Zgodnie z art. 77 § 1 kodeksu cywilnego „uzupełnienie lub zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia”. Z powyższego wynika, że we właściwej formie powinien być sporządzony nie tylko aneks zmieniający pierwotną umowę, ale również każde jej uzupełnienie o nowe, wcześniej pominięte uzgodnienia. Wskazany przepis wyznacza minimum wymogów dotyczących aneksu do umowy jako czynności następczej, przy czym nie ma przeszkód żeby strony zawarły w umowie klauzulę, która nakaże wszelkie zmiany do niej czynić w formie surowszej, np. w formie aktu notarialnego w przypadku zawarcia umowy w formie pisemnej. Jeżeli pomimo zastrzeżenia umownego formy szczególnej aneks zostanie zawarty bez zachowania tej formy, na mocy art. 76 k.c. należy go uznać za niezawarty, a zatem ustalenia w nim zapisane traktuje się jako niepoczynione.
Wynikający z art. 77 k.c. obowiązek ekwiwalentności formy umowy pierwotnej oraz aneksów ją zmieniających należy w szczególności rozważyć w świetle konsekwencji niezachowania formy czynności prawnej. W przypadku gdy dla danego rodzaju umowy zastrzeżona jest w ustawie forma pisemna pod rygorem nieważności, aneks do umowy sporządzony bez zachowania formy pisemnej należy uznać za nieważny, co pozbawia stronę możliwości powoływania się na jego postanowienia. Z sankcją nieważności aneksu do umowy spotkamy się również w przypadku gdy zostanie on zawarty bez zachowania formy szczególnej przewidzianej dla danej umowy mocą ustawy (np. formy aktu notarialnego dla aneksu do umowy sprzedaży nieruchomości lub formy pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym dla aneksu do umowy sprzedaży przedsiębiorstwa). W praktyce często zdarza się, że strony po zawarciu umowy w obligatoryjnej formie aktu notarialnego chcąc uniknąć kosztów wizyty u notariusza czynią dodatkowe ustalenia umowne w formie pisemnej nieświadome, że w przypadku sporu nie będą w stanie prawnie wyegzekwować ich w sądzie.
Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!
Niezachowanie właściwej formy aneksu
Nie zawsze jednak brak zachowania właściwej formy aneksu do umowy skutkuje jego nieważnością. Wyjątek dotyczy umów zawieranych w formie pisemnej, gdy w ustawie nie zastrzeżono tej formy jako obowiązkowej pod rygorem nieważności. W takim wypadku, jeżeli umowa została zawarta pomiędzy przedsiębiorcami, brak zachowania właściwej formy aneksu (tj. np. dokonanie ustnych ustaleń dotyczących modyfikacji umowy) skutkuje jedynie koniecznością wykazania przed sądem przez stronę powołującą się na te ustalenia, że zostały one poczynione. Przedsiębiorca ma w granicach określonych przepisami kodeksu postępowania cywilnego swobodę powoływania dowodów na okoliczność dokonania określonych modyfikacji umowy (może wskazać świadków, korespondencję mailową i wszelkie inne prawem przewidziane środki dowodowe). Jeżeli jednak umowa nie została zawarta pomiędzy dwoma podmiotami profesjonalnymi brak zachowania właściwej formy skutkuje ograniczeniami dowodowymi wynikającymi z art. 74 kodeksu cywilnego, tj. nie będzie dopuszczalny dowód ze świadków ani z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności (zawarcia aneksu do umowy oraz jego postanowień), chyba że obie strony umowy wyrażą na to zgodę, zażąda tego konsument w sporze z przedsiębiorcą albo jeśli fakt dokonania czynności będzie uprawdopodobniony za pomocą pisma (np. dowód wpłaty, potwierdzenie wykonania usługi).
Należy mieć zatem na względzie, że nawet aneksowanie umowy, które może wydawać się czynnością błahą ze względu na zgodną wolę stron musi być dokonane we właściwej formie prawnej. Nie ma bowiem gwarancji, że bezsporność ustaleń w chwili ich dokonywania utrzyma się przez cały czas obowiązywania umowy oraz związanych z nią rozliczeń.
Zobacz również: Zmiany w przepisach dla przedsiębiorców - czy korzystne?