Są takie osoby, na rozmowę z którymi czekamy z radością, ale są i tacy, z którymi rozmawiać nie ma sensu. Jakie zachowania sprawiają, że inni chcą z nami rozmawiać lub się przed tym bronią? Z kim rozmowa jest przyjemnością, a z kim drogą przez mękę?
Przygotuj siebie i otoczenie do lepszego słuchania
Dzwoniący nieustannie telefon, interesanci zaglądający co chwilę do gabinetu, muzyka w tle, pośpiech (by szybko udać się do toalety lub coś zjeść) to elementy utrudniające kontakt z klientem i uniemożliwiające wysłuchanie go. Na miejsce rozmów najlepiej wybierać ciche pomieszczenia. Przed rozpoczęciem rozmowy wycisz telefon, poinformuje sekretarkę, by przez pewien czas nie łączyła rozmów, a interesantów prosiła o chwilę cierpliwości. Daj odczuć rozmówcy, że w tej chwili cała twoja uwaga jest do jego dyspozycji, nie błądź wzrokiem po ścianach, nie spoglądaj nerwowo na zegarek, nie wykonuj drobnych czynności, takich jak: przekładanie dokumentów, układanie przyborów biurowych. Przyjmij otwartą postawę ciała. Daj rozmówcy czas na wypowiedzenie się, nie przerywaj, nie zmieniaj tematu, nie okazuj znużenia. Potraktuj rozmowę jako okazję do nauczenia się czegoś nowego lub uzupełnienia wiadomości. Nawet jeśli rozmowa dotyczy nowinek technicznych lub innego tematu, który nie jest ci bliski nie wolno ci ignorować rozmówcy.
Zobacz: Czy znasz 5 elementów sztuki prezentacji, które chce zobaczyć twój klient?
Uczestnicz aktywnie w rozmowie
Zadawaj pytania, potakuj. Czasem możesz użyć parafrazy, ale nie stosuj jej zbyt często, by twoje zachowanie nie zostało odebrane jako nieszczere, wyuczone, a nawet wytrenowane. Nie oceniaj rozmówcy jako niekompetentnego w jakiejś dziedzinie tylko dlatego, że twoim zdaniem hydraulik mało wie na temat programowania komputerowego – ten z którym rozmawiasz może cię właśnie miło zaskoczyć.
Pamiętaj, ty też chcesz być w czasie rozmowy wysłuchany – zatem słuchaj innych, dając dobry przykład.