Otrzymaliśmy zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli w naszej firmie. Inspektor kontroli poprosił o przygotowanie książki kontroli. Co to jest książka kontroli i czy jest obowiązkowa?
ODPOWIEDŹ
Prowadzenie książki kontroli to obowiązek, ale i skuteczne narzędzie do obrony przed urzędami. Wpisy organów kontroli w książce zapobiegają przeprowadzaniu dwóch kontroli jednocześnie i przekraczaniu liczby i czasu trwania kontroli, które mogą zostać przeprowadzone w tym samym roku.
WYJAŚNIENIE
Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany prowadzić i przechowywać w swojej siedzibie książkę kontroli oraz upoważnienia i protokoły kontroli. Książka ta służy przedsiębiorcy do dokumentowania liczby i czasu trwania kontroli jego działalności. Przedsiębiorcą w rozumieniu ustawy jest osoba fizyczna, osoba prawna i jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną - wykonująca we własnym imieniu działalność gospodarczą. Za przedsiębiorców uznaje się także wspólników spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej. Powyższe oznacza, że książki kontroli nie są zobowiązane posiadać m.in. fundacje, stowarzyszenia czy jednostki budżetowe (te ostatnie prowadzą dwa rodzaje książek: książkę kontroli wewnętrznej i książkę kontroli zewnętrznej, ale posiadanie obu tych książek wiąże się z wpisem w regulaminie danej jednostki). Podmioty te nie podejmują bowiem i nie prowadzą działalności gospodarczej. Urząd, który przeprowadza kontrolę, wpisuje do książki kontroli:
• informacje o organie przeprowadzającym kontrolę,
• informację, że kontrolujący posiada upoważnienie do przeprowadzenia kontroli,
• zakres przedmiotowy kontroli,
• datę podjęcia i zakończenia kontroli,
• zalecenia pokontrolne oraz określenie zastosowanych środków pokontrolnych,
• uzasadnienie braku zawiadomienia przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli,
• uzasadnienie wszczęcia kontroli jedynie po okazaniu legitymacji służbowej,
• uzasadnienie zastosowanych wyjątków,
• uzasadnienie przedłużenia czasu trwania kontroli,
• uzasadnienie czasu trwania przerwy.
Przedsiębiorca ma obowiązek dokonywać w książce kontroli wpisów informujących o tym, że zostały wykonane zalecenia pokontrolne, a także wpisów o ich uchyleniu przez organ kontroli lub organ nadrzędny nad nim czy przez sąd administracyjny.
Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej nie określa ściśle wzoru książki kontroli. Wymienia jedynie wpisy, jakie powinny być w niej dokonywane. Dlatego książka kontroli nie musi mieć fizycznej postaci książki, może to być np. zbiór dokumentów. Jednak dla porządku i bezpieczeństwa lepiej skorzystać z gotowych książek kontroli dostępnych na rynku niż przechowywać spięte dokumenty, które mogą się wymieszać lub zagubić. Ustawodawca dopuszcza prowadzenie książki kontroli w formie elektronicznej. Wówczas dane zawarte w książce powinny mieć potwierdzenie w dokumentach przechowywanych przez przedsiębiorcę. Przedsiębiorca, który prowadzi książkę kontroli w formie elektronicznej, powinien dokonywać wpisów oraz aktualizacji danych zawartych w książce kontroli. Z wyjaśnień Ministerstwa Gospodarki z 11 lutego 2009 r. wynika jednak, że nadal obowiązkowe jest prowadzenie książki w wersji papierowej, a wersja elektroniczna dopuszczalna jest wyłącznie równolegle z książką tradycyjną. Wpisów do książki kontroli dokonują m.in.: Urząd Skarbowy, Państwowa Inspekcja Pracy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Państwowa Inspekcja Sanitarna. Korzyścią z prowadzenia książki kontroli jest m.in. to, że wszystkie te organy są ograniczone co do możliwości rozpoczęcia kontroli i czasu jej trwania. Oznacza to, że wpisy do tej książki muszą respektować inne organy kontrolne (nie mogą prowadzić kontroli w tym samym czasie i przekraczać dozwolonych okresów kontroli). Ponadto przedsiębiorcy nie muszą prowadzić oddzielnej książki kontroli sanitarnej. Zalecenia pokontrolne oraz inne dane wynikające z czynności kontrolnych upoważnieni pracownicy państwowego inspektora sanitarnego wpisują do książki kontroli prowadzonej na podstawie przepisów o swobodzie działalności gospodarczej.
Izabela Kruk
PODSTAWA PRAWNA
• art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 220, poz. 1447 z późn. zm.).