Branża księgowa to jedna z dziedzin, w których wynagrodzenie za świadczone usługi często jest mocno niedoszacowane, mimo tego, że błędy w księgowości mogą skutkować bardzo poważnymi konsekwencjami dla przedsiębiorców. W związku z tak doniosłą rolą biur rachunkowych powinny one dbać o poziom rentowności, który pozwoli właścicielom skupić się na podnoszeniu jakości świadczonych usług oraz większego spokoju, co niewątpliwie pozytywnie wpływa na dobrostan właścicieli biur oraz ich pracowników.
- 1) Weryfikacja czasu poświęcanego poszczególnym klientom
- 2) Weryfikacja efektów pracy pracowników
- 3) Zmiana terminu dostarczania dokumentów przez klientów
- 4) Zapłata za dodatkowe usługi nieprzewidziane w umowie
Biura rachunkowe mogą podjąć stosunkowo proste czynności, który poprawią ich rentowność bez ponoszenia znacznych wydatków.
1) Weryfikacja czasu poświęcanego poszczególnym klientom
Niewątpliwie obsługa opłacalnych klientów bezpośrednio przekłada się na rentowność biura rachunkowego, które powinno dać o odpowiednią wycenę usług księgowych. W tym celu należy sprawdzić czas pracy, jaki przypada na danych klientów i porównać go wynagrodzenia, jakie oni uiszczają. Przy tym do tego czasu należy doliczyć wszelkie działania, nie tylko ich księgowanie, lecz także czas poświęcany na przygotowywanie wiadomości e-mail do nich, rozmowy telefoniczne, jakieś spotkania, czy też konieczność wyjaśniania klientowi kwestii czemu wyszedł mu określony podatek itp. Należy liczyć każde nawet najkrótsze działania. Warto wyciągnąć średnie dane z kilku miesięcy.
Potem trzeba podzielić kwotę wynagrodzenia przez czas poświęcany na poszczególnych klientów, gdy w określonych przypadkach będzie przekraczał istotnie średnią, to należy po prostu podnieść cenę danemu klientowi.
2) Weryfikacja efektów pracy pracowników
Nie ulega wątpliwości, że dobrzy pracownicy księgowości powinni być należycie opłacani. Jednak w biurze zdarzają się również takie osoby, które pracują za wolno i nie generują odpowiedniego dochodu dla biura rachunkowego, czasami nawet właściciel musi dopłacać. Właściciel biura powinien policzyć jaki przychód generują poszczególni pracownicy, a następnie zwrócić uwagę na te osoby, które są znacznie poniżej średniej. Najpierw należy zastanowić się, czy przypadkiem nie obsługują klientów, którzy absorbują za dużo czasu w stosunku do tego ile płacą za usługi księgowe. Gdy jednak tak nie będzie, to właściciel biura musi powierzyć im większą liczbę firm do obsługi. Jednak, potem powinien weryfikować czy utrzymują odpowiednią jakość. Musi także liczyć się z tym, że taka osoba odejdzie z pracy, ale czasami jest to konieczne.
3) Zmiana terminu dostarczania dokumentów przez klientów
Właściciel biura może rozważyć także, aby uzgodnić wcześniejszy termin dostarczania dokumentów przez klientów i np. wymagać, aby były dostarczane do 5 dni następnego miesiąca, a nie np. do 7 dnia. Takie działanie prowadzi do tego, że zespół biura ma więcej czasu na księgowanie i jest w stanie obsłużyć więcej firm, przy założeniu, że poda podatki w terminie. Obsługa większej liczby firm prowadzi do wzrostu przychodu, a przy tej samych wydatkach, także do większego zysku.
4) Zapłata za dodatkowe usługi nieprzewidziane w umowie
Kolejnym działaniem pozytywnie wpływającym na wynik finansowy biura jest pobieranie płatności za dodatkowe usługi, których nie przewiduje umowa o księgowość. Niewątpliwie takie usługi zajmują czas pracownikom i powodują, że w tym czasie nie mogą obsługiwać innego klienta. Nawet jeśli coś zajmuje przysłowiowe 15 minut warto za to policzyć, zwłaszcza, gdy wynagrodzenie klienta nie jest – eufemistycznie rzecz ujmując - za wysokie.
Powyższe, stosunkowo proste działania mogą zwiększyć rentowność biura rachunkowego, a to jest korzystne nie tylko dla samego właściciela, lecz także dla przedsiębiorców, ponieważ biuro ma środki na innowacje, szkolenia, jego właściciele mogą skupiać się mocniej na jakości usług, zamiast walczyć cały czas o przetrwanie, mogą zatrudniać więcej osób z odpowiednią wiedzą i doświadczeniem. Zadowolony właściciel to także lepiej traktowany pracownik. Poza tym im bardziej biuro jest rentowne tym także stabilniejsze, gdyż nagły wzrost kosztów nie musi powodować od razu utraty płynności finansowej, problemów z pensjami dla kadr itp.