Aby przed zawarciem umowy sprawdzić wiarygodność kontrahenta, przedsiębiorca nie musi korzystać z usług wywiadowni gospodarczej. Informacje o nim może zebrać sam, korzystając z ogólnodostępnych źródeł informacji oraz z jawnych rejestrów. W ten sposób może zmniejszyć ryzyko, że kontrahent - szczególnie ten, którego przedsiębiorca wcześniej nie znał - wywiąże się ze swoich zobowiązań w terminie.
Źródła informacji
Szczególnie dokładnie warto sprawdzić firmę, z którą przedsiębiorca do tej pory jeszcze nie zawierał umowy. Informację o niej można uzyskać z Krajowego Rejestru Sądowego (jeżeli firma działa w formie spółki wpisanej do tego rejestru) lub z ewidencji działalności gospodarczej w gminie (jeżeli jest to jednoosobowy przedsiębiorca, wpisany do tej ewidencji). Informacje te można uzyskać z tych urzędów samodzielnie, nie korzystając z pośrednictwa przedsiębiorcy, którego dotyczą. Są one jawne.
Pełny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego zawiera między innymi informacje na temat dokładnego określenia firmy, adresu i siedziby przedsiębiorcy, rodzaju i zakresu działalności, wielkości kapitału, organów i sposobu reprezentacji firmy. Gdyby toczyło się w stosunku do przedsiębiorcy postępowanie likwidacyjne, to w rejestrze powinny być zawarte również informacje na ten temat. Będą tam również wpisane informacje o niezapłaconych należnościach publicznoprawnych i prywatnoprawnych.
Jeżeli kontrahent jest osobą fizyczną, która prowadzi działalność gospodarczą, to wówczas podane przez niego dane dotyczące firmy można łatwo zweryfikować na podstawie odpisu z ewidencji prowadzonej w gminie oraz z Rejestru Niewypłacalnych Dłużników Krajowego Rejestru Sądowego. Odpis z rejestru dłużników dostarczy informacji o tym, czy dłużnik w nim figuruje, jak wysokie jest jego zadłużenie oraz z jakiego tytułu.
Zaświadczenia z urzędów
Przed rozpoczęciem współ- pracy od kontrahenta można domagać się, aby przedłożył odpisy decyzji o nadaniu mu numeru REGON przez urząd statystyczny i Numeru Identyfikacji Podatkowej (NIP) przez urząd skarbowy oraz zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz właściwego urzędu skarbowego o tym, że nie zalega z zapłatą składek na ubezpieczenie społeczne oraz z odprowadzaniem podatków. Powinien też przedstawić wykaz osób, które są uprawnione do podpisywania umów w imieniu firmy oraz osób upoważnionych do odbioru faktur.
Analiza dokumentów
Przed podpisaniem umowy warto też dokonać analizy dokumentów, które dostarczył kontrahent, i wyjaśnić z nim ewentualne rozbieżności. Przedsiębiorca powinien zwrócić szczególną uwagę na to, czy wskazane przez kontrahenta numery identyfikacyjne, np. REGON, NIP, numer z KRS lub z ewidencji w gminie, są takie same, jak te, które podaje on na wystawianych dokumentach, ofertach, na pieczątce itd.
Trzeba też zwrócić szczególną uwagę na ewentualne rozbieżności związane z adresem. Na przykład w dokumentacji Krajowego Rejestru Sądowego może on być inny niż na pieczątce. Niezgodność ta może wynikać z tego, że spółka niedawno przeprowadziła się i sąd nie zdążył jeszcze załatwić jej wniosku. Przyczyną niezgodności może być również fakt, że firma już od pewnego czasu nie działa, ale formalnie nie została zlikwidowana, ponieważ przedsiębiorcy zabrakło pieniędzy na opłacenie kosztów sądowych.
Potrzebne zabezpieczenie
Warto też sprawdzić, czy kontrahent jest właścicielem nieruchomości. W razie gdy zaprzestanie płatności, nieruchomości te mogą stanowić zabezpieczenie roszczeń.
Informacje o sytuacji prawnej nieruchomości można uzyskać w Wydziale Geodezji urzędu gminy lub miasta. Są to informacje dotyczące właściciela, numeru księgi wieczystej, klasyfikacji działek, opisu budynków oraz numerów działek. Natomiast w księdze wieczystej nieruchomości znajdują się informacje m.in. o zadłużeniach, np. o hipotece zabezpieczającej dług ciążący na nieruchomości oraz innych jej obciążeniach, np. służebnościami.
Ważne!
Informacje o firmie kontrahenta można uzyskać z Krajowego Rejestru Sądowego (jeżeli firma działa w formie spółki wpisanej do tego rejestru) lub z ewidencji działalności gospodarczej w gminie (jeżeli jest to jednoosobowy przedsiębiorca, wpisany do tej ewidencji)
Małgorzata Piasecka-Sobkiewicz
malgorzata.piasecka@infor.pl