okresie 7 lat poprzedzających datę zakupu środek trwały nie został współfinansowany ze środków wspólnotowych ani z krajowych środków pomocy publicznej lub pomocy de minimis;
b) oświadczenie Beneficjenta o tym, iż cena używanego środka trwałego nie przekracza jego wartości rynkowej określonej na dzień nabycia i jest niższa niż cena podobnego, nowego środka trwałego;
c) oświadczenie sprzedającego określające zbywcę środka trwałego, miejsce i datę jego zakupu.
Wniosek o płatność musi dotyczyć działań zakończonych w danym okresie sprawozdawczym. Beneficjent, w ramach składanego wniosku o płatność zaliczkową, wnioskuje o zaliczkę na przyszłe działania projektu, przekazując jednocześnie do rozliczenia wydatki, pokryte z dotychczas uzyskanych zaliczek (z wyłączeniem wniosku o pierwszą zaliczkę).
W przypadku, gdy firma dokona wyboru sposobu finansowania w formie refundacji, jest on zobowiązany do przedłożenia do Instytucji Wdrażającej/Instytucji Pośredniczącej II stopnia wniosku o płatność pośrednią. Wniosek ten musi dotyczyć zakończonego działania projektu, określonego w Harmonogramie rzeczowo-finansowym projektu.
Składamy wniosek o płatność i co dalej?
Instytucja Wdrażająca/Instytucja Pośrednicząca II stopnia weryfikuje wniosek o płatność w terminie określonym w umowie, np. w PO IG Działanie 4.4 okres ten wynosi 40 dni od dnia otrzymania kompletnego i prawidłowo wypełnionego wniosku o płatność. W przypadku, gdy wniosek o płatność zawiera braki lub błędy, Beneficjent, na wezwanie Instytucji Wdrażającej/Instytucji Pośredniczącej II stopnia, jest zobowiązany, pod rygorem odrzucenia wniosku o płatność do złożenia brakujących lub poprawionych dokumentów. Instytucja Wdrażająca/Instytucja Pośrednicząca II stopnia może poprawić we wniosku o płatność oczywiste omyłki pisarskie lub rachunkowe, niezwłocznie zawiadamiając o tym Beneficjenta.
Instytucja Wdrażająca może wstrzymać wypłatę dofinansowania
Dzieje się tak w przypadku wystąpienia uzasadnionych podejrzeń, że projekt realizowany jest niezgodnie z umową, w szczególności:
- w razie stwierdzenia rozbieżności w realizacji projektu w stosunku do opisu projektu zawartego we wniosku o dofinansowanie wraz z załącznikami;
- nie złożenia przez Beneficjenta informacji i wyjaśnień;
- nie usunięcia braków lub błędów;
- stwierdzenia błędów lub braków w przedłożonej dokumentacji oddziaływania projektu na środowisko;
- braku postępów w realizacji projektu w stosunku do terminów określonych we wniosku o dofinansowanie.
Wniosek o płatność końcową - zamknięcie realizacji projektu
Beneficjent jest zobowiązany do przedłożenia Instytucji Wdrażającej/Instytucji Pośredniczącej II stopnia wniosku o płatność końcową w terminie określonym zapisami umowy, najczęściej termin ten wynosi 30 dni kalendarzowych. Przekazanie płatności końcowej następuje pod warunkiem zrealizowania pełnego zakresu rzeczowego i finansowego projektu.
Firma jest zobowiązana do przekazywania informacji o zmianie rachunków bankowych wskazanych w umowie, w terminie 7 dni od dokonania zmiany i nie później niż do dnia złożenia wniosku o płatność. Skutki wynikłe z braku zawiadomienia Instytucji Wdrażającej/Instytucji Pośredniczącej II stopnia o zmianie rachunku bankowego ponosi Beneficjent. Dofinansowanie jest przekazywane na rachunki bankowe przedsiębiorcy najczęściej w terminie 30 dni.
Ewidencja księgowa w projektach
Beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia dla Projektu odrębnej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i przychodów lub stosowania w ramach istniejącego informatycznego systemu ewidencji księgowej odrębnego kodu księgowego umożliwiającego identyfikację wszystkich transakcji oraz poszczególnych operacji bankowych związanych z Projektem oraz zapewnienia, że operacje gospodarcze są ewidencjonowane zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Instytucja Wdrażająca/Instytucja Pośredniczącą II stopnia przekazuje firmie dofinansowanie, pod warunkiem posiadania środków na rachunku bankowym oraz ustanowienia i wniesienia przez przedsiębiorcę zabezpieczenia prawidłowego wykonania zobowiązań wynikających z Umowy. Forma zabezpieczenia jest wskazywana przez Instytucję Wdrażającą/Instytucję Pośredniczącą II stopnia.
Ciemna strona medalu...
Beneficjentowi nie przysługuje odszkodowanie, w przypadku opóźnienia lub niedokonania wypłaty dofinansowania przez Instytucję Wdrażającą/Instytucję Pośredniczącą II stopnia, będącą rezultatem:
- braku środków na jej rachunku;
- braku ustanowienia lub niewniesienia zabezpieczenia prawidłowego wykonania zobowiązań wynikających z Umowy,
- niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy przez Beneficjenta;
- negatywnej oceny dokumentacji oddziaływania projektu na środowisko lub braku dostarczenia wymaganych dokumentów (np. pełnej dokumentacji oddziaływania projektu na środowisko zgromadzonej w ramach ponownej oceny przedsięwzięcia na środowisko, pozwolenia na budowę, kopii pozwoleń, licencji, koncesji itp.).
A co z podatekiem VAT?
Przedsiębiorca zobowiązany jest dla potrzeb rozliczania podatku od towarów i usług (VAT) do prowadzenia odrębnej ewidencji, która zawiera wykaz wydatków w stosunku do których podatek od towarów i usług (VAT) uznany jest za wydatek kwalifikujący się do objęcia wsparciem. Instytucja Wdrażająca/Instytucja Pośrednicząca II stopnia zakwestionuje wydatki ujęte we wniosku o dofinansowanie o wysokość podatku od towarów i usług (VAT) oraz może ich nie uwzględnić jako wydatku kwalifikowanego w przypadku nie prowadzenia przez Beneficjenta ewidencji, o której mowa w umowie.
Jaoanna Ciszewska-Gajda
trener i doradca Grupy Ergo, Kierownik Projektów Unijnych