W niewielkich przedsiębiorstwach samodzielne prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów nikogo nie dziwi. Z jednej strony to duża oszczędność środków, które należałoby wydać na profesjonalnego księgowego, z drugiej - podstawy księgowości najczęściej stają się łatwiejsze, niż się nowemu przedsiębiorcy na początku wydawało.
Zanim jednak przedsiębiorca zdecyduje się na wykorzystywanie w swojej księgowości takiego darmowego oprogramowania, należy zastanowić się, czy takie działanie będzie zgodne z przepisami.
Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!
Darmowe oprogramowanie a obowiązek podatkowy
Pierwszą kwestią, na którą przedsiębiorca powinien zwrócić uwagę, jest obowiązek podatkowy. Korzystając z darmowego oprogramowania, należałoby skupić się na art. 14 ust. 2 pkt. 8 ustawy o PIT, zgodnie z którym za przychód z działalności uznaje się także wartość nieodpłatnie otrzymanych świadczeń. A przychód z działalności jest co do zasady równoznaczny z koniecznością zapłaty podatku.
Czy zatem darmowe oprogramowanie do prowadzenia KPiR spełnia warunki nieodpłatnego przychodu? Rzeczywiście, zgodnie z definicjami słownikowymi, jest ono nieodpłatne - nie wymaga zapłaty, nie jest związane z kosztami. Jednakże w tej przepisowej definicji istotne jest także słowo “świadczenie”. Przez to pojęcie rozumie się dwustronną relację, w której z jednej strony znajduje się podmiot, który wymaga wykonania jakiegoś świadczenia, z drugiej natomiast podmiot, który to świadczenie powinien spełnić.
Organy podatkowe są zgodne w twierdzeniu, iż w przypadku tego typu darmowego oprogramowania nie można mówić o klasycznym świadczeniu. Programy takie są bowiem dostępne bez limitów dla wszystkich i nie wypływają od jednego, określonego podmiotu. Co więcej, trudno byłoby ustalić ich wartość początkową - mimo, iż oprogramowań księgowych jest na rynku sporo, to jednak trudno znaleźć produkty dokładnie takie same, na podstawie których możnaby ustalić wartość darmowej wersji.
Tak więc, podsumowując - wykorzystując w swojej działalności legalne darmowe oprogramowanie, pobrane z Internetu, albo zakupione jako dodatek do prasy, nie ma konieczności obawiania się o ewentualne zobowiązania podatkowe.
Zobacz: Kto ma obowiązek prowadzenia pkpir?
Poprawność PKPiR
Drugim aspektem darmowego oprogramowania jest jego dostosowanie do przepisów, regulujących formę prowadzonej książki przychodów i rozchodów.
Zgodnie z przepisami, program wykorzystywany do księgowości musi umożliwiać w każdej chwili wgląd do wprowadzonych dokumentów. Dane, do momentu ich wydrukowania (podatnik ma na to czas do 20 dnia miesiąca po miesiącu, którego wydruk ma dotyczyć), powinny być przechowywane tak, aby nie powstawało niebezpieczeństwo ich zniszczenia czy utraty.
Co więcej, sam wygląd podatkowej książki jest bardzo istotny. Musi on być zgodny z załącznikiem do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jeśli okaże się, że wydruk nie jest zgodny z wymogami przedstawionymi w przepisach, konieczne będzie prowadzenie dodatkowej, papierowej księgi. Warto wtedy sprawdzić, czy nie istnieje dostęp do innego, alternatywnego oprogramowania, drukującego KPiR w prawidłowej formie. Dzięki temu przedsiębiorca nie będzie zobowiązany do wykonywania dodatkowej pracy.
Korzystanie z darmowego oprogramowania do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów jest - jak widać - dobrym rozwiązaniem. Jeśli przedsiębiorca nie obawia się spoczywającej na nim samym odpowiedzialności za księgowanie oraz dobierze odpowiedni dla swoich potrzeb program, taka księgowość może okazać się strzałem w dziesiątkę.
Zobacz: Jak ewidencjonować w pkpir opłaty pocztowe?