Fakturowanie on-line oferuje przedsiębiorcom możliwość wygodnego zarządzania firmową księgowością, jednocześnie gwarantując bezpieczeństwo istotnych dla firmy dokumentów. Ze względu na te atuty coraz częściej użytkownicy wybierają aplikacje on-line. Niemałe znaczenie ma także zmniejszenie wydatków związanych z prowadzeniem firmy, szczególnie istotne dla małych i średnich firm. Jak w szerszym świetle prezentują się atuty fakturowania poprzez Internet?
Wygoda
Dostęp poprzez Internet sprawia, że przedsiębiorstwo wszędzie i zawsze, gdy jest w zasięgu Sieci, ma możliwość sporządzenia nowego dokumentu lub dotarcia do zewidencjonowanych faktur. Ułatwia to bieżące śledzenie prowadzonej działalności, np. przy sporządzaniu okresowych raportów.
Programy do fakturowania on-line umożliwiają również, tworzenie list kontrahentów i produktów lub usług. Ułatwiają wystawianie faktur (wystarczy skopiować dane z bazy do dokumentu), ale mogą też być wykorzystane w szerszy sposób. Przedsiębiorstwo może traktować np. listę kontrahentów jako bazę kontaktów, która umożliwia szybki dostęp do danych teleadresowych poszczególnych partnerów biznesowych.
Korzystając z oprogramowania dostępnego przez stronę WWW firma nie musi się również martwić o aktualność używanego narzędzia. Usługodawcy dokonują wszelkich zmian we własnym zakresie, czyli za każdym razem, gdy użytkownik loguje się do programu, korzysta z jego najnowszej wersji.
Bezpieczeństwo
Kolejny argument, przemawiający za decyzją na korzyść oprogramowania dostępnego on-line, to ochrona wartościowych danych. Łatwa dostępność aplikacji (za sprawą jej mobilnego charakteru), wcale nie oznacza, że ma do niej dostęp każdy. Informacje przechowywane przez przedsiębiorstwo, takie jak dane kontrahentów, wystawione dokumenty i zestawienia finansowe są zabezpieczone przed osobami nieuprawnionymi. Korzystanie z aplikacji możliwe jest dopiero po podaniu loginu i hasła. Dlatego też użytkownik nie powinien go udostępnić osobom trzecim oraz regularnie i często je zmieniać. Aby stosowanie procedur bezpieczeństwa nie stwarzało problemu, narzędzie powinno umożliwiać łatwą zmianę hasła.
Wyższy poziom bezpieczeństwo wynika również ze sposobu, w jaki przechowywane są dane. W przypadku programu udostępnianego w trybie on-line, wszystkie dokumenty gromadzone są na powierzchni dyskowej hostingu. Aby zapewnić ich należytą ochronę profesjonalni usługodawcy wykonują regularne kopie bezpieczeństwa, czyli archiwizują zawartość serwera. W takim przypadku, jeżeli zdarzyłoby się, że przedsiębiorstwo wprowadzi niepożądane zmiany, możliwe jest przywrócenie stanu sprzed ingerencji. Kopia, czyli tzw. backup, gwarantuje również większe bezpieczeństwo niż przechowywanie danych na firmowym komputerze, który może zostać skradziony lub ulec uszkodzeniu. W takim przypadku firma bezpowrotnie traci wszystkie dokumenty zapisane na nim. Gdyby przedsiębiorstwo chciało zapewnić podobny standard ochrony danych, należałoby każdorazowo przed zakończeniem pracy, zapisywać dane na niezależnym nośniku (pendrive, płyta cd, dysk zewnętrzny) przechowywanym z dala od sprzętu komputerowego.
Koszty
Poza bezpieczeństwem i wygodą, na korzyść fakturowania on-line przemawia również niższy koszt związany z jego użytkowaniem. W przypadku wyboru tradycyjnego narzędzia koszty zależne są od liczby stanowisk i mogą sięgać od kilkuset złotych wzwyż. Standardowa licencja dostępna wraz z zakupem oprogramowania umożliwia korzystanie z niego na jednym do trzech stanowisk.
Za każdy kolejny komputer należy wnieść odpowiednią opłatę. Kolejny wydatek przedsiębiorstwo będzie musiało ponieść, gdy wydawca programu udostępni nową wersję. Firma ma wtedy do wyboru, albo zostać przy dotychczasowym (możliwe, że już przestarzałym) narzędziu lub zakupić nowy produkt, ponosząc kolejny wydatek.
Mobilny charakter aplikacji dostępnej on-line powoduje brak limitów stanowiskowych. Jest ona dostępna dla nieograniczonej liczby użytkowników, którzy zalogują się do programu. Wszystkim korzystającym z oprogramowania udostępniane są również aktualizacje, co nie pociąga za sobą ani konieczności ich samodzielnego instalowania, ani wnoszenia dodatkowych opłat.
Przetestuj program
Aby wybór narzędzia nie był zbyt pochopny warto sprawdzić jego możliwości. Usługodawcy hostingowi umożliwiają korzystanie z oprogramowania, które zwiększa możliwości oferowanych usług, a jednocześnie ułatwia prowadzenie przedsiębiorstwa.
Testując program należy sprawdzić, czy korzystanie z niego nie sprawia trudności. Czytelny i intuicyjny interfejs to podstawa wyboru. Proces wystawiania faktury nie może być skomplikowany, gdyż zwiększa to prawdopodobieństwo popełnienia błędu i niepotrzebnie wydłuża czas tworzenia dokumentu. Należy również zwrócić uwagę na udostępniane funkcjonalności np. możliwość tworzenia okresowych raportów i zarządzania listami kontaktów. Samo generowanie dokumentu to zdecydowanie za mało, jak na możliwości nowoczesnych programów.
Fakturowanie jest czynnością, bez której żadna firma nie może funkcjonować.
Polecamy: Jak założyć własna firmę?
Łatwa dostępność narzędzi, pozwalających ułatwić ten aspekt prowadzenia przedsiębiorstwa, ma duże znaczenie. Wybór zapewniający wygodę i bezpieczeństwo, a jednocześnie korzystny dla firmowego budżetu to najlepszy wybór, o czym z pewnością przyjdzie się wielokrotnie przekonać.
Autor: Natalia Niebielska