Status AEO może zostać przyznany każdemu przedsiębiorcy posiadającemu siedzibę na obszarze celnym Wspólnoty Europejskiej (WE). Pojęcie przedsiębiorcy oznacza w tym kontekście osobę, która w ramach prowadzonej działalności gospodarczej jest włączona w czynności określone przepisami prawa celnego. Statusu AEO nie mogą uzyskać więc przedsiębiorcy, którzy nie prowadzą działalności związanej z cłami. Na przykład nie otrzyma statusu AEO podmiot posiadający swoją siedzibę w UE, który dostarcza surowce znajdujące się w wolnym obrocie do posiadającego siedzibę w UE producenta lub eksportera. Taka sama sytuacja dotyczy przewoźnika, który transportuje towary jedynie w wolnym obrocie na obszarze celnym WE.
Oczywiście od zasady, z której wynika, że AEO może uzyskać jedynie przedsiębiorca mający siedzibę na obszarze celnym WE, istnieją wyjątki. I tak, status AEO może otrzymać przedsiębiorca niemający siedziby w WE w dwóch przypadkach:
a) gdy umowa międzynarodowa między WE a krajem trzecim, w którym przedsiębiorca posiada siedzibę, przewiduje wzajemne uznawanie świadectw AEO; a także
b) gdy wniosek o przyznanie świadectwa AEO zostaje złożony przez linie lotnicze lub przedsiębiorstwo żeglugowe nieposiadające siedziby w WE, lecz mające tam oddział regionalny i korzystające z uproszczeń celnych.
Status AEO mogą więc uzyskać przedsiębiorcy z kategorii: producenci, eksporterzy, spedytorzy, prowadzący składy towarowe (składowanie czasowe), agencje celne, przewoźnicy i importerzy. W przypadku AEO nie ma znaczenia wielkość przedsiębiorstwa, które wnioskuje o przyznanie omawianego statusu, jednak, w określonych przypadkach, przygotowanie do uzyskania takiego certyfikatu może okazać się dla małych przedsiębiorców zbyt kosztowne.
Jakie warunki i kryteria przyznawania świadectwa AEO określają przepisy prawa celnego?
Podmiot wnioskujący musi spełniać odpowiednie warunki i kryteria wskazane we Wspólnotowym Kodeksie Celnym.
Kryterium przestrzegania wymogów celnych oznacza, że w ciągu ostatnich trzech lat poprzedzających złożenie wniosku nie doszło do poważnego naruszenia przepisów celnych przez którąkolwiek ze wskazanych osób: wnioskodawcę, osoby kierujące przedsiębiorstwem wnioskodawcy lub nadzorujące takie przedsiębiorstwo, przedstawiciela prawnego reprezentującego wnioskodawcę w sprawach celnych oraz osobę odpowiedzialną w przedsiębiorstwie za sprawy celne. Jeżeli przedsiębiorstwo istnieje krócej niż trzy lata, organy celne oceniają przestrzeganie przez nie wymogów celnych na podstawie dostępnej im dokumentacji i informacji.
Odpowiedni system zarządzania ewidencjami handlowymi i transportowymi oznacza, że system ten jest zgodny z ogólnymi zasadami rachunkowości prowadzonymi przez państwo członkowskie, w którym prowadzona jest księgowość oraz ułatwia kontrolę celną opartą na audycie, tzn. że organy celne powinny posiadać możliwość przetwarzania danych przekazywanych przez wnioskodawcę.
Wypłacalność finansowa z kolei oznacza dobrą sytuację finansową, która umożliwia wnioskodawcy regulowanie jego zobowiązań stosownie do rodzaju prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. Wypłacalność powinna być udowodniona w odniesieniu do ostatnich trzech lat.
Jeżeli chodzi o odpowiednie standardy bezpieczeństwa i ochrony, przedsiębiorca powinien wykazywać wysoki stopień wiedzy o środkach bezpieczeństwa i ochrony zarówno wewnątrz przedsiębiorstwa, jak i w kontaktach z klientami, dostawcami i usługodawcami zewnętrznymi.
W jaki sposób organy celne będą mogły przeprowadzać kontrolę u przedsiębiorców?
Badanie dokonywane przez organy celne ma na celu sprawdzenie, czy przedsiębiorca spełnia wymienione kryteria. Sprawdzić to będzie można poprzez weryfikację dokumentów dotyczących przedsiębiorcy i osób u niego zatrudnionych (w przypadku przestrzegania przepisów i obowiązków celnych) oraz poprzez badanie własnych informacji i zasobów dokumentacyjnych organów celnych. W tym przypadku organy celne mogą także dokonać pewnej oceny, czy dane zdarzenie jest faktycznym naruszeniem wymogów celnych czy też nie. Właściwy organ może uznać przestrzeganie wymogów celnych za odpowiednie, o ile naruszenie tych wymogów jest nieistotne w stosunku do liczby lub wielkości operacji celnych, do których się ono odnosi oraz jeżeli nie budzi ono wątpliwości, co do dobrej wiary wnioskodawcy.
