Jak informuje Rejestr Dłużników BIG InfoMonitor oraz BIK na koniec III kw. 2019, całkowite przeterminowane zadłużenie firm transportowych wynosiło 1,514 mld zł. Liczba firm transportowych z opóźnionymi o co najmniej 30 dni zaległościami na kwotę minimum 500 zł, wzrosła w ciągu roku o 10,6 proc. Skąd bierze się tendencja do zadłużenia w tej branży? Jak radzić sobie z egzekwowaniem zaległości od zleceniodawców? Jakie narzędzia mogą nam pomóc?
Skąd biorą się długi w transporcie?
Prowadzenie firmy transportowej to nie lada wyzwanie, wiążące się z bardzo dużą ilością planowania i odpowiedniej logistyki, w szczególności, jeśli chodzi o transport międzynarodowy. Wiele firm funkcjonuje na tej zasadzie, że każdego miesiąca wybiera poszczególne zlecenia frachtów, np. z giełdy transportowej, następnie przekazuje informacje kierowcom, którzy zaczynają podróż z ładunkiem do miejsca docelowego. Regulowanie należności odbywa się wyłącznie po zakończeniu takiej trasy i zdaniu towaru, zwykle jest to okres od dwóch tygodni do miesiąca, a często nawet dłużej. W międzyczasie, przedsiębiorca musi pokryć koszt eksploatacji ciężarówki, zapłacić swoim kierowcom, czy zwyczajnie zatankować flotę. Zwłoka w płatności za fracht może doprowadzić do swego rodzaju „reakcji łańcuchowej”, która powoduje znalezienie się w spirali zadłużenia – np. zaciągamy pożyczki gotówkowe w różnych instytucjach finansowych, by zachować płynność firmy i spłacamy je bieżącymi zyskami - mówi Tomasz Czyż, Grupa INELO
Jak zaznacza Dariusz Łupiński, ekspert Intrum, opóźniona płatność o dwa, trzy tygodnie, może jeszcze nie stanowić problemu, ale kiedy ten termin znacznie się wydłuża, kilka przeterminowanych faktur może mieć wpływ na płynność finansową firmy. Co więcej, z powodu niepłacących na czas klientów czy kontrahentów, po pewnym czasie wierzyciel może sam popaść w problemy finansowe i stać się dłużnikiem. – Im mniejsza jest firma, tym większy problem to stanowi. Większe przedsiębiorstwa lepiej radzą sobie z nierzetelnymi płatnikami, brak części wpływów mogą pokryć np. z bieżących środków. Firmy z sektora MŚP od razu odczuwają brak wpłat – mówi Dariusz Łupiński. Fakt, że 98% przedsiębiorstw z sektora transportowego w Polsce to firmy małe zatrudniające nie więcej niż 10 osób jest tu tym bardziej znamienny.
W jaki sposób radzić sobie z opóźnionymi płatnościami?
Opóźnione płatności już teraz są problemem dla wielu firm w Polsce i biorąc pod uwagę ekonomiczne skutki pandemii Covid-19, które dotknęły również nasz kraj, to zjawisko jeszcze się nasili. Dlatego ważne jest, aby przedsiębiorcy wdrożyli na stałe w swoich firmach rozwiązania, które pozwalają się przed nim skutecznie bronić. – Branża transportowa, to sektor gospodarki, który przechodzi diametralne zmiany. Cyfrowa ewolucja, zmiany legislacyjne, nadchodzący zielony ład – wszystkie te elementy będą miały kluczowy wpływ na to, jak będzie wyglądał transport lądowy w najbliższych latach. Bardzo ważnym czynnikiem, który pozwoli zabezpieczyć nasz biznes jest dywersyfikacja. Ostatnie miesiące pokazały dobitnie, że skupienie się na jednej gałęzi w transporcie nie zawsze jest dobrym pomysłem. Przestój fabryk związanych z rynkiem automotive zamroził niejedno przedsiębiorstwo oraz naraził wiele firm na straty. Wnioski nasuwają się same: firmy muszą zadbać o analizę swojej rentowności, zbilansować aktualnie prowadzone procesy związane z pozyskiwaniem nowych frachtów i zacząć budować poduszki finansowe, umożliwiające zachowanie płynności – wylicza Tomasz Czyż
Pierwszym krokiem, jaki powinien wykonać przedsiębiorca transportowy, by zabezpieczyć się przed utratą płynności finansowej jest prewencja i analiza dotychczasowej działalności. – Inwestycja w system TMS, czy rozwiązania umożliwiające analizę rentowności frachtów jeszcze przed ich wykonaniem, np. telematykę, pozwoli przede wszystkim spojrzeć na naszą firmę z innej perspektywy. Może się okazać, że część kursów, które obsługujemy stoi na granicy opłacalności, gdy weźmiemy pod uwagę dokładny bilans kosztów związanych z paliwem, wynagrodzeniem kierowcy itp. Dodatkowo, jeżeli korzystamy z systemu giełd transportowych, to zwróćmy szczególną uwagę na system ocen, pozwalający wyciągnąć wnioski na temat zleconych frachtów – może się okazać, że nasz zleceniodawca ma bardzo długie terminy płatności, które wpłyną niekorzystnie na płynność naszego przedsiębiorstwa – komentuje Tomasz Czyż.
– Lepiej zapobiegać niż leczyć. Najlepiej postarać się o to, aby problem zaległych płatności w ogóle nie dotyczył naszej firmy i postawić na prewindykację. W ramach zestawu działań oraz narzędzi, które funkcjonują pod tą nazwą, mamy dostępny np. monitoring płatności, czyli nadzorowanie procesu zapłaty należności już w momencie wystawienia faktury. W ten sposób minimalizujemy możliwość wystąpienia opóźnienia w płatnościach dokonywanych przez klientów czy kontrahentów. Dzięki temu dokładnie wiemy, kiedy należy uruchomić „tradycyjne” działania windykacyjne – najlepiej wtedy, kiedy upłynie wyznaczony czas na zapłatę, a nie wiele dni po tym fakcie, co niestety w polskim biznesie jest normą – dodaje Dariusz Łupiński
Monitoring płatności
Na czym monitoring płatności polega w praktyce? – To informowanie kontrahenta o zbliżającym się terminie opłacenia faktury. W tym celu stosowane są różne rozwiązania: kontakt telefoniczny, mailowy, wysyłanie specjalnych „alertów” sms. Monitoring może prowadzić przedsiębiorca samodzielnie (np. korzystać ze specjalnych programów stworzonych do monitoringu należności, które są zintegrowane z programami do fakturowania) lub zlecić takie działanie firmie windykacyjnej – mówi Dariusz Łupiński
Jak postępować z nieuczciwym kontrahentem?
Jednym ze sposobów pozwalających „walczyć” z problemem zatorów płatniczych, jest wymaganie przedpłaty za wykonanie usługi, czyli określonej kwoty po zawarciu umowy, ale jeszcze przed sfinalizowaniem transakcji. – Przy większych zamówieniach można również zdecydować się na ubezpieczenie należności. Ubezpieczyciel monitoruje na bieżąco sytuację finansową kontrahenta i na tej podstawie ustala kwotę, do której zapewni ochronę, czyli zobowiąże się do wypłaty odszkodowania, gdy druga strona transakcji z jakiś powodów stanie się niewypłacalna – podpowiada Dariusz Łupiński
Jeszcze inną opcją jest skorzystanie z gwarancji bankowej. Polega ona na tym, że dany bank zobowiązuje się zapłacić przedsiębiorcy sumę wskazaną w gwarancji, jeżeli kontrahent miałby problem z terminowym uregulowaniem faktury. To jeden z efektywniejszych sposobów na ochronę firmowych finansów, w przypadku uchylania się od obowiązku zapłaty przez kontrahentów lub klientów. Warto wiedzieć, że gwarancja może zabezpieczać wierzytelności już istniejące lub takie, które dopiero powstaną.
Tomasz Czyż, ekspert GBOX Grupy INELO oraz oraz Dariusz Łupiński, ekspert Intrum