Zgodnie z przepisami ustawy o swobodzie działalności gospodarczej wniosek o wpis do ewidencji działalności gospodarczej powinien zawierać m.in. określenie przedmiotu działalności zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności (PKD). Oznacza to, że jakakolwiek zmiana przedmiotu działalności, w tym jej poszerzenie, wymaga ustalenia na nowo PKD i aktualizacji wpisu.
Może się zdarzyć, że jednocześnie ze zmianą zakresu działalności przedsiębiorca zmienia miejsce zamieszkania. Podlega to wpisowi przez organ ewidencyjny, który był właściwy przed zmianą. Po zmodyfikowaniu wpisu organ ewidencyjny dotychczas właściwy przesyła stosowne zaświadczenie do organu właściwego ze względu na nowe miejsce zamieszkania przedsiębiorcy. Nowy właściwy organ ewidencyjny dokona z urzędu wpisu przedsiębiorcy do prowadzonej przez siebie ewidencji działalności gospodarczej.
Może się zdarzyć, że działalność gospodarcza jest zmieniana na taki jej rodzaj, że nie wystarczy aktualizacja wpisu w ewidencji działalności gospodarczej. Pewne jej rodzaje, np. wymagające określonych kwalifikacji, są regulowane. Wówczas, by podjąć taką aktywność, trzeba uzyskać zaświadczenie o wpisie do odpowiedniego rejestru działalności regulowanej.
Ponadto w branżach, nad którymi państwo chce mieć szczególny nadzór lub postanowiło chronić usługobiorców, ustanowiono obowiązek posiadania koncesji (np. ochrona osób i mienia) albo uzyskania licencji czy zezwolenia.
Jeśli zaś przepis ustawy branżowej stanowi, że działalność jest regulowana, przedsiębiorca może ją wykonywać, jeśli spełnia warunki określone przepisami i po uzyskaniu wpisu do rejestru działalności regulowanej.
Organ prowadzący rejestr wpisuje przedsiębiorcę na wniosek, po złożeniu przez niego oświadczenia o spełnieniu warunków wymaganych ustawą. Przedsiębiorca podlegający wpisowi do ewidencji może złożyć wniosek wraz z oświadczeniem również we właściwym organie ewidencyjnym (np. w gminie), wskazując organ prowadzący rejestr działalności regulowanej. Treść oświadczenia, sposób prowadzenia rejestru oraz dane podlegające wpisowi określają przepisy ustaw regulujących daną działalność.
Do rejestru podmiotów gospodarki narodowej (REGON) wprowadzane są informacje o osobach fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, m.in. zakres działalności według PKD (wykaz rodzajów działalności, rodzaj przeważającej działalności). W razie zmiany danych podanych we wniosku rejestracyjnym (musi go złożyć każdy pojawiający się na rynku nowy przedsiębiorca), np. adresu przedsiębiorstwa albo innych okoliczności, trzeba zaktualizować wpis. Żeby tego dokonać, przedsiębiorca powinien ponownie wypełnić formularz RG-1(zmiana informacji o osobie fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą), zaznaczając w pierwszej jego części (rodzaj zgłoszenia) cyfrę 5.
Z kolei zgodnie z przepisami ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, podatnicy mają obowiązek aktualizowania danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym przez dokonanie zgłoszenia aktualizacyjnego do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Należy to uczynić w ciągu 14 dni od daty, w której nastąpiła zmiana, gdy chodzi o podatników VAT, albo nie później niż z upływem 30 dni od zmiany danych, gdy rzecz dotyczy pozostałych podatników.
Wynika z tego, że ze zmianą czy poszerzeniem zakresu działalności gospodarczej wiązać się będzie także konieczność złożenia zgłoszenia aktualizacyjnego na formularzu NIP-1.
14 dni
Aktualizacja ewidencji
W ciągu dwóch tygodni przedsiębiorca jest obowiązany zgłosić organowi ewidencyjnemu zmianę danych zgłoszonych do ewidencji