Jeżeli organ będzie badał system zarządzania ewidencjami handlowymi przez przedsiębiorcę, to takie badanie będzie już miało charakter empiryczny i będzie wymagało obecności przedstawicieli organu w siedzibie przedsiębiorcy. Kluczowe dla organu będą takie kwestie, jak: czy stosowany przez przedsiębiorcę system księgowy umożliwia organowi celnemu fizyczny i elektroniczny dostęp do swoich ewidencji księgowych i transportowych? Czy przedsiębiorca posiada system logistyczny odróżniający towary wspólnotowe i niewspólnotowe? Istotne będą również aspekty związane z posiadanymi przez przedsiębiorcę środkami technologicznymi zapewniającymi ochronę przed nieuprawnionym dostępem oraz zabezpieczające dokumentację.
Sprawdzenie kryterium wypłacalności będzie wiązało się z weryfikacją dokumentacji przedstawionej przez wnioskodawcę oraz informacji własnych organu (np. niezaleganie z należnościami celnymi).
Najwięcej wątpliwości może budzić sprawdzanie przez organy celne standardów bezpieczeństwa i ochrony w przedsiębiorstwie wnioskodawcy. Przy badaniu tego zagadnienia sprawdzeniu podlegają nie tylko wewnętrzne systemy kontrolne, ale także tak specjalistyczne zagadnienia, jak bezpieczeństwo materiałów, z których zbudowano budynki wnioskodawcy użytkowane w związku z prowadzoną działalnością.
Można przypuszczać, że organ celny dla szczegółowego sprawdzenia istotnych obszarów działalności wnioskodawcy będzie musiał skorzystać z pomocy specjalistów zewnętrznych.
Jakie działania powinny podjąć firmy, aby przygotować się do złożenia wniosku o przyznanie certyfikatu AEO?
Przed złożeniem wniosku o nadanie statusu AEO przedsiębiorca powinien dokonać stosownej samooceny, która pozwoli mu na zweryfikowanie własnego przekonania o możliwości uzyskania omawianego certyfikatu. Pomocne w tej samoocenie powinny być wytyczne wydane przez Komisję Europejską - Dyrekcję Generalną ds. Podatków i Unii Celnej (TAXUD/2006/1450).
W zakres samooceny wchodzi na przykład odpowiedź na pytanie, w jaki sposób przedsiębiorca koordynuje środki dotyczące bezpieczeństwa i ochrony. Wnioskodawca powinien wskazać osobę lub jednostkę w przedsiębiorstwie odpowiedzialną za taką koordynację. Brak odpowiedzialnego wskazuje, że ten obszar wykazuje pewne braki.
Kolejne pytanie dotyczy udokumentowanych procedur w zakresie bezpieczeństwa oraz sposobu, w jaki są one przekazywane personelowi oraz osobom odwiedzającym przedsiębiorstwo. Jakie rodzaje zdarzeń miały miejsce w ubiegłym roku i jaki rodzaj środków zaradczych podjęto, czy ocena zagrożeń obejmuje te rodzaje zdarzeń, jakie są procedury rejestracji i zgłaszania takich zdarzeń.
W ramach samooceny należy sprawdzić również, czy przedsiębiorstwo posiada już certyfikat innej agencji lub organu publicznego w zakresie bezpieczeństwa. Istotne jest również, czy istnieją szczególne wymogi dotyczące bezpieczeństwa przywożonych lub wywożonych przez przedsiębiorstwo towarów. Trzeba także sprawdzić, czy przedsiębiorstwo korzysta z usług agencji ochrony, a jeżeli tak, to czy ta agencja dokonała oceny zagrożeń w przedsiębiorstwie.
Należy także ocenić, czy towarzystwo ubezpieczeniowe przedsiębiorstwa nakłada na nie wymogi związane z bezpieczeństwem i czy takie wymogi nakładają klienci przedsiębiorstwa.
Jakie bezpośrednie korzyści wiążą się z posiadaniem statusu AEO?
Jak wskazuje rozporządzenie wykonawcze, przedsiębiorcy ci wyróżniają się w sposób pozytywny spośród innych przedsiębiorców. Powinni być więc uważani za solidnego partnera w łańcuchu dostaw.
Korzyści, które będą widoczne dla przedsiębiorstwa już od 1 stycznia 2008 r. to:
• priorytetowe traktowanie przesyłki w przypadku wytypowania do kontroli (konieczna kontrola w pierwszej kolejności);
• wybór miejsca kontroli (przeniesienie kontroli do innego miejsca, o ile będzie to skutkowało mniejszym opóźnieniem lub mniejszymi kosztami);
• łatwiejszy dostęp do uproszczeń celnych (w przypadku występowania o uproszczenia organy celne nie będą już badały warunków, które zbadały w trakcie wydawania AEO).
Jak funkcjonowanie statusu AEO może wpłynąć na inne obszary działalności gospodarczej niezwiązanej z cłem?
Inwestycje dokonane przez przedsiębiorcę w celu poprawy jego standardów bezpieczeństwa i ochrony mogą przynieść pozytywne efekty w następujących obszarach: kontrola przepływu towarów od producenta do konsumenta, bezpieczeństwo pracowników, opracowanie norm, wybór dostawców i inwestycje, bezpieczeństwo transportu i przewozów, budowanie świadomości infrastruktury organizacyjnej, współpraca między stronami łańcucha dostaw, aktywne inwestycje technologiczne oraz dobrowolne przestrzeganie wymogów bezpieczeństwa.
Tomasz Rudyk
starszy menedżer w zespole cła i handlu zagranicznego PricewaterhouseCoopers
Notował Przemysław Molik