Status Inspektora Ochrony Danych

Agata Kwaśniewska
rozwiń więcej
Czublun Trębicki Kancelaria Radców Prawnych Spółka Partnerska
Doradztwo prawne dla biznesu
rozwiń więcej
Status Inspektora Ochrony Danych/Fot. Shutterstock
Status Inspektora Danych Osobowych (IOD) w spółkach może rodzić wiele wątpliwości. RODO przewiduje przypadki, w których powołanie Inspektora Ochrony Danych jest obligatoryjne, a także przypadki, w których jest to fakultatywne. Niezależnie jednak od tego, czy w danym podmiocie jest obowiązek powołania IOD, RODO wyznacza także pewne wymogi, które powinny zostać spełnione przez IOD oraz w stosunku do IOD tak, aby jego pozycja w ramach struktury organizacyjnej podmiotu, uprawnienia i obowiązki były zgodne z wymogami prawa.

Inspektor Ochrony Danych w firmie

Inspektor Ochrony Danych przede wszystkim powinien być właściwie i niezwłocznie włączany we wszystkie sprawy dotyczące ochrony danych osobowych. Obowiązek zapewnienia tego spoczywa na administratorze oraz podmiocie przetwarzającym. Celem tego obowiązku prawnego jest zapewnienie, że IOD nie będzie wykluczany z działań związanych z przetwarzaniem danych w organizacji, ani nie będzie marginalizowany w ramach struktury organizacyjnej podmiotu. Nie spełni wymogów RODO powołanie IOD, który będzie pełnił jedynie funkcję fasadową. Żadne sprawy dotyczące ochrony danych osobowych nie powinny być załatwiane z pominięciem IOD.

Dodatkowo, IOD powinien mieć zapewnione zasoby niezbędne do wykonania swoich zadań oraz dostęp do danych osobowych i operacji przetwarzania, a także zasoby niezbędne do utrzymania wiedzy fachowej. Ten wymóg również zdaje się podkreślać, że funkcja inspektora nie może być iluzoryczna. Jeżeli IOD został wyznaczony, to obowiązkiem każdego administratora oraz podmiotu przetwarzającego jest wspieranie inspektora ochrony danych w wypełnianiu jego zadań, m.in. we wskazany powyżej sposób. Inspektor powinien także pogłębiać swoją wiedzę ekspercką w zakresie danych osobowych, utrzymując ją na poziomie pozwalającym mu na pełnienie swojej funkcji z zachowaniem profesjonalnych standardów.

Inspektor Ochrony Danych - niezależność

Istotnym wymogiem związanym z usytuowaniem IOD w ramach struktury organizacyjnej podmiotu jest obowiązek zapewnienia, by inspektor ochrony danych nie otrzymywał instrukcji dotyczących wykonywania swoich zadań. W żadnym wypadku nie może on zostać odwołany ani ukarany przez administratora ani podmiot przetwarzający za wypełnianie swoich zadań. W związku z tym inspektor ochrony danych powinien bezpośrednio podlegać najwyższemu kierownictwu administratora lub podmiotu przetwarzającego. Nie można bowiem dopuścić do sytuacji, w której IOD obawiałby się o swoją pozycję lub zatrudnienie z powodu prawidłowego wykonywania przez siebie zadań.

Inspektor ochrony danych jest zobowiązany do zachowania tajemnicy lub poufności co do wykonywania swoich zadań - zgodnie z prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego. Obowiązek zachowania tajemnicy zawodowej ma na celu m.in. ochronę praw osób, których dane dotyczą.

RODO przewiduje, że inspektor ochrony danych może wykonywać także inne zadania i obowiązki niż wprost przewidziane w rozporządzeniu. Administrator lub podmiot przetwarzający muszą jednak zapewnić, by takie zadania i obowiązki nie powodowały konfliktu interesów.

Co należy zrobić?

Każdy podmiot, w którym wyznaczono Inspektora Ochrony Danych, powinien dokonać przeglądu aktualnej struktury organizacyjnej oraz faktycznych warunków sprawowania swojej funkcji przez IOD w celu zweryfikowania, czy pozycja, uprawnienia i obowiązki IOD są zgodne ze wskazanymi powyżej wymogami prawa.

Autor: Agata Kwaśniewska, aplikantka radcowska w Kancelarii CZUBLUN TRĘBICKI

Polecamy serwis: RODO w firmie

Moja firma
Fundacje rodzinne umrą śmiercią naturalną? Ekspertka krytycznie o planach Ministerstwa Finansów
28 wrz 2024

Ministerstwo Finansów planuje zmiany w opodatkowaniu fundacji rodzinnych od 2025 r. Zdaniem ekspertki dr Anny Marii Panasiuk proponowane przez resort finansów zmiany idą za daleko, a ich wprowadzenie może doprowadzić do tego, że fundacje rodzinne umrą śmiercią naturalną.

Rewolucja w VAT dla małych podatników: nowe zwolnienie podmiotowe daje korzyść w obrotach z zagranicą
27 wrz 2024

To będzie rewolucyjna nowelizacja ustawy VAT. Teraz nawet niewielka sprzedaż zagranicę np. przez platformę internetową wymusza płacenie VAT – formalnie nawet od osób nie prowadzących działalność gospodarczą i fiskus może skutecznie podatku dochodzić.

Już 400 tysięcy firm wpisanych na listy dłużników. Jak odzyskiwać zaległe pieniądze?
26 wrz 2024

W Polsce na listy dłużników wpisanych jest już 400 tysięcy firm. Najtrudniej jest w branży meblarskiej, transportowej, budowlanej i IT. Aż 27% dłużników nie płaci zobowiązań nie dlatego, że nie ma pieniędzy, ale dlatego że ma złe intencje. Takie alarmujące dane podaje Skaner MŚP 2024 dla BIG InfoMonitor. Jak odzyskiwać zaległe pieniądze? 

Właściciele wiodących firm rodzinnych na Kongresie 4 GENERATIONS w Fabryce Norblina w Warszawie
26 wrz 2024

Według badań Instytutu Biznesu Rodzinnego i GUS-u w Polsce jest nawet 2,2 mln firm, w których większościowe udziały ma rodzina: „rodzina biznesowa”. To nowe pojęcie wprowadzone przez IBR, ale stare w swoim znaczeniu, struktura oparta na więzach krwi i wspólnym zaangażowaniu w biznes, która może trwać przez pokolenia. Właśnie rodziny biznesowe spotkają się na Kongresie 4 GENERATIONS.

Powódź uniemożliwia realizację umowy? Sprawdź co można zrobić [Przykłady]
25 wrz 2024

Jak powódź wpływa na wykonanie świadczeń umownych? Kiedy niezbędne będą rozstrzygnięcia poczynione przez sąd? Aktualne przepisy na praktycznych przykładach omawia radca Prawny Zbigniew Cieślak z Kancelarii Prawnej Chałas i Wspólnicy.

Umowa czy kontrakt? Różnice, o których powinni wiedzieć HR-owcy i menedżerowie
24 wrz 2024

Współczesne realia biznesowe wymagają od organizacji elastyczności w zarządzaniu ludźmi, szczególnie na stanowiskach menedżerskich. W Polsce istnieją dwa główne rodzaje umów, na podstawie których można zatrudniać menedżerów: umowa o pracę oraz kontrakt menedżerski (umowa zlecenie). Oba typy umów różnią się w wielu aspektach, dlatego działy HR powinny znać różnice między nimi, aby podjąć świadomą decyzję co do formy zatrudnienia menedżera.

Handel fałszywymi opiniami w internecie [RAPORT]
25 wrz 2024

Firmy sprzedające w sieci walczą coraz zacieklej o klientów. A ponieważ aż 95% internautów przed zakupem sprawdza recenzje, to niektóre e-sklepy sięgają po nieuczciwe praktyki. Jak wynika z najnowszych danych TrustMate, blisko dwa tysięcy sklepów online w Polsce kupuje fikcyjne recenzje. Proceder ma miejsce, pomimo że kary za takie praktyki sięgają do 10% obrotu e-sklepów. Czy problem narasta? Jak można się przed nim bronić?

Już od 1 listopada 2024 r., z tym wnioskiem, blisko 2 mln przedsiębiorców, będzie mogło obniżyć koszty prowadzenia działalności gospodarczej. Wakacje składkowe 2024 i 2025
28 wrz 2024

Od grudnia 2024 r. – na podstawie wniosku złożonego w listopadzie br. – blisko 2 mln przedsiębiorców, będzie mogło skorzystać z ulgi, która odpowiadać będzie sumie miesięcznych składek na własne ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie chorobowe oraz na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy. Z wakacji składkowych – bo o nich mowa – przedsiębiorcy będą mogli korzystać raz w roku. W tym czasie, będą oni mogli prowadzić działalność gospodarczą na dotychczasowych zasadach, a składki na ubezpieczenia społeczne, za miesiąc objęty zwolnieniem, zostaną za nich opłacone z budżetu państwa.

Cyfrowa współpraca księgowych i przedsiębiorców
20 wrz 2024

Postęp w zakresie rozwiązań technologicznych oraz innowacje w sposobie komunikacji pomiędzy urzędami i podmiotami zmieniają sposób prowadzenia przedsiębiorstw - w szczególności małych i mikrofirm. Równocześnie szybka adopcja rozwiązań technologicznych sprawia, że cyfryzacja sektora publicznego - także na linii obywatel - urząd w kontekście przykładowo cyfrowych rozliczeń podatkowych – nabiera rozpędu i będzie coraz intensywniej dotykać również inne powiązane z nią sektory i branże. 

Kto może wystąpić o umorzenie lub odroczenie terminu płatności składek z powodu powodzi?
20 wrz 2024

Których przedsiębiorców dotyczy odroczony termin płatności? Czy wystarczy samo zarejestrowanie firmy na terenie objętym klęską żywiołową? Co w przypadku problemów ze złożeniem dokumentów? ZUS odpowiada na najważniejsze pytania.

pokaż więcej
Proszę czekać...