Rozmowę powinniśmy prowadzić rzeczowo, bezstresowo i uprzejmie. Nie możemy dać rozmówcy odczuć, że np. dziś mamy zły dzień, jesteśmy zdenerwowani lub zmęczeni. Nasz rozmówca może się bowiem zirytować lub dojść do wniosku, że taka rozmowa nie ma najmniejszego sensu. A sprawę i tak będzie trzeba prędzej czy później załatwić. Ważne aby uzmysłowić sobie, że przez nasze humory firma może stracić naprawdę duże pieniądze.
Opryskliwy rozmówca
Czasami jednak mimo naszej dobrej chęci i przyjaznego nastawienia, nasz rozmówca może okazać się bardzo niemiły, wykrzykując np. „Co to za bezczelność z pana strony!”, „Czy pan w ogóle raczy mi kiedykolwiek odpowiedzieć na moje pytanie?”, albo „Czy pan nie rozumie, co do pana mówię?”. W takich sytuacjach rzeczywiście trudno zachować spokój i stłumić swoją złość. Jednak należy pamiętać, że jesteśmy tylko pośrednikami między dwoma firmami i do części naszej pracy należy bycie miłym dla naszych kontrahentów. W takiej sytuacji powinniśmy zachować spokój i spróbować przynajmniej zrozumieć złość naszego rozmówcy. Zastanowić się, w jaki sposób najlepiej i najszybciej można naszemu sfrustrowanemu rozmówcy pomóc. W ten sposób on będzie zadowolony, a my będziemy szczęśliwi, że zakończyliśmy z nim rozmowę. Gwarantujemy Ci, że jeśli Tobie uda się zachować spokój i sympatyczny ton, Twój rozmówca szybko przywoła się do porządku.
Zobacz: Dlaczego czas klienta należy traktować jako zasób strategiczny firmy?
Kiedy nie ma Cię w pracy
Jeśli wiesz, że następnego dnia nie będzie Cię w pracy, poinstruuj wcześniej swoich kolegów, co mają mówić, gdy ktoś będzie chciał z Tobą rozmawiać. Przekaż im jak długo nie będzie Cię w biurze i kto przejął na ten czas Twoje obowiązki. Jeśli spodziewasz się w tym dniu kontaktu z jakimś niezwykle ważnym klientem, przekaż kolegom, aby zadzwonił on na Twój numer komórkowy. Możesz też sam wcześniej zadzwonić do swojego klienta i uprzedzić go o tym. Wybór opcji należy do Ciebie, zrób jednak tak, aby nie zostawić swoich potencjalnych rozmówców bez wiadomości, co się z Tobą dzieje. Ustrzeżesz w ten sposób swoich kolegów od nieprzyjemnych rozmów ze zirytowanymi i zdenerwowanymi klientami.
Automatyczna sekretarka
Jeśli natomiast nie będzie możliwości, aby ktoś odbierał telefony podczas Twojej nieobecności, pomyśl o włączeniu automatycznej sekretarki. Nagraj na nią informacje o długości Twojej absencji w pracy i o metodach innego kontaktu np. przez maila. Nie ma bowiem nic gorszego niż zostawienie naszego potencjalnego rozmówcy bez informacji.
Zobacz serwis: Savoir-vivre w branży usług