O czym przedsiębiorca powinien pamiętać, na co zwracać szczególną uwagę przygotowując rozliczenie zrealizowanego projektu? Pamiętając o wymaganiach związanych z rozliczaniem projektu, działania z tym związane powinny być elementem przygotowywania wniosku o dotacje. Tylko takie podejście jest w stanie uchronić przedsiębiorcę przed niespodziankami w momencie składania wniosku o płatność.
Każdy z programów podlega innym kryteriom, dlatego nie można podejmować działań opartych tylko na bazie już zdobytych doświadczeń lub przyzwyczajeń. Trzeba ściśle kierować się instrukcjami, które mają być pomocą w przygotowaniu rozliczenia końcowego, oraz sięgać do najważniejszego dokumentu, tj. umowy o dofinansowanie projektu.
Umowa o dofinansowanie projektu to dokument, który trzeba szczegółowo przeanalizować i precyzyjnie przestrzegać zapisów w nim zawartych. Często zdarza się, iż ten kluczowy dokument trafia na półkę, co w konsekwencji rodzi w późniejszym okresie szereg problemów, z utratą dotacji włącznie. Istotne w tym wypadku jest spełnienie wymogów formalnych związanych z terminowym dostarczeniem do właściwej instytucji końcowego rozliczenia projektu. Zgodnie z zapisami zawartymi umowie o dofinansowanie projektu, przedsiębiorca jest zobowiązany do złożenia w Regionalnej Instytucji Finansującej końcowego rozliczenia inwestycji w terminie 25 dni od daty jej zakończenia.
Aby otrzymać zwrot środków wraz końcowym rozliczeniem, przedsiębiorca składa wniosek o płatność oraz dokumenty potwierdzające poniesienie kosztów, np. potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie faktur, dowody płatności, wyciągi bankowe. Do tych dokumentów dochodzą dodatkowe, specyficzne dla realizowanego projektu. Jeśli np. elementem realizowanego projektu był zakup używanych środków trwałych, to do końcowego rozliczenia inwestycji trzeba załączyć dokumenty potwierdzające, iż dany środek w ostatnich siedmiu latach nie był finansowany ze środków publicznych. Spełnienie tego wymogu staje się często problematyczne, zwłaszcza gdy poprzedni sprzedający zlikwidował działalność.
Rozwiązaniem tego problemu jest złożenie przez przedsiębiorcę oświadczenia wyjaśniającego zaistniałą sytuację. To rozwiązanie jest akceptowane przez instytucję zarządzającą i nie będzie stanowić przeszkody w wypłacie dotacji. Kwalifikowalność kosztów to kolejne zagadnienie, które musi być dokładnie przeanalizowane w momencie przygotowywania projektu oraz po jego zakończeniu. Aby wydatek został uznany za kwalifikowany, musi spełniać kilka kryteriów, m.in. musi być poniesiony w okresie realizacji projektu i przedsiębiorca może go udokumentować.
Na etapie rozliczania inwestycji weryfikowana jest także kategoria wydatków niekwalifikowanych. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca nie może samowolnie rezygnować z realizacji części działań, mimo iż nie stanowią one wydatków kwalifikowanych. Warto pamiętać, że taka samowolna zmiana harmonogramu działań wpływa na realizację całości projektu i zwykle stanowi naruszenie umowy o dofinansowanie.
Szczególnym zagadnieniem jest planowanie wskaźników produktu, rezultatu i oddziaływania. W tym przypadku istotna jest pewna ostrożność i realizm już w momencie planowania inwestycji. Przedsiębiorca, podpisując umowę o dofinansowanie, decyduje się utrzymywać inwestycje przez min. pięć lat. Trwałość projektu jest weryfikowana właśnie przez monitorowanie wskaźników utrzymania projektu na poziomie produktu i jego rezultatów.
MARIUSZ NOWAK
specjalista ds. funduszy europejskich, Centrum Obsługi Małych Przedsiębiorstw, Fortis Bank Polska