Najważniejsza zasada: zapomnij o określeniu „klient trudny”, lepiej dla Ciebie jak będziesz używał określeń „klient niezadowolony”, „klient zdenerwowany”, „klient małomówny”, „klient dociekliwy”, „klient urażony” – przełamiesz wtedy swoją wewnętrzną blokadę przed „trudnymi” klientami. Diagnozując już na wstępie przyczynę „trudności” swojego klienta, łatwiej Ci będzie podejść do problemu i go rozwiązać.
Etykietowanie kogoś mianem „trudnego klienta” nijako wytwarza zezwolenie na niezałatwienie sprawy, z którą ów klient przyszedł. Bowiem z góry zakłada się, że jest to osoba, której nie zależy na rozwiązaniu sprawy, ale tylko na zaognianiu sporu i robieniu wokół swojej osoby szumu. Zdiagnozowanie postawy klienta pomoże Ci zmienić to nastawienie. Dlatego pamiętaj, aby za każdym razem nawet do tego samego klienta podchodzić indywidualnie i nie przyklejać mu etykietki.
Zobacz: Jak zapanować nad własnym głosem?
Zapomnij o usprawiedliwianiu swojej nieudolności stwierdzeniem „bo klient był trudny”.
Spokój oznaką Twojego profesjonalizmu
Kolejną cenną wskazówką jest zachowanie spokoju. Wysłuchaj uważnie wszystkich narzekań zdenerwowanego klienta - niektórym bowiem wystarczy po prostu wyrzucenie wszystkiego z siebie. Staraj się wczuć w sytuację klienta, sięgnij pamięcią do własnych doświadczeń po drugiej stronie barykady. Na pewno choć raz w życiu zdarzyło Ci się wybuchnąć przed pracownicą banku lub urzędu, albo potraktować kogoś z góry. Złe emocje łatwo biorą górę. Dzięki empatii nie dasz się ponieść własnym emocjom.
Zwracaj uwagę na ton swojej wypowiedzi
Waż słowa, ale zwracaj też dużą uwagę na ton swojej wypowiedzi. Jeśli wycedzisz z nutką przymusu słowa „ma Pan zupełną rację”, albo uśmiechniesz się z przymusu Twój klient od razu wyczuje Twoje nastawienie. A kiedy w swoim zdenerwowaniu poczuje się zignorowany, potraktowany z politowaniem jego irytacja wzrośnie kilkakrotnie. Aby uspokoić klienta Twoje słowa, mimika i ton głosu muszą współgrać.
Pamiętaj, że jesteś przedstawicielem firmy
Nie traktuj każdego krytycznego słowa klienta jako uwagi skierowanej wprost do siebie. Pamiętaj, że reprezentujesz tylko swoją firmę. Klient jest negatywnie nastawiony nie do Ciebie, ale do firmy. Kiedy to zrozumiesz nie będziesz w popłochu przybierał postawy obronnej, uchronisz się przed nieprofesjonalnym zachowaniem i opanujesz nerwy. Wystrzegaj się najczęstszych błędów: zrzucania winy na innych pracowników, krytycznych uwag na procedury w swojej firmie oraz okłamywania klienta. Jeśli problem powstał z winy naszej firmy jesteśmy zobligowani do przeproszenia klienta w jej imieniu.
Zobacz: Korporacyjna etykieta w praktyce
Zdiagnozuj rzeczowo problem klienta
W tym celu zadawaj mu szczegółowe pytania dotyczące istoty sprawy. Nie nadużywaj jednak pytań zamkniętych, na które klient odpowie szybkim „tak” lub „nie”. Może się on bowiem poczuć jak na przesłuchaniu. Najlepiej naprzemiennie zadawać pytania zamknięte i otwarte.
Pamiętaj także, aby rzeczowo i jasno odpowiadać na pytania zadane przez klienta.
Informuj klienta o każdym swoim działaniu
Warto powiedzieć klientowi, że rozumiesz jego sytuację i postarasz się zrobić wszystko, aby mu pomóc. Wytłumacz mu krok po kroku procedury konieczne do rozwiązania sytuacji. Zanim wyjdziesz w jego sprawie na kilka minut uprzedź go o tym i wyjaśnij, co będziesz w tym czasie robił. Dasz klientowi w ten sposób do zrozumienia, że pracujesz nad jego sprawą i, że nie czeka na darmo.
Kończąc trudną rozmowę z klientem warto powiedzieć mu coś miłego i optymistycznego. Odnieś się konkretnie do jego złożonej sytuacji. Pamiętaj, że klienci najbardziej cenią te firmy, banki, instytucje, w której udało się im spokojnie i rzeczowo rozwiązać ważny dla nich problem, po tym oceniają profesjonalizm instytucji i jego pracowników.
Zobacz serwis: Kontakty z klientami