Mogą jednak znacznie przyczynić się do wzrostu efektywności działań w firmie, jak i do ograniczenia kosztów. Nie dziwi więc fakt, że działają już w przedsiębiorstwach z różnych branż. Pojawia się jednak pytanie, czy taka technologia sprawdzi się w każdej organizacji oraz czy mniejsze firmy również stać na podobne rozwiązania.
Czym może się zająć robot?
Zakres działań, które można zlecić robotowi jest bardzo szeroki. Dlatego też roboty cyfrowe pojawiają się w różnych branżach, m.in.: w medycznej, finansowej, HR, logistycznej, sektorze publicznym czy w szeroko rozumianym „biznesie”. By ocenić, czy takie rozwiązanie technologiczne sprawdzi się w danej firmie, należy przede wszystkim przeanalizować zadania, które wykonywane są w tym przedsiębiorstwie. Te opierające się na dobrze opisanych, powtarzalnych procesach, które może na podstawie scenariusza odtworzyć robot – mogą z powodzeniem zostać zautomatyzowane.
Jakie to zadania? Wszelkie działania bazujące na pracy z dużymi ilościami danych i powtarzalne, monotonne czynności, które zajmują dużo cennego czasu. Robot może między innymi zarządzać bazami danych, wykonywać rozliczenia, wysyłać wiadomości, zarządzać dostawami, generować dokumenty, pomagać w rekrutacji czy wypełniać formularze. Opcji jest wiele i każda z firm może wyodrębnić najbardziej potrzebne rozwiązania w swoich strukturach.
Robot „uczy się” wykonywać dane zadanie tak, jak wykonałby je człowiek. Jego zaletą jest jednak fakt, że pracuje znacznie szybciej, z mniejszym prawdopodobieństwem błędów, dzięki czemu pracownicy mogą zająć się zadaniami, które wymagają więcej kreatywności, wiedzy i doświadczenia. Robot może także pracować 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, zwiększając jakość obsługi klientów i liczbę wykonanych zadań. W efekcie praca biura przebiega sprawniej i bardziej efektywnie, a przedsiębiorcy mogą przyjmować więcej klientów, co bezpośrednio przekłada się na zyski.
Koszty, czyli czy na roboty stać tylko korporacje?
Jeszcze do niedawna najnowsze technologie mogliśmy oglądać jedynie w dużych, światowych korporacjach. Na rynku jest obecnie wiele firm, które świadczą usługi wdrożeniowe i konsultacyjne z tego obszaru. Natomiast bazują one głównie na zagranicznych rozwiązaniach, które posiadają wysokie koszty „wejścia” w technologię. W konsekwencji trudniej jest zbudować uzasadnienie biznesowe, szczególnie w firmach z sektora MŚP. Na szczęście sytuacja ta uległa diametralnej zmianie. Coraz prężniej rozwijają się alternatywne narzędzia, które cenowo są w zasięgu małych i średnich firm i, co bardzo istotne, posiadają one niską barierę wejścia w technologię. Dzięki temu możliwe jest ekspresowe budowanie automatów nawet wewnętrznymi zasobami organizacji. Również Polska nie odstaje w tej kwestii od reszty świata. W naszym kraju także dynamicznie rozwijają się firmy, które posiadają swoje autorskie narzędzia do robotyzacji procesów.
„Zatrudnienie” robota nie wiąże się ani z koniecznością zakupu dodatkowego sprzętu, ani też wdrażania dodatkowego personelu, który byłby wykształcony w tym kierunku. Wystarczy krótkie szkolenie, by dotychczasowi pracownicy samodzielnie nauczyli się obsługi narzędzia. Sam koszt inwestycji w robota zwraca się nawet po kilku tygodniach lub miesiącach. Okres ten związany jest przede wszystkim z procesami, które podlegają automatyzacji oraz wewnętrznej strategii na robotyzację.
Jak wprowadzić robota do firmy?
Proces wprowadzenia technologii cyfrowej do przedsiębiorstwa nie jest skomplikowany. Całość zajmuje od kilku dni do kilku tygodni, w zależności od obszaru, jaki ma być zrobotyzowany. Można zrobić to na własną rękę – wykorzystując posiadane zasoby, gdyż niektórzy dostawcy narzędzi do robotyzacji udostępniają za darmo oprogramowanie w wersji trial oraz materiały szkoleniowe. Można również skorzystać ze wsparcia firmy specjalizującej się w robotyzacji procesów biznesowych.
Zanim jednak przedsiębiorca podejmie decyzję o zatrudnieniu robota – powinien przeanalizować, czy takie rozwiązanie faktycznie przyniesie wymierne zyski. Dlatego też warto przyjrzeć się aktualnym procesom w firmie i zasobom, które są wykorzystywane na ich realizację. Istotna jest również obecność strategii w organizacji, która zakłada ciągłe doskonalenie procesów, a nie poprzestanie tylko na pojedynczej robotyzacji.
Ważnym elementem zaangażowania narzędzia w firmie jest także przygotowanie pracowników. Wiele osób obawia się bowiem, że roboty pozbawią ich pracy. Jak wspomniałem wyżej – technologię należy uważać za wsparcie, które przejmuje te powtarzalne i nużące czynności. Dzięki robotowi pracownicy mogą rozwijać się w tych obszarach, które są dla nich interesujące i angażują ich umiejętności. Dzięki zwiększeniu efektywności pracy, przyjmowaniu większej ilości zleceń, wzbogaca się cała organizacja, na czym korzystają też pracownicy. Dlatego warto przeprowadzić spotkanie z zespołami, na którym rozwiane zostaną wszelkie obawy związane z zatrudnieniem robota.
Autor: Michał Wawiórko, Wizlink®