Zarządzanie portfelami projektów w dużej firmie

zarządzanie projektami w dużej firmie / shutterstock
Jaka jest recepta na skuteczne zarządzanie projektami w dużych firmach? Na to zapytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi, bo różne organizacje borykają z różnymi problemami, a im firma jest większa, tym więcej wyzwań się przed nią pojawia. Podstawowym założenie – musi być zachowana spójność realizowanych projektów z celami strategicznymi firmy oraz musi zostać opracowany precyzyjny plan działania.

Najczęściej spotykane problemy w zarządzaniu portfelami projektowymi

W przypadku większych przedsiębiorstw może pojawić się wiele wyzwań. Do najczęściej spotykanych problemów z zarządzaniem portfelami projektów w dużych organizacjach należy zaliczyć:

•             Brak jasno określonych celów strategicznych firmy,

•             Brak zdefiniowanych, lub niewystarczająco jasne kluczowe mierniki efektywności (KPI),

•             Brak wdrożonego scoringu – brak określonych kryteriów do oceny pomysłów na projekty,

•             Brak jednoznacznych standardów zarządzania portfelami projektów,

•             Problemy z alokacją zasobów.

Jak efektywnie zarządzać portfelami projektowymi

Pierwszym krokiem jest zdefiniowanie strategii i wizji przedsiębiorstwa. W momencie kiedy jasno widzimy który projekt przełoży się na strategię firmy, a jaki nie będzie miał na nią wpływu – możemy podjąć rzetelną decyzję o braku sensowności realizacji niektórych projektów.

Kolejny krok - po określeniu celów strategicznych firmy, powinno być opracowanie i wdrożenie odpowiednich standardów zarządzania portfelami projektów. Standardy te powinny być opracowywane w oparciu o indywidualne czynniki danej organizacji takie jak m.in.: wielkość przedsiębiorstwa, branży czy też złożoności samych projektów. W zależności od charakteru danego portfela projektowego, standardy zarządzania nim mogą się nieznacznie od siebie różnić.

Zawsze jednak muszą mieć one określone podstawowe elementy takie jak: zdefiniowane narzędzia wspierające, opis parametrów oceny i selekcji projektów, opis procesu podejmowania decyzji wraz z przypisaniem odpowiedzialności, a także sposób monitorowania postępów oraz raportowania. Aby uspójnić wszystkie powyższe elementy najprostszym rozwiązaniem będzie wdrożenie dedykowanego systemu do zarządzania projektami, w którym możemy określić standardy realizacji poszczególnych portfeli projektowych, oraz zautomatyzować poszczególne czynności.

Samo wdrożenie standardów nie jest wystarczające do skutecznego zarządzania portfelami projektowymi. Aby móc nimi sprawnie zarządzać musimy także zdefiniować odpowiednie kryteria pomiaru ich skuteczności. Dlatego tak ważne jest, aby jasno określić KPI, a następnie dokonywać przeglądów w regularnych sprintach oraz, za pomocą scoringu, efektywnie analizować pomysły na projekty, które mają wejść do portfela.

Każdy portfel, z czasem w ramach rozwoju, potrzebuje być zasilany o nowe pomysły. Takie pomysły warto zgromadzić i ustrukturyzować- nigdy w 100% nie jesteśmy w stanie przewidzieć jak zmienią się okoliczności i czy oraz kiedy dany pomysł okaże się potrzebny.

Proces oceny pomysłów na projekty również warto zdefiniować, opierając się na jednolitej metodzie oceny, czyli scoringu.

Jak zarządzanie portfelami projektów może wspomóc firmę?

Organizacje, które zdecydowały się na wdrożenie sprawdzonych standardów zarządzania, znacząco zwiększyły efektywność realizowanych procesów podnosząc wskaźnik projektów zakończonych sukcesem. Odpowiednio wdrożone standardy pozwalają na realizację tylko tych procesów i inicjatyw, które najlepiej pasują do strategii biznesowej.

Dodatkowo organizacje takie lepiej radzą sobie z równowagą w alokacji zasobów, zarządzaniem ryzykiem w ramach całego portfela oraz szybciej reagowały w chwili pojawienia się szans rynkowych przekierowując zasoby projektu na najbardziej obiecujące inicjatywy, oraz korzystając z bazy pomysłów.

Autor: Włodzimierz Makowski, Członek Zarządu FlexiProject.

Moja firma
Fundacje rodzinne umrą śmiercią naturalną? Ekspertka krytycznie o planach Ministerstwa Finansów
28 wrz 2024

Ministerstwo Finansów planuje zmiany w opodatkowaniu fundacji rodzinnych od 2025 r. Zdaniem ekspertki dr Anny Marii Panasiuk proponowane przez resort finansów zmiany idą za daleko, a ich wprowadzenie może doprowadzić do tego, że fundacje rodzinne umrą śmiercią naturalną.

Rewolucja w VAT dla małych podatników: nowe zwolnienie podmiotowe daje korzyść w obrotach z zagranicą
27 wrz 2024

To będzie rewolucyjna nowelizacja ustawy VAT. Teraz nawet niewielka sprzedaż zagranicę np. przez platformę internetową wymusza płacenie VAT – formalnie nawet od osób nie prowadzących działalność gospodarczą i fiskus może skutecznie podatku dochodzić.

Już 400 tysięcy firm wpisanych na listy dłużników. Jak odzyskiwać zaległe pieniądze?
26 wrz 2024

W Polsce na listy dłużników wpisanych jest już 400 tysięcy firm. Najtrudniej jest w branży meblarskiej, transportowej, budowlanej i IT. Aż 27% dłużników nie płaci zobowiązań nie dlatego, że nie ma pieniędzy, ale dlatego że ma złe intencje. Takie alarmujące dane podaje Skaner MŚP 2024 dla BIG InfoMonitor. Jak odzyskiwać zaległe pieniądze? 

Właściciele wiodących firm rodzinnych na Kongresie 4 GENERATIONS w Fabryce Norblina w Warszawie
26 wrz 2024

Według badań Instytutu Biznesu Rodzinnego i GUS-u w Polsce jest nawet 2,2 mln firm, w których większościowe udziały ma rodzina: „rodzina biznesowa”. To nowe pojęcie wprowadzone przez IBR, ale stare w swoim znaczeniu, struktura oparta na więzach krwi i wspólnym zaangażowaniu w biznes, która może trwać przez pokolenia. Właśnie rodziny biznesowe spotkają się na Kongresie 4 GENERATIONS.

Powódź uniemożliwia realizację umowy? Sprawdź co można zrobić [Przykłady]
25 wrz 2024

Jak powódź wpływa na wykonanie świadczeń umownych? Kiedy niezbędne będą rozstrzygnięcia poczynione przez sąd? Aktualne przepisy na praktycznych przykładach omawia radca Prawny Zbigniew Cieślak z Kancelarii Prawnej Chałas i Wspólnicy.

Umowa czy kontrakt? Różnice, o których powinni wiedzieć HR-owcy i menedżerowie
24 wrz 2024

Współczesne realia biznesowe wymagają od organizacji elastyczności w zarządzaniu ludźmi, szczególnie na stanowiskach menedżerskich. W Polsce istnieją dwa główne rodzaje umów, na podstawie których można zatrudniać menedżerów: umowa o pracę oraz kontrakt menedżerski (umowa zlecenie). Oba typy umów różnią się w wielu aspektach, dlatego działy HR powinny znać różnice między nimi, aby podjąć świadomą decyzję co do formy zatrudnienia menedżera.

Handel fałszywymi opiniami w internecie [RAPORT]
25 wrz 2024

Firmy sprzedające w sieci walczą coraz zacieklej o klientów. A ponieważ aż 95% internautów przed zakupem sprawdza recenzje, to niektóre e-sklepy sięgają po nieuczciwe praktyki. Jak wynika z najnowszych danych TrustMate, blisko dwa tysięcy sklepów online w Polsce kupuje fikcyjne recenzje. Proceder ma miejsce, pomimo że kary za takie praktyki sięgają do 10% obrotu e-sklepów. Czy problem narasta? Jak można się przed nim bronić?

Już od 1 listopada 2024 r., z tym wnioskiem, blisko 2 mln przedsiębiorców, będzie mogło obniżyć koszty prowadzenia działalności gospodarczej. Wakacje składkowe 2024 i 2025
28 wrz 2024

Od grudnia 2024 r. – na podstawie wniosku złożonego w listopadzie br. – blisko 2 mln przedsiębiorców, będzie mogło skorzystać z ulgi, która odpowiadać będzie sumie miesięcznych składek na własne ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie chorobowe oraz na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy. Z wakacji składkowych – bo o nich mowa – przedsiębiorcy będą mogli korzystać raz w roku. W tym czasie, będą oni mogli prowadzić działalność gospodarczą na dotychczasowych zasadach, a składki na ubezpieczenia społeczne, za miesiąc objęty zwolnieniem, zostaną za nich opłacone z budżetu państwa.

Cyfrowa współpraca księgowych i przedsiębiorców
20 wrz 2024

Postęp w zakresie rozwiązań technologicznych oraz innowacje w sposobie komunikacji pomiędzy urzędami i podmiotami zmieniają sposób prowadzenia przedsiębiorstw - w szczególności małych i mikrofirm. Równocześnie szybka adopcja rozwiązań technologicznych sprawia, że cyfryzacja sektora publicznego - także na linii obywatel - urząd w kontekście przykładowo cyfrowych rozliczeń podatkowych – nabiera rozpędu i będzie coraz intensywniej dotykać również inne powiązane z nią sektory i branże. 

Kto może wystąpić o umorzenie lub odroczenie terminu płatności składek z powodu powodzi?
20 wrz 2024

Których przedsiębiorców dotyczy odroczony termin płatności? Czy wystarczy samo zarejestrowanie firmy na terenie objętym klęską żywiołową? Co w przypadku problemów ze złożeniem dokumentów? ZUS odpowiada na najważniejsze pytania.

pokaż więcej
Proszę czekać